Статьи

16 Июня 2017

Сколько средств сэкономит предприятию электронный архив



Когда предприятие решает обратиться за автоматизацией, это значит, что выгода от внедрения сложных программных решений для него уже очевидна. Но действительно ли получилось верно рассчитать экономию или даже прибыль, которую принесет автоматизация? Иногда для этого приходится ждать, когда специалисты-внедренцы займутся составлением конкретного проекта.

При этом приблизительные цифры экономии можно рассчитать и самостоятельно. Для этого надо понимать, какие стороны хозяйственной жизни организации затронет внедряемая программа.

Например, для чего организации переходить на электронный архив?

В первую очередь, чтобы сэкономить время бухгалтерии, которое сотрудники тратят на работу с бумажным архивом, второстепенной задачей может стать перенос бумажного архива в менее дорогие помещения и повышение рентабельности офисных площадей.

Теперь рассмотрим сам пример расчета.


Экономия рабочего времени

Экономия рабочего времени

Для того чтобы рассчитать, сколько электронный архив поможет сэкономить, учитываем следующее:

  • Количество сотрудников (бухгалтеров, которые занимаются вводом первичной документации)
  • Средняя заработная плата одного сотрудника в месяц
  • Среднее количество рабочих дней в месяце
  • Страховые отчисления
  • Фонд заработной платы (для бухгалтеров, задействованных в работе с архивом) с учетом страховых отчислений в год, руб.
  • Стоимость 1 человеко-минуты рабочего времени, руб.

Рассмотрим показатели на примере среднестатистической организации.

Количество сотрудников (бухгалтеров, которые занимаются вводом первичной документации) 3
Средняя заработная плата одного сотрудника в месяц 30 000 р.
Ср.количество рабочих дней в месяце 21
Страховые отчисления 30,0 %
Фонд заработной платы с учетом страховых отчислений в год 1 404 000 р.
Стоимость 1 человеко-минуты рабочего времени 2,98 р.

Первый этап – считаем, сколько в среднем времени в день уходит на поиск документов.

После внедрения электронного архива это время сокращается до доли минуты, поэтому при расчете мы этим числом пренебрегаем. Такая сильная разница связана с тем, что поиск документов в бумажном архиве связан с целым рядом операций, таких, как перемещение в архив, анализ каталога, скрепление-раскрепление связанных между собой документов. В электронном архиве (например, созданным с помощью программы «Скан-Архив») данная операция ограничена действиями пользователя за компьютером: установить значение фильтра и нажать кнопку поиска.

Соответственно, рассчитываем годовую экономию по следующей формуле:

Кол-во сотрудников х ср. время поиска х ср. количество рабочих дней в году х стоимость 1 человеко-минуты

Время на поиск документов в день, минут 35
Экономия (эффект) в год 78 851 р.

Второй этап – рассчитываем экономию времени на повышении исполнительской дисциплины.

В некоторых коммерческих организациях договорами, счетами и накладными занимаются не бухгалтеры, а менеджеры, а уже потом большая часть этих документов приходит в бухгалтерию. Но большая часть бухгалтеров отмечают трудности со сбором документов: приходится постоянно тратить ресурсы на то, чтобы отследить невозвращенные документы, а затем «вытрясти» их из других подразделений собственной компании, не говоря уже про контрагентов. В среднем, количество времени, затрачиваемое на данное действие, ЗПТ составляет от 15 минут в день. В зависимости от объемов компании БЕЗ ЗПТ эта цифра может достигать 3-5% всего рабочего времени.

Электронный архив позволит установить систему отслеживания невозвращенных документов (документ был создан в программе, но не был добавлен в архив). Это сведет к минимуму время, которое уходит на поиск и отслеживание нужных документов.

Соответственно, считаем 8 часов рабочего времени = 100%, и рассчитываем экономию, исходя из фонда заработной платы бухгалтеров:

Процент времени, расходуемого на возврат документов х фонд заработной платы с учетом страховых отчислений в год, руб.

Доля времени в день, расходуемое на операции по отслеживанию и возврату документов 3,0%
Экономия (эффект) в год 42 120 р.

Третий этап – расчет экономии времени при подготовке к проверкам от налоговых органов.

Каждый бухгалтер довольно часто сталкивается с ситуацией, когда необходимо подготовиться к встречной проверке или сформировать пакет документов для налоговой. Рассчитываем на основе аналитического исследования журнала «Семинар для бухгалтера»). Согласно этим данным, часовая годовая нагрузка бухгалтера составляет 1952 ч. (в 2017 году). Среднее количество времени, которое тратит сотрудник на подготовку к отчетности: 494 ч.

Таким образом, усреднено на проверку уходит по 2 часа в день = 25% от рабочего дня. Из этой цифры только четверть составляет время на подготовку пояснений (и, следовательно, работу с архивом) = 7%.

Снова рассчитываем, исходя из суммы зарплатного фонда.

Процент времени, расходуемого на сбор документов к проверке х фонд заработной платы с учетом страховых отчислений в год, руб.

Доля усредненного ежедневного времени, которое уходит на подготовку к проверкам 7,0%
Экономия (эффект) в год 98 280 р.

Рентабельность архивных площадей

Рентабельность архивных площадей

Бухгалтерия любой организации требует постоянный доступ к документации, однако с ростом компании это становится настоящей проблемой. Архив занимает место, которое можно было бы использовать более выгодным способом.

Поэтому пробуем рассчитать экономию при переносе архива из дорогих офисных помещений в более дешевые складские. Среднее количество документов на стеллаже на погонный метр: 75 шт., средняя стоимость метра офисной площади: 300 руб., берем в сравнении со средней стоимостью аренды складских помещений – 140 руб. Средний срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет.

Допустим, в месяц организация выписывает около 1000 документов. Тогда количество единиц документов в хранилище за 5 лет делим на 75 и умножаем на стоимость аренды офиса – 300 руб. Отнимаем стоимость аренды на складе (то же, только умножаем на 140 руб.) Разница и будет нашей экономией.

Количество единиц бухгалтерских документов в месяц 1000
Количество единиц бухгалтерских документов в хранилище (за 5 лет) 60 000
расходы на оплату офисного помещения 240 000
Экономия на рентабельности площади 128 000,0 р.
Экономия (эффект) в год 128 000 р.

Считаем итоговую экономию:

Элементы экономии Эффект, руб.
Поиск документов в архиве 78 851
Эффективность управления документами организации (повышение исполнительской дисциплины) 98 280
Подготовка к проверкам от налоговых органов 98 280
Рентабельность архивных площадей 128 000
ИТОГО 403 411

В расчете использованы данные из статьи «Экономическая оценка внедрения системы электронного документооборота на промышленном предприятии (на примере ОАО «Подольский химико-металлургический завод»)», опубликованной в журнале «Финансовый менеджмент» №3, 2008 г.

И пусть сумма достаточно условна, итог получается внушительным. Даже если мы отнимем затраты на покупку и внедрение самого программного решения для создания электронного архива, в этих условиях экономия за один год превзойдет затраты.

Вы можете заказать такой расчет бесплатно у наших специалистов. Насколько выгоден будет «Скан-Архив» для вас? Ответьте на пару вопросов и узнайте!



Связь с веб-формой::  0

Возврат к списку

Задайте вопрос специалисту

Полученная информация конфиденциальна и не будет передана третьим лицам