Холдинг «Продимекс» является одним из лидеров агробизнеса и покрывает 25% производства белого сахара в РФ. На сельскохозяйственных и производственных предприятиях «Продимекс» работают более 17 тыс. человек.
По всей стране рассредоточены сотни контрагентов холдинга, чем обусловлен как документооборот компании – более 1 млн документов в год, так и наличие бумажного архива, занимающего 140 квадратных метров в офисе.
Ранее на предприятии весь процесс подготовки к налоговым проверкам длился неделями - приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Трудно было контролировать документы от многочисленных контрагентов, тратилось много времени на сверки.
Руководство «Продимекс» поставило перед IT-службой задачу - с помощью современных технологий наладить работу так, чтобы предоставлять документы в контролирующие органы в короткие сроки и без лишних трудозатрат. Из спектра предложенных на рынке решений специалисты выбрали программу «Скан-Архив», разработанную компанией «Гэндальф» по 3 критериям - функциональность, простота внедрения и цена.
С помощью профессиональных консультаций разработчика «Скан-Архив» был установлен на предприятии за несколько дней. Все сотрудники бухгалтерии и департамента продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8», при том что напрямую с программой «Скан-Архив» работают только 5 человек. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить мгновенно через кнопку «Экспорт».
|
Мнение заказчика «Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились как минимум в 2 раза. Это при том что на предприятии установлен обычный потоковый сканер, и при увеличении четкости сканирования для распознавания документов уменьшается его скорость. Также теперь наши сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов».
Дмитрий Могилев, |