11 Апреля 2018
Как соблюдать срок хранения электронных документов

Принципы хранения бумажных документов знакомы бухгалтеру: и сроки, и лучшие способы ведения архива. Но электронные документы – новинка, использовать повсеместно их стали не так давно, потому и возникают вопросы вроде «Сколько хранить электронный документ?», «Как учитывать электронные документы в архиве?», «Как хранить электронный документ 50 и более лет?», и так далее.

Хранение документов в электронном виде регулируется теми же нормативными документами, что применимы и для бумажных документов:

  • Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Будут полезны:

  • Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
  • Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»
  • Приказ ФНС от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»
  • Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»
  • Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

Где хранить электронные документы

Для начала скажем, что в случае с бухгалтерскими документами электронный вид может совмещать два понятия. Это может быть документ, который был электронным сразу: его оформили в программе, подписали электронной подписью и отправили по ЭДО. В этом случае вопрос хранения стоит не так остро: за сохранность этого документа отвечает не только организация, но и сам оператор ЭДО, который хранит все переданные документы на своих серверах (пусть и в зашифрованном виде, чтобы никто, кроме отправителя и получателя, не имел к ним доступ).

Но это может быть бумажный документ, который отсканировали и для удобства сохранили в электронном виде.

В любом случае, мест для хранения электронных документов условно четыре:

  1. Внешние носители. Вы можете записать документы на диск или флешку. Этот способ самый ненадежный, так как носители имеют свойство устаревать (вспомните дискеты – сейчас даже не каждый компьютер их прочитает) и портиться со временем.
  2. Локальный компьютер или на локальном сервере. Например, документы хранятся в папке бухгалтерского компьютера. Можно настроить доступ к этой папке для других сотрудников, но это снизит защищенность информации в архиве. При этом для того, чтобы получить документ, компьютер всегда должен быть включен. И основные проблемы появятся на том этапе, когда архив разрастется и будет занимать слишком много виртуального пространства.
  3. Программа электронного архива. Системы электронного документооборота могут не только помогать в отправке и получении документов, но и в их последующем хранении, а также контроле. Так, «Скан-Архив» позволяет хранить электронные копии документов в привязке к базе «1С», находить эти документы через программу, выгружать их и отправлять «пачкой» сразу в контролирующие органы. Доступ к документам в таком случае тоже настраивается через программу: например, загружать и изменять документы может только бухгалтерия, а просматривать могут и менеджеры.
  4. Облачное хранилище. Сейчас популярно хранить файлы «в облаке». С электронными документами, которые передаются по ЭДО, тем удобнее: оператор ЭДО сам отвечает за их сохранность. Из минусов данного способа можно отметить необходимость доступа в Интернет, но случаи, когда подключение к Сети невозможно, сейчас довольно редки.

Сроки хранения электронных документов

Технология хранения электронных документов по срокам не отличается от хранения бумажных.

В таблице ниже указаны примерные сроки для хранения документов.

Письма, спецификации, справкиБухгалтерские документы: счета-фактуры, акты, накладныеДоговорные документы: договоры, приложения, спецификации, дополнительные соглашения
В среднем – 5 летНе менее 5 летОт 5 лет до постоянного хранения

Если вы храните бумажный документ в электронном виде, бумажный оригинал так же следует сохранять.

Если документ изначально электронный и создавать его бумажную копию не требуется (например, по договору с контрагентом или по требованию налоговой), распечатывать его не нужно (см. п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Другой вопрос, сколько длится юридическая сила электронного документа, которая определяется легитимностью электронной подписи.

Известно, что сертификат электронной подписи действует один год. В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» указано, что для сохранения легитимности документа сертификат электронной подписи должен быть либо действителен, либо должны иметься доказательства, что он был действующим на момент подписания документа. Эти доказательства можно запросить у аккредитованного центра, который выдал вам электронную подпись. Даже если он прекратит свое существование к моменту запроса, информация должна будет сохраниться в головном удостоверяющем центре.

Подведем итоги:

  • Электронные документы должны храниться столько же, сколько и бумажные.
  • Удобнее всего документы хранить с помощью архива СЭД или в облаке.
  • Чтобы юридическая сила электронного документа сохранилась после истечения срока действия ЭП, нужно иметь доказательства, что она был подписан действующей электронной подписью.