19 Апреля 2018

6 способов испортить всё при внедрении СЭД

У систем электронного документооборота достаточно плюсов. Но среди тех, кто начинает пользоваться СЭД, иногда возникают и ярые противники, которые называют любую систему работы с электронными документами бесполезной и сетуют на потраченные деньги и время.

«Странно,» – подумали мы и решили провести опрос среди предпринимателей, разочаровавшихся в программах электронного документооборота. И вот что мы выяснили.

1. За проект отвечали 5 сотрудников

«Со стороны нашей компании мы выделили несколько ответственных сотрудников, которые помогали внедренцам разобраться, как устроен документооборот в организации и что мы хотим улучшить. Сюда вошли главный бухгалтер, глава финансового отдела и руководитель отдела кадров – в эти отделы СЭД внедряли в первую очередь, старший системный администратор и ведущий менеджер по закупкам ПО. Но ответственного за проект в этой группе не было – и каждый стал тянуть одеяло на себя. Учитывая, что консультации по внедрению и все правки в техническое задание оплачивались, бюджет внедрения в итоге невероятно раздулся».

Выход в этой ситуации – назначать единственного ответственного за проект и оставлять за ним последнее слово. Внедрение СЭД обычно затрагивает всю компанию, и учитывать интересы наиболее активно взаимодействующих с ней отделов нужно – но лучше в качестве консультантов.

2. Не оценили бюджет и сроки

«С ходу решили переводить всю компанию на электронный документооборот, так как крупный партнер-вендор поставил такое условие. Решили разработать свою программу, которая и внутренний документооборот обеспечит, и внешний, и присоединить к ней бухгалтерский архив. В итоге стало понятно, что эта амбициозная задача нам не по зубам, и надо было сразу брать готовые решения. К стоимости этих решений уже следовало добавлять цену сервера и услуг по настройке».

Учтите, что СЭД – это не только оплата лицензии программы документооборота (кстати, проверьте, бессрочная она или всего на 1 год), но и услуги на ее установку и настройку, и, возможно, обновление аппаратного обеспечения – серверов, которые будут обеспечивать работу СЭД. Добавьте сюда финансовые, человеческие и временные траты на оцифровку и внесение документов в систему, а также затраты на обучение пользователей.

3. Сначала внедряли сами

«Что сказать – решили сэкономить, пытаясь внедрить электронный документооборот самостоятельно. В процессе наш программист уволился, и нам пришлось нанимать двух фрилансеров, чтобы они разобрались в его работе. Если честно, проще было начать проект с нуля. Еще проще – не изобретать колесо и воспользоваться готовым решением».

Иногда положиться на опыт внедренцев компании, которая давно работает с системами электронного документооборота, гораздо дешевле, чем пытаться обойтись своими силами.

А установленное готовое решение будет проще поддерживать: вы не будете привязаны к конкретному сотруднику, занимавшемуся настройкой программы, вам поможет любой из специалистов обслуживающей компании.

4. Внедрили систему только для отдела кадров

«Решили, что основные документы всегда оседают в кадровом отделе, там были большие проблемы с документооборотом. Внедрили программу. В итоге она была бесполезной, потому что до кадров документы проходили еще много инстанций».

С документами работают не только делопроизводители, не только кадры, бухгалтерия или юристы компании – обычно к их появлению причастны также менеджеры других отделов, руководители и прочие сотрудники. Поэтому надо продумать систему доступа сотрудников к электронному документообороту.

Даже если вы устанавливаете архив бухгалтерских документов, вам стоит позаботиться, чтобы документы могли оттуда получить не только бухгалтеры, но и, например, менеджеры (особенно если с счетами-фактурами хранятся договоры, какие-то сопроводительные документы).

5. Навязывали новую систему сотрудникам без обучения

«Внедрили ЭДО, сотрудников поставили перед фактом. Через месяц – саботаж. Создают бумажные документы по старинке, так проще и быстрее. И смысл был в этой системе?».

Если сотрудников не подготовить к тому, что создание и учет документов теперь происходит в электронном виде, они вполне естественно будут сопротивляться новшествам.

Лучше всего – выделить для каждого отдела ответственного за работу с СЭД, обучить его с помощью компании, внедряющей систему, и дальше с их помощью обучить остальных сотрудников. Так снизятся затраты на обучение, а сотрудники будут чувствовать уверенность в том, что им помогут разобраться, если возникнут трудности.

6. Не составили регламент

«Внедряли бухгалтерский архив для контроля документов через «1С». К отчетности начался хаос: одни документы внесли, другие не внесли, третьи зависли у контрагентов. Стало ясно, что с самого начала нужен был регламент: получаем пачку документов от контрагента, в конце недели все сканируем и вносим в программу. Дело занимает от силы 10 минут, но избавляет от головной боли потом».

Чтобы электронный документооборот принес порядок в вашу компанию, нужно сначала обеспечить порядок работы с ним. В каждом отделе, кто использует СЭД, пропишите правила работы с системой, и используйте их уже на этапе обучения сотрудников. Тогда электронный документооборот в организации будет действительно полезен.

Составив список из шести основных причина провала при внедрении электронного документооборота в организации, мы пришли к выводу: недостаточно правильно подобрать СЭД для организации, нужно еще правильно ее приготовить. Возможно, чужие ошибки, перечисленные выше, позволят вам избежать лишних трат на доведение электронного документооборота до ума.