14.06.2017

5 преимуществ электронного архива, от которых не откажется ни один бухгалтер

У многих бухгалтеров рабочий кабинет напоминает выставку архитектурных миниатюр: то Пизанская башня из стопки первички угрожает рухнуть на пол, то Колизей из стеллажей с папками занимает половину офиса. Не удивительно, что все больше организаций переходит на электронные архивы бумажных документов, заменяя пыльные папки их электронными аналогами. Мы решили разобраться, что побуждает бухгалтеров и владельцев организаций выбирать электронный архив, и собрали отзывы пользователей программы «Скан-Архив».


Подготовка за 15 минут к встречной проверке

Проверка может нагрянуть внезапно, а документы должны быть под рукой. «Скан-Архив» позволяет быстро найти копию любого документа прямо в «1С» и отправить в налоговую в указанный срок!

«Программа нас заинтересовала, потому что позволяет контролировать поток документов и оперативно находить их при проверках прямо в «1С».

Главный бухгалтер МБДОУ № 3,   
Самахоткина Ольга Викторовна.  

«Могу отметить, что программа удобна в использовании и помогает сэкономить порядка 20-30% времени на поисках документов».

Брык Светлана Викторовна,   
бухгалтер ООО «Евралис Семанс Рус».  


Сбор документов к отчетности в течение 30 минут

Срок подачи пояснений к отчетности – всего 5 дней, а выбрать нужные среди сотни бумаг в архиве не так уж и легко. «Скан-Архив» дает возможность автоматически выгружать скан-копии документов по штрих-коду или данным из «шапки» документа.

«На данный момент через электронный архив проходит половина документооборота нашей компании. С его помощью сократилось время формирования отчетов, был налажен контроль за входящими документами, упростился поиск нужной документации во время проверок».

Главный бухгалтер ООО «Донтрансэкспресс»,   
Бабаева Ирина Викторовна.  


Нужный документ найдется в архиве за 1 клик

Какой бы ни была причина, но копии документов лучше иметь под рукой. Благодаря «Скан-Архиву» все копии находятся в базе «1С», и их можно открыть с помощью поиска по вашей базе. Просто начните вводить наименование, и вы получите нужный файл.

«Пользуемся программой уже 2 года, довольны функционалом. Если необходимо найти какой-либо документ, мы пользуемся возможностью сортировки по фильтру (период/контрагент»).

Руководитель IТ-отдела ООО «ЛИНКОМ ПЛЮС»,   
Шашкин В.В. .  


Автоматическое отслеживание возврата документов от контрагентов

Бывало такое, что контрагенты задерживали возврат документов? Теперь вы сможете создать отчет о наличии документов от контрагентов. «Скан-Архив» показывает, каких документов нет в архиве, а также помогает узнать, на всех ли документах есть печать или подпись.

«В месяц мы обрабатываем около 1000 бумажных документов. «Скан-Архив» позволил навести порядок в архиве, получить мгновенный доступ к документам и полностью контролировать их возврат от поставщиков и контрагентов».

Системный администратор ООО «СПК Технологии»,   
Шевченко Дмитрий Сергеевич.  


Снижение рисков штрафов и доначислений налогов от проверяющих органов

«Скан-Архив» поможет сформировать пакет документов к проверкам в указанный срок, быстро сдавать пояснения и оперативно отслеживать наличие документов. Эти возможности позволят вам снизить риск получения штрафов за непредставленные или не вовремя предоставленные документы в ФНС.

«Через бухгалтерию проходит большое количество документов – не менее 1000 в месяц. Раньше мы справлялись такими объемами самостоятельно, но приобрести «Скан-Архив» решили, когда у нас начались вторичные проверки. После внедрения программы все новые документы хранятся в электронном виде – это сократило трудозатраты на поиск документов минимум на 1 день».

Главный бухгалтер ООО «Лучший Продукт ТД»,   
Давыденко Анна Анатольевна.  


Если перечисленные преимущества «задели вас за живое» или вы узнали ситуации из жизни своей организации, оставьте заявку на бесплатную консультацию по созданию электронного архива! Вы узнаете о том, как происходит процесс внедрения, какая версия архива вам подойдет, и каких результатов стоит ожидать именно в вашей отрасли.


Возврат к списку

Бесплатная консультация