Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если компания небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса, организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства.
При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать.
Во-первых, нужно определить функциональность архива.
Архив предприятия может функционировать на правах:
- самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
- структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.
Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив.
Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.
Основу деятельности архивариуса составляют:
- организация работы архива;
- ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.
Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними.
Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.
Обычно архивариус выполняет следующие функции:
- ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
- прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
- создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
- организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
- участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
- работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
СОВЕТ
Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.
В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.
Скачать образец положения об архиве
Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.
Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Именно здесь можно узнать, что такое:
- документационное обеспечение (ДОУ);
- архивное дело (АД);
- документ (официальный, электронный, архивный);
- подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
- сроки хранения документов;
- многое другое.
Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы.
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.
