19.06.2017

Как должен быть организован архив в компании

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если компания небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса, организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства.
При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать.


Во-первых, нужно определить функциональность архива.

Архив предприятия может функционировать на правах:

  1. самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
  2. структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними.
Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

  1. ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
  2. прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
  3. учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
  4. создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
  5. организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
  6. организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
  7. участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  8. проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
  9. работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
  10. оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
  11. участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
  12. участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ

Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.


В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Скачать образец положения об архиве

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.

Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы.
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.

Возврат к списку

Бесплатная консультация