Главная

Компания «ГЭНДАЛЬФ» внедрила электронный архив в компанию «АЛЬЯНС СК»


После внедрения программы в компании уменьшилось время подготовки к налоговым проверкам, а также наладился механизм возврата документов от контрагентов. Руководство «АЛЬЯНС СК» с помощью «Скан-Архива» планирует перейти на электронный формат подачи документов в налоговые органы.


«АЛЬЯНС СК» - поставщик газа и нефтепродуктов для 20 крупных предприятий и АЗС Ростовской области и Украины. Компания работает с 2015 года, но уже накопила в архиве более 10 000 документов: «оборотка», «первичка», таможенные бумаги, товарные и международные накладные CMR. Налоговые органы к экспортным компаниям предъявляют серьезные требования во время проверок. Бухгалтерия «АЛЬЯНС СК» предоставляет в ФНС не менее 2 000 различных бумаг каждый квартал.

Чтобы подготовить пакет документов для налоговой, необходимо найти нужные бумаги в архиве и запросить недостающие у контрагентов, отсканировать и распечатать все материалы, после чего отправить их в налоговую. На эти операции каждый месяц тратилось несколько часов чистого рабочего времени главного бухгалтера компании.

Для быстрого доступа сотрудников к документам руководство «АЛЬЯНС СК» решило приобрести программу «Скан-Архив», предназначенную для создания электронного архива документов в «1С». Разработчик и интегратор решения - компания «ГЭНДАЛЬФ».

С внедрением «Скан-Архива» в компании процесс работы с документами изменился. Сотрудники бухгалтерии перенесли в программу все необходимые документы из бумажного архива, теперь они хранятся в базе программы, синхронизированной с «1С:Бухгалтерией 8», ред. 3.0. Также по мере поступления ежемесячно вносится порядка 300 новых документов. После этих процедур бумажный архив из офиса компании был перенесен в подсобные помещения. Теперь он необходим только на случай выездных налоговых проверок. Для подготовки материалов к квартальным проверкам достаточно выбрать их в программе и распечатать.

В скором времени руководство компании планирует обратиться к разработчикам программы за двумя важными доработками. Во-первых, за настройкой распознавания договоров: это позволит хранить их в базе программы и больше не обращаться к бумажному архиву. Во-вторых, за настройкой распознавания международной накладной CMR. Если удастся реализовать эту функцию, документы в налоговую будут отправляться по электронной почте, а не в картонных коробках. Но уже сейчас можно говорить о том, что «Скан-Архив» выполняет поставленные перед ним задачи.

график

«Кроме быстрого доступа к документам, у нас появилась возможность контролировать их возврат. Благодаря синхронизации программы с «1С» мы отслеживаем, кто из контрагентов не прислал нам оригиналы бумаг, и своевременно требуем от них возврата»

- поделилась своим мнением о работе программы главный бухгалтер «АЛЬЯНС СК» Елена Александровна Доронина.


Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Новый виток в учете IT-бизнеса: от бумажных архивов к электронным

Читать

Встречайте! Доступен новый релиз программы «Скан-Архив» - 3.1.0.0

Читать

Организация порядка на рабочем места бухгалтера

Читать

Как повысить эффективность документооборота: 3 способа обеспечить контроль и избежать проблем

Читать

Составляем график документооборота бухгалтерии: образец и важные нюансы

Читать

Как решить проблему с возвратом документов в крупном бизнесе

Читать

Налоговая проверка: как ускорить сбор документов в крупной компании

Читать

Товарная накладная: правила оформления и пример заполнения

Читать

Новый отчет 6–НДФЛ в 2023 году как заполнить правильно

Читать

Как использование электронной подписи упрощает электронный документооборот

Читать

Возврат к списку