Что ждет организацию в случае отсутствия первичных документов?

Какие последствия ждут компанию при отсутствии первички?

Если руководство и бухгалтерия посчитали, что первичные документы не обязательны в их учетной политике и хранить их нет смысла, то компания может столкнуться с рядом судебных разбирательств, предъявляемых при ведении ИП или ООО незаконной деятельности. Последствия в данном случае бывают:

• налоговыми;
• административными;
• гражданско-правовыми.

В отдельных случаях компания, в которой отсутствует учетная бухгалтерская первичка, привлекается к дисциплинарной и даже уголовной ответственности. Оба решения могут быть вынесены в отношении отдельных сотрудников при серьезных нарушениях в работе с первичкой.

Чаще всего за подобные нарушения компанию ожидают гражданско-правовые последствия. Ситуаций, в которых они применяются на данный момент достаточно много:

• Вы не передали контрагенту указанный в договоре экземпляр первичного документа. Если в бухгалтерии компании руководствуются некорректной учетной политикой, то и предоставить второй стороне договора, вероятно, будет нечего. В данном случае контрагент может привлечь компанию к судебному разбирательству, в результате которого организация-нарушитель получит штраф за невыполнение обязательств по договору, если они были в нем указаны.
• Контрагент терпит убытки из-за отсутствия нужной первички. Подобная ситуация влечет за собой судебные разбирательства, цель которых – возмещение убытков контрагентов организацией - нарушителем. Суд будет ориентироваться на ранее согласованный и подписанный обеими сторонами договор. Если же ваша компания подготовила первичные учетные бумаги, но не предоставила один экземпляр второй стороне в указанный срок, то суд также выпишет штраф.
• Компания провела хозяйственную операцию без первичных документов. Любая сделка, целью которой является материальное обогащение одной из сторон, должна обязательно подтверждаться сопутствующими ей первичными документами. Проведение подобных операций без них - это нарушение налогового законодательства и правил бухгалтерского учета. Поэтому для любой компании очень важно иметь такие документы в архиве, чтобы доказать совершение той или иной операции в случае возникновения спора с контрагентом по данному вопросу.
• Споры между компаниями - заказчиками и их контрагентами возникают достаточно часто. Самая распространенная причина спора – задолженность, возникшая в процессе взаимоотношений между сторонами или предоставление некачественных услуг. В обоих случаях невиновность вашей компании может доказать именно первичка.
• Контрагент предоставил первичные документами с некорректными данными. При совершении сделки с контрагентами обе стороны должны подписать договор на оказание услуг. В нем прописываются все права и обязанности сторон, и если контрагент выполнил свою работу некачественно, но не указал это в первичных документах, то у вашей компании есть право на мотивированный отказ от подписания данных бумаг. В судебных разбирательствах мотивированный отказ и прикрепленная к нему первичка играет роль доказательства некорректной работы контрагента. Именно поэтому нужно хранить входящие первичные документы и тщательно их проверять.

Как не потерять большое количество первичных документов?

Работать без первички – незаконно и неудобно, поэтому нужно собирать ее и хранить в надежном месте. Однако даже самый надежный бумажный архив подвержен разного рода механическим повреждениям. К примеру, попаданию влаги на документ, уничтожению в процессе пожара и так далее. Помимо этого, в большом количестве бумаг можно легко потерять важный первичный документ.

Проблему потери и повреждений первички способны решить электронный архив. После загрузки ваших документов через специальную программу они будут долго и надежно храниться в данном архиве, что исключает риск потери нужных бумаг.

Самой частой причиной утери первичных документов является человеческий фактор и физическая утрата документов. Первичка часто теряется в силу большого количества. Хранить эти документы нужно долго, за это время они могут подвергнуться различным воздействиям, попросту говоря, испортиться.