Рассказываем, для чего их можно использовать и как правильно хранить
Словосочетание «Первичные документы» знакомо каждому работнику, ведущему бухгалтерский учет. Это те бумаги, которые нужно отправлять в налоговую для подтверждения расходов компании и именно по этим документам ФНС рассчитывает ваши налоги.
Любая сделка в компании должна быть чем-то подтверждена, чтобы считаться завершенной. Подтверждение – это главная задача первички, она составляет основу бухгалтерского учета в компании и подтверждает все произведенные за период отчетности хозяйственные операции.
Первичные документы выполняют ряд важных для любой компании функций:
Налоговый учет. На основании этих документов налоговая служба считает налоги для компании, поэтому еще одна важная функция первички – отчетность для ФНС. Её наличие в любой организации – обязательное требование законодательства. К тому же, некоторые виды бухгалтерской первички могут потребоваться налоговой для проверки вашей компании или контрагентов, с которыми она взаимодействует.
Подтверждение сделок. Первичные документы могут быть разными и заполняться в соответствии с определенными требованиями. Обычно созданием и обработкой документа занимаются поставщики, но если вы - бухгалтер и ведете учет для налоговой, то правильно заполненная первичка и верно указанные в ней данные больше важны для вас, чем для поставщиков.
Использование в судебных процессах. В случае каких-либо споров между компанией и ее контрагентом, с последующим обращением в суд, первичные документы в виде счетов и договоров выполняют роль доказательства правоты той или иной стороны процесса. Подкрепленная заверенными бумагами сделка может уберечь ваш бизнес от серьезных судебных тяжб.
Хранить первичку нужно не менее 5 лет с даты последнего использования. После этого отдельные копии либо заменяются на более новые версии, либо уничтожаются.
Работать без первички – незаконно, некоторые её виды должны обязательно присутствовать в любой организации для подтверждения законности финансовых операций и корректного ведения бухгалтерского учета. К обязательным первичным документам относятся:
Также в договоре всегда прописаны права и обязанности обеих сторон сделки. Сам документ должен быть подписан обеими сторонами сделки и заверен печатями.
При сделках, где принимающей стороне выдается чек, договор можно не заключать. Подтверждением операции в данном случае является наличие предоставленного кассового чека.
Обратите внимание, что форма счета не регламентирована и зависит от требований поставщика и заказчика. Однако пренебрегать наличием такой первички не стоит – в случае, если у вас возникнет претензия к поставщику из-за уплаченных ему денег, то при наличии счета доказать свою правоту в суде будет легче.
Первичные документы – это доказательная база вашей компании. В случае возникновения серьезных споров с поставщиком или заказчиком предоставленный в суде первичный документ (счет, акт, договор) может полностью освободить вас от незаконных обвинений.
Так первичка - это главное подтверждение понесенных организацией расходов, то и хранится они должны в бухгалтерии, которая ими заведует. Если важных бумаг в виде счетов и договоров много, для их хранения выделяется специальное место в здании, где создается специальный архив.
Однако работать с бумажным архивом не так просто: в нем много важных данных, которые сложно найти и легко потерять. Хранящиеся в бумажном виде документы также подвержены разного рода повреждениям и часто они не подлежат восстановлению. Именно поэтому все больше и больше компаний предпочитают электронный архив для хранения первички.
При работе с документацией и бухгалтерском учете очень важно чтобы все договоры, счета и чеки оставались в целости и сохранности. Увы, но классические способы хранения часто подводят бухгалтера, несущего ответКственность за учет расходов всей компании: документация теряется, рвется, пачкается и получает еще много других непредвиденных повреждений.
Электронный архив помогает обеспечить безопасность первички и ее оперативный поиск. После оцифровки оригинала и его загрузки в нужную программу вам не придется долго копаться в комнате с бумагами, среди которых может и не оказаться столь нужного в данный момент документа.
Работать с электронным архивом будет легче, если пи обрести правильную программу. Чтобы быть для вас полезной и удобной, она должна отвечать следующим требованиям:
Быстрый поиск и загрузка. Загрузить документы в программу можно с помощью потокового сканера, а найти нужный из них в электронном архиве можно, всего лишь сделав несколько кликов компьютерной мышкой.
Контроль наличия документов. Электронный архив используется для того, чтобы вся нужная первичка хранилась в одном месте и оставалась в целости и сохранности. Специальная программа должна обеспечивать надежность хранения ваших документов в базе и позволять получить доступ к любому из них для своевременного бухгалтерского учета.
Удобный интерфейс. Работать там, где ты ничего не понимаешь – сложно. Поэтому программа для создания электронного архива должна быть максимально простой в использовании и понятной даже новичку.
Опись документов. Для любого сотрудника бухгалтерии важно быстро готовиться к проверкам налоговой. Для этого все нужные первичные документы должны быть у них под рукой, что позволит корректно вести бухгалтерский учет и вовремя сдавать отчетность в налоговую. Это возможно, если в программе присутствует функция «опись документов», позволяющая оперативно выгрузить и распечатать любую копию, а потом предоставить ее в контролирующие органы.
Контроль ошибок. Часто бывает так, что ответственный за документацию в компании бухгалтер забыл проставить нужную подпись в важной бумаге. Программа для электронного архива поможет исправить этот недочет, выявив его на стадии загрузки документа.
Указанные требования обязательны при создании электронного архива, так как работа с первичкой – ответственное дело и к нему нужно относиться со всей серьезностью.
В обработке первичной документации помогает программа «Скан-Архив».
Электронный архив документов – это гарантия надежности и скорости.
Получите бесплатную консультацию по программе от специалистов.
Разбирать функционал всегда лучше на конкретных примерах. Среди программ, которые хорошо подходят для создания электронного архива, можно выделить «Скан - Архив» - она не первый год помогает компаниям бережно хранить электронные копии важных первичных документов.
Функционал «Скан - Архива» полностью отвечает всем требованиям, которые необходимы для организации работы с первичкой:
Быстрый поиск. «Скан-Архив» позволяет найти нужную копию и оперативно предоставить ее контрагенту. К тому же, с помощью этой программы можно подготовится к проверкам налоговой в течение всего 15 минут.
Удобный интерфейс. Благодаря ему, программу легко использовать в работе.
Опись документов. При помощи «Скан-Архива» можно выгрузить любой первичный документ из базы, распечатать, отправить и все это в максимально короткие сроки. К тому же, в программе предусмотрено резервное копирование данных для экстренного восстановления.
Контроль ошибок. Программа поможет вам не допустить серьезных ошибок из-за отсутствия печати или подписи на документе – при загрузке копии программа автоматически укажет на найденную ошибку.
«Скан - Архив» поможет сэкономить время сотрудников бухгалтерии, освободив их от поиска нужной первички и позволит упростить процесс бухгалтерского учета. Документы перестанут теряться среди большого количества бумаг, не будут повреждаться от внешнего воздействия и станут доступны для выгрузки в любое время суток.
Узнайте как автоматизировать процесс работы с документами и сэкономить ресурсы организации.
Получите бесплатную консультацию.