Отвечаем на самые распространенные вопросы о работе с первичкой.
Наличие первичных документов для учета – обязательное требование закона к работе любого ИП или ООО. Они нужны для подтверждения всех хозяйственных операций компании за отчетный период. Сложные первичные документы иногда вызывают много вопросов у сотрудников. Разберем несколько самых частых вопросов о работе с первичными бумагами и их учете.
Ответ: нет, путевые листы в данном случае обязательны. Подробнее об этом решении можно узнать, ознакомившись с Письмом Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129. Финансовое ведомство подробно описывает важность утверждения путевых листов для компании.
Ответ: да, такой документ будет иметь юридическую силу, если он оформлен по всем правилам действующего законодательства.
Ситуация: в политике учета компании «А» предусмотрен определенный формат первичных документов, который они меняют лишь по требованию налоговой инспекции. Новый контрагент, выполнив согласованные ранее работы, выслал документ для подписи и дальнейшего учета. Однако в бухгалтерии компании «А» заметили, что отправленная бумага не соответствует той форме, которая была утверждена их руководителем. Кто прав в данной ситуации?
Ответ: законодательство не регулирует данный вопрос. Однако в соответствии с правилами работы бухгалтерии и учета первичных документов утверждать стоит только те формы, которые выставляет контрагентам ваша компания, поэтому закреплять в политике учета утвержденные второй стороной формы нет необходимости.
Ответ: учет форм первичных документов регламентирует ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, где указано, что утверждением формы первичных документов для дальнейшего учета занимается руководитель юридического лица по представлению того сотрудника, который отвечает за учет первичных документов компании.
Ответ: форма счет-фактуры требует полного заполнения полей, даже если по факту указывать там нечего. Поэтому прочерки с 1-й по 4-ю колонку формы в этом случае обязательны. Данный факт закреплен в законе приложением 1 к Постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137.
Ответ: отсутствие утвержденных первичных документов в компании – это грубейшее нарушение налоговой политики и правил бухгалтерского учета. За допущение такой оплошности компания рискует получить серьезных штраф или вовсе лишиться права на осуществление деятельности. Поэтому если ваш иностранный контрагент отказывается выслать акты на подпись для утверждения и учета операции, ссылаясь на внутренний регламент учета в его компании, то знайте – это незаконно.
Ответ: бухгалтерские справки используются компаниями для налогового учета и не требуются при иных операциях. Они применяются именно для того, чтобы бухгалтер мог рассчитать какие-либо суммы, за учет которых он отвечает (к примеру, учет необлагаемых НДС операций). Факт хозяйственной жизни нужно оформлять учетными первичными документами.
Ответ: к сожалению, утеря важных первичных документов – довольно частое явление. Восстанавливать поврежденные в архиве бумаги можно много лет, а по итогу данные первичные документы уже не будут актуальны для бухгалтерского учета. По этой причине многие компании переходят на электронный архив первичных документов, где они не будут подвержены различным внешним повреждениям после оцифровки и всегда доступны для учета.
Многие вопросы и проблемы, связанные с первичной документацией, возникают из-за большого объема бумаг такого типа. Часто с ними происходит путаница, они теряются или повреждаются. Независимо от причин, по которым происходят ошибки, заканчиваются они всегда одинаково – компания получает штраф. Избежать подобного развития событий поможет переход на электронный архив документов. «Скан-Архив» представляет собой надежную программу, позволяющую избежать потерь и ошибок, а также значительно сократить время на обработку документов. Получите бесплатную консультацию по внедрению данного решения от специалистов.
Нужна программа для надежного хранения первички?
Узнайте, как с этим справляется «Скан-Архив»
Работать с первичными документами не сложно, если знать о нюансах их учета и верном заполнении. Помните, что наличие и своевременный учет первичных документов – залог продуктивной и законной работы вашего предприятия.