Рассмотрим все, что касается заверения первичных документов. Основные вопросы возникают из-за возможности передачи такого права по доверенности. Кому и как его могут передавать – рассмотрим в статье.
Для начала определимся с правовыми источниками по вопросу. Порядок оформления и регистрации документов первичного учета, как и само определение этих учетных бумаг, вводится 9 статьей Федерального закона «О бухгалтерском учете» (403–ФЗ от 06.12.2011). Данная норма указывает, что все факты хозяйственной деятельности организации должны быть зафиксированы либо санкционированы особым образом. Такое сопровождение или фиксация осуществляется через первичный учет.
Рассмотрим, что входит в эти две группы более подробно.
С первичкой все более или менее понятно. Давайте подробнее рассмотрим и закрепим, чем являются и для чего нужны документы первичного кадрового учета. Если сказать простым языком, эти первичные документы служат для расчета и фиксации рабочего процесса сотрудников компании, а также учета заработной платы, исходя из этого самого рабочего процесса.
Помимо заработной платы первичная кадровая документация нужна для расчета отпускных и больничных выплат, расчетов по временным или единоразовым договорам, пособий, командировочных средств. На основании первичной кадровой документации происходит расчет налоговых и страховых отчислений. Иными словами, вся бухгалтерская составляющая, касающаяся сотрудников организации.
Получается любой документ, касающийся вышеперечисленного, является первичным?
Конечно нет.
Чтобы первичка, могла считаться таковой по закону, она должна обладать специальными элементами, их называют основными реквизитами. Рассмотрим подробнее эти реквизиты:
Только при наличии этих обязательных реквизитов документ может быть официально отнесен к первичным.
Обратите внимание: организации в праве самостоятельно определять форму документации первичного учета. Есть готовые формы, но можно иметь и свои, главное строго соблюдать наличие указанных выше реквизитов.
Ответов на этот вопрос на просторах интернета вы найдете очень много, однако практических решений данного вопроса довольно ограниченное количество. Одним из наиболее частых путей является внедрение электронного архива документов. Это удобно сразу по целому ряду причин:
Заинтересованы в ускорении работы с первичными документами?
Программа «Скан-Архив» поможет решить эту проблему. Получите консультацию от нашего специалиста.
Получить консультацию
Изначально правом подписи документов первичного учета обладали два человека в организации: руководитель
и главный бухгалтер. Это изменилось с принятием Закона № 402.
Первая подпись, принадлежащая руководителю, осталась неизменной, а по второй произошла оптимизация.
Теперь ее необязательно оставлять именно бухгалтеру, это может быть любой сотрудник компании. Необходимо
лишь согласование такого права с руководителем.
Свою же подпись руководитель может ставить сам, а может передать это право каким–либо сотрудникам.
Конечно, как правило, руководитель такое право за собой сохраняет.
Существуют два способа, позволяющие передать право подписи документов первичного учета, рассмотрим их:
Обратите внимание: руководитель организации может передать право подписи документов первичного учета, как уполномоченному сотруднику, так и третьему лицу, не имеющему отношения к этой организации.
Способ, который выберет руководитель организации, при передаче права подписи первичных документов,
зависит от функционала, возложенного на человека, которому передают такое право. Исходя из этого,
руководитель не может свободно выбирать форму передачи.
Сперва рассмотрим ситуацию, когда руководитель использует для передачи права подписи первичных документов приказ. Стоит отметить, что может быть формально может быть использован не только приказ, но и другой документ, выступающий в качестве локального нормативного акта. Действие такого документа распространяется только на людей, занимающих в компании какие–либо должности, на ее сотрудников. Соответственно такой тип передачи права подписи первичных документов может быть использован только в отношении сотрудника организации.
В случае доверенности работают другие правила. Руководитель может передать право подписи первичных документов с помощью доверенности человеку, не занимающему вообще никакой должности в компании. То есть сторонники физическому лицу.
Обратите внимание: использование права передачи подписи первичных документов, в обоих случаях позволяет лицу, которому это право делегировано, заверять как документы первичного кадрового учета, так и бухгалтерского учет. В этом смысле ограничений нет.
Основной юридической тонкостью, при передаче права подписи документов кадрового и бухгалтерского учета заключается в следующем. Способы передачи такого права, а именно приказ и доверенность от руководителя, регулируются разными законодательными базами. Так, приказ, или иной локальный нормативный акт, подчиняется Трудовому кодексу. В свою очередь, доверенность регулируется нормами Гражданского кодекса. Это необходимо учитывать при работе с этими документами.
В работе с документами теоретическая подкованность играет особо важную роль. Однако не всегда даже самой серьезной подготовки достаточно для выполнения задач, связанных с первичными документами. Основная проблема кроется в большом количестве самой первичной документации. Ведь этим видом документов фиксируется любой факт хозяйственной деятельности предприятия.
Как справиться с большим количеством документов?
В крупных (и не только) организация первичных документов много. Работа с ними отнимает время. Исправить ситуацию поможет «Скан-Архив».
Узнать большеКогда руководитель организации ставит себе задачу передать право подписи первичных документов кадрового или бухгалтерского учета, необходимо в первую очередь определиться с кандидатом, которому будет такое право делегировано.
Если речь идет о сотруднике организации, а сами документы касаются внутреннего оборота, наилучшим решением будет использование локального нормативного акта, зачастую таким актом является приказ.
Исходя из действующего законодательства, такое право у руководителя организации есть. Одним приказом руководитель организации может делегировать право подписи первичных документов сразу нескольким сотрудникам, если это необходимо для выполнения ими своих должностных обязанностей.
Отметим, что в такую группу сотрудников могут войти как лица уже имеющие право подписи первичных документов кадрового или бухгалтерского учета. Наравне с ними в группу могут сотрудники, не обладавшие ранее таким правом, исходя из своих должностных обязанностей.
При подготовке приказа, наделяющего правом подписи сразу нескольких сотрудников, важно четко определить и разграничить первичные документы, которые имеет право подписывать конкретный сотрудник. Таковы рекомендации Министерства финансов. Она направлена на оптимизацию, чтобы каждый сотрудник имел четкую зону ответственности, не было путаницы между документами и правом их подписания.
Помимо всего прочего, приказ может определять право подписи конкретного первичного документа сотруднику, который исходя из своей должности и так обладает правом подписания ряда других первичных документов. Иногда происходит так, что спектра полномочий сотрудника недостаточно, это можно исправить, издав соответствующий приказ.
В этом случае важно учесть два основных момента:
Для большего удобства наших читателей, мы прикладываем образец приказа о передачи права подписи первичных документов со всеми необходимыми реквизитами.
Обратите внимание: если в приказе на передачу права подписи первичных документов не обозначены сроки действия этого приказа, он будет автоматически считаться бессрочным. Учтите это при оформлении приказа.
Хотите ускорить поиск документов в разы?
Вам поможет программа «Скан-Архив». С помощью нее вы сможете находить нужный документ по одному из ключевых признаков.
Узнать подробнееОрганизации довольно часто прибегают к привлечению сторонних ресурсов. Бухгалтерский учет одна из наиболее частых сфер деятельности, в которой используют аутсорс. Зачастую в компаниях, прибегающих к такому, нет главного бухгалтера, чья подпись нужна для оформления приказа. Как в таком случае оформить приказ о передачи права подписи первичных документов учета?
Все просто. Если главного бухгалтера в организации нет, приказ может подписать руководитель самостоятельно. При этом, руководитель может передать такое право, как сотруднику, являющемуся штатным специалистом внутри компании, так и представителю внешней организации, выполняющей функции по ведению бухгалтерского учета.
Помимо приказа существует еще одна форма передачи права подписи первичных кадровых и бухгалтерских документов. Это доверенность. В отличии от приказа, доверенность обладает одной, иногда очень нужной, особенностью. По доверенности такое право можно передать не только сотруднику организации, но и стороннему лицу. Юридически он может вообще не иметь отношения к данной организации.
Наиболее часто доверенность применяют в случае, когда право первичной подписи необходимо передать третьему лицу. Заверить своей личной подписью такую доверенность может руководитель организации, он делает это на основании действующего законодательства, а также устава организации.
Именно руководитель организации является доверителем в данном случае. Гражданин, выступающий доверенным лицом выступает самостоятельно, как говорилось ранее, он может не работать в организации, поэтому подпись он ставит именно как физическое лицо.
Важным является указания даты, когда доверенность вступает в силу. Если такой даты не будет указано в тексте, доверенность не будет работать, а любые подписи доверенного лица будут по ней недействительны. Также, не стоит забывать про срок окончания доверенности. Доверенность может давать право подписи на любой срок. Если же дата окончания не будет обозначена, доверенность будет действовать один год.
Не стоит забывать о правильном заполнении реквизитов доверенного лица. Обязательно нужно указать в доверенности: фамилию и имя гражданина (отчество при наличии), место проживания, дату рождения, а также данные документа, используемого для удостоверения личности при составлении доверенности.
Обратите внимание: в случае, если у доверенного лица отзывают права подписи первичных документов и доверенность аннулируется, необходимо направить предупреждения об этом всем лицам, с которыми данный гражданин мог воспользоваться правом подписи.
Доверенность на право подписи первичных документов может быть составлена и на сотрудника организации. В этом случае доверенность необходимо дополнить. Следует обозначить факт передачи права подписи первичных документов в трудовом договоре сотрудника, либо составить с ним дополнительное соглашение. Помимо этого, необходимо внести изменения в должностную инструкцию сотрудника.
Обратите внимание: сотрудник, в отношении которого составлена доверенность, и данный факт занесен в его трудовой договор и должностную инструкцию, обязан поставить подпись и дату под внесенными изменениями.
Как снизить вероятность ошибки в работе с документами?
Из-за большого количества документов сотрудники часто совершают ошибки. Внесение данных вручную ведет к этим ошибкам. Проблему можно решить, внедрив «Скан-Архив».
Получить консультациюДоверенностей на право подписи первичных документов существует три вида:
Разовая доверенность
Такая доверенность позволяет передать право подписи первичного документа однократно. То есть лица, которому доверяют подпись, может сделать это один раз с конкретным первичным документом.
Специальная доверенность
Такой тип доверенности применяется, когда помимо подписи первичного документа, доверенному лицу необходимо выполнить какое–либо поручения руководителя, то есть, представить его интересы. Такая доверенность, как правило, остается действительной в короткий срок, либо выдается для исполнения конкретного поручения и подписи документов в ходе его исполнения.
Генеральная доверенность на представление интересов
Это самый серьезный тип доверенности. Она дает право доверяемому лицу не только оставлять свою подпись на документах первичного учета, но и полностью представлять интересы доверителя, вести от его лица переговоры, выполнять поручения, ставить подписи на документах. Основное отличие такого типа доверенности от предыдущего состоит в сроках. Такая доверенность может действовать на протяжении нескольких лет.
Как видите, доверенности на право подписи первичных документов бывают разных типов, предназначены для самых различных ситуаций и обстоятельств. Для большего удобства наших читателей мы прикрепляем образец доверенности общей конфигурации.
В действительности не существует законодательно обусловленного формата, в котором должна находиться доверенность на право подписи первичных документов. Оформление такой доверенности подчиняется общим принципам и правилам делопроизводства. Как правило, доверенность оформляют на типовом бланке компании, в относительно свободной форме, учитывая типичный образец.
Обратите внимание: в некоторых случаях доверенность на право подписи первичных документов необходимо дополнительно заверять у нотариуса. Печати организации и подписи руководителя не будет достаточно. К таким случаям относят: право на подпись документов по сделкам, а также заявления о государственной регистрации прав.
Право подписи первичных документов может быть передано лицу двумя способами: приказом и доверенностью. В первом случае такое право можно передать только сотруднику организации. Во втором – как сотруднику, так и любому стороннему лицу. Ключевое право, которое такая доверенность передает физическому лицу заключается в возможности подписывать документы первичного учета.
Существует три виды доверенности: разовая, специальная и генеральная. Все они сохраняют право подписи первичных документов, но имеют различную степень углубленности прав, предоставляемых доверяемому лицу, а также различные сроки действия.
Cоздайте бухгалтеру более комфортные условия труда.
Работа с большим объемом первичных документов создает проволочки в работе бухгалтера, приводит к ошибкам, что чревато штрафами и прочими санкциями. От уровня удобства работы бухгалтера зависит многое.
Не рискуйте, внедрите программу «Скан-Архив».
Информация о внедренииВ качестве примера мы рассмотрим реальную ситуацию, где в первичную документацию необходимо внести исправления. Примером послужит типичный договор на оказания услуги, где сумма оплаты установлена в размере 26 700 рублей.
В свою очередь в акте приема-передачи по указанным работам, которые подписали обе стороны, позже обнаружилась ошибка. Оплата за оказанные услуги была указана в размере 28 800 рублей. Типичный пример неточности в первичном документе. Ошибку обнаружили лишь спустя один месяц. Давайте поэтапно разберем, как внести исправление в первичный документ.
Как мы говорили ранее, есть два способа исправления ошибок первичной документации. Оба эти способа признаются налоговыми органами. На примере, приведенном выше, мы расскажем, как исправить ошибку в первичном документе вторым способом. Для этого необходимо составить второй акт приема-передачи работ, но уже исправленный. Составить также нужно в двух экземплярах. Далее заверить оба акта подписями, один передать заказчику, второй оставить у себя.
Обратите внимание: при использовании последнего способа исправления первичного документа, его необходимо хранить вместе с тем документом, в котором была допущена ошибка. Это требование налоговой, его необходимо соблюдать и хранить оригинал с исправленной версией на протяжении 5 лет. Это необходимо, чтобы в случае проверки первичной документации была возможность подтвердить доходы (или расходы, если вы выступали как заказчик).
Как перестать испытывать трудности при контроле документов с долгосрочным хранением?
Мы предлагаем решение, которое позволит обеспечить контроль при хранении, а также контроль возврата документов. «Скан-Архив» – решение, которое обеспечит безопасность и контроль.
Узнайте больше о возможностях программы на бесплатной консультации.
Оставить заявку