Управление документами является одной из базовых составляющих бизнес-процесса. Наладить процесс управления документами – означает наладить всю работу в организации.
Существует нормативное определение. В нем система управления документами обозначается как совокупность действий, направленных на эффективное формирование, использование, хранение и, при необходимости, уничтожение документов.
Это определение верное. Но оно не в полной мере отражает зависимость системы управления документами и общего успеха организации. Если работа с документами налажена, эффективность труда возрастает, как следствие, возрастает и доход всей организации.
В систему управления документами, помимо самого документооборота, входит контроль качества. Эта часть работы напрямую не связана с ДО, однако от нее зависит, будет ли ваша организация работать эффективно или начнет «буксовать».
В систему контроля входит несколько составляющих:
Беспорядок в документах нарушает организационные процессы и мешает работе на всех этапах. Есть три ключевых риска, которые способны разрушить работу и нанести ущерб вашей организации.
Срыв сроков. С этого аспекта начинается большинство проблем. Если в вашей организации нет системы управления документами, бумаги теряются, «зависают» на разных этапах, и непонятно на каком сотруднике произошел сбой. Без нужных документов и согласований невозможно, например, отправить машину с грузом, утвердить старт проекта.
Отсутствие коммуникации. Такой риск способен привести к необратимым последствиям. В первую очередь усложняется работа руководителя, который может получать искаженную информацию или не получать ее вообще. Нарушение коммуникации влечет за собой неправильное распределение задач и ответственности за них.
Проблемы с законом. Риск получить штраф за неверно оформленные, просроченные или утерянные документы есть всегда. Для многих перспектива ответственности перед законом является главной причиной начать модернизацию. Налаженная система управления документами защитит вас от таких проблем.
Первым шагом является классификация типов документов, которые используют в организации. Единого классификатора нет, поскольку это зависит от сферы, в которой работает организация, ее размера и структуры.
Пример классификации документов:
Такая типология является наиболее общей для построения эффективного регламента работы. Но элементы вариативны. Некоторые отрасли имеют свои специфические документы, которые не укладываются в типичные типологии.
Обратите внимание: при подготовке регламента нужно учитывать требования, продиктованные, например, вашими контрагентами или клиентами. Что-то может оказаться для них неприемлемо.
Следующим этапом, при организации системы управления документами, будет непосредственная подготовка регламента обработки документов. Допустимое время передачи. Систему отслеживания от формирования до конечного получателя. Чтобы на каждом из этапов вы могли видеть, где сейчас находится тот или иной документ. Проработать правила по времени ответов.
Как организовать автоматизированный контроль документов?
Программа «Скан-Архив» позволит вам видеть, кто из сотрудников работал с документом последний и куда передал документ. Это позволит решить проблему контроля, сделать этот процесс автоматическим, а также сэкономить время. Узнайте, как внедрить программу «Скан-Архив» на бесплатной консультации.
Получить консультациюПеред началом разработки, внимательно изучите взаимодействие отделов и сотрудников, изучите бизнес-процессы и их взаимосвязь. Необходимо учесть все особенности, так вы добьетесь лучшего эффекта.
На завершающем этапе разработки системы управления документами нужно все проверить на соответствие законодательству. Это важно, ведь работа с документами контролируется государством. Особое внимание стоит уделить проверке отраслевых законов. Если все в порядке, можем идти дальше.
Мы приведем три основных программных решения, которые помогут вам организовать систему управления документами.
«1С:Документооборот». Данная программа является базовой для автоматизации работы с документами. Вот три главных преимущества этой программы:
«1С-ЭДО». Электронный документооборот в «1С» является дополнением к уже имеющимся механизмам бухгалтерского учета. Сервис позволяет обмениваться электронными документами, не выходя из основной программы бухгалтерского учета. Основные преимущества «1С-ЭДО»:
«Скан-Архив». Программа помогает контролировать документы, а также получать скан-копии без потери времени на поиск. Загрузка документов в систему построена на двух этапах. Оцифровка документов: на данном этапе нужно загрузить в сканер все нужные бумаги, мы говорим «все», потому что программа использует потоковый сканер, он позволяет загружать документы целой пачкой. Далее происходит распознание документов. Программа сканирует штрихкод, и по нему определяет документ, помещая в нужное место. При загрузке все данные вносятся в копию автоматически, но при необходимости, их всегда можно поменять вручную. Преимущества «Скан-Архива»:
Внедрение и вся дальнейшая работа начинается с выбора типа система. Таких типов существует три:
Централизованная. Такая система предполагает более жесткий регламент, а вся работа с документами организуется и контролируется специальной службой.
Децентрализованная. В такой системе у отделов и департаментов организации есть свои менеджеры, которые работают с документами.
Из практики мы можем сказать, что самым частым является третий тип. Он наиболее гибкий, позволяет подстроить систему управления документами с учетом всех особенностей вашей организации.
Это следующий этап внедрения. Подготовьте локальный нормативный акт, например, приказ. В нем необходимо объяснить сотрудникам суть и необходимость изменений. Помимо этого, приложите к приказу все необходимые образцы документов, которые помогут вашим сотрудникам легко перейти на новую систему.
Обратите внимание: приказ нужно разместить так, чтобы сотрудникам было легко и удобно с ним ознакомиться, а при необходимости, вернуться. Например, на корпоративном сайте, внутренней системе ЭДО или сделать рассылку.
Пока вы не обеспечите всех сотрудников информацией, сложно будет требовать от них соблюдения новых стандартов. Как только вы будете уверены, что донесли информацию до всех, можно переходить к завершающему этапу внедрения.
Контроль – необходимая фаза, особенно в начале внедрения системы. Поручить эту задачу можно либо менеджеру, либо специальной службе. В зависимости от того, какой тип системы вы выбрали. Далее есть три аспекта контроля:
Как избавиться от влияния человеческого фактора при контроле документов?
Программа «Скан-Архив» поможет вашим сотрудникам быстро и без потери качества контролировать перемещение и возврат документов. Узнайте больше о возможностях программы у нашего специалиста.
Узнать больше