63% компаний в пищевой промышленности сталкиваются с проблемой огромного количества входящей и исходящей первичной документации. Особенно эта тема актуальна для компаний, где оборот более 2000 документов, а бухгалтеров в штате – более 4 человек.
Почему именно для данной отрасли проблема настолько явная? Расскажем в этой статье.
Проблемы бухгалтерии в пищевой промышленности
Мы проанализировали десятки отзывов от наших клиентов-бухгалтеров данной отрасли и выяснили, какие проблемы преследуют их чаще всего.
Проблема №1. Сбои и неточности в учете продукции
Во-первых, в этой отрасли особенно важно точное ведение учета и контроль за всеми этапами производственного процесса, начиная с поставок сырья и заканчивая отгрузкой готовой продукции. Несоблюдение или потеря первичных документов, таких как накладные, счета, сертификаты качества, может привести к сбоям в учете запасов, просрочке товаров и поставок, а также к проблемам при прохождении проверок со стороны регулирующих органов.
«…в компании увеличился объем документов – за месяц вносим в базу до 40 000 бумажных документов. При выборе программы основной целью стало обеспечение быстрого поиска документов в архив для суда…»
Бултенева Екатерина Евгеньевна
ООО «Мясокомбинат Богородский».
Проблема №2. Несоблюдение стандартов качества
Пищевая промышленность подчиняется строгим нормативным требованиям в области качества и безопасности продукции. Правильное ведение первички играет особую роль в обеспечении соответствия всем стандартам и нормам, а также в установлении цепочки ответственности за производственные процессы.
«Наша организация занимается торговлей, также есть склад продуктов питания, в связи с чем через бухгалтерию проходит большое количество документов – не менее 1000 в месяц. Раньше мы справлялись такими объемами самостоятельно, но приобрести «Скан-Архив» решили, когда у нас начались вторичные проверки. Теперь нам приходится перерывать архив в поисках документов, подписанных клиентами…»
Давыденко Анна Анатольевна,
Главный бухгалтер ООО «Лучший Продукт ТД»
Проблема №3. Конкуренция не терпит ошибок
В условиях современной конкурентной среды компании пищевой промышленности должны эффективно управлять своими ресурсами и оперативно реагировать на изменения на рынке. Утеря или недостаточная документация может затруднить процессы анализа и принятия управленческих решений, что в свою очередь может негативно сказаться на конкурентоспособности и рентабельности компании.
Как правильно организовать контроль первичных документов в пищевой промышленности
На самом деле это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Важно соблюдать определенные требования к данному процессу.
- Соблюдение требований времени. В пищевой промышленности важно обеспечивать быструю обработку информации и оперативное перемещение товаров. Скорость играет решающую роль, и это становится конкурентным преимуществом компании.
- Безопасность и сохранность документов. Утеря или повреждение важных документов могут привести к серьезным финансовым потерям и проблемам в области качества продукции. Поэтому важно иметь надежную систему хранения и доступа к документам.
Также стоит повесить на видное место основные правила организации документооборота для сотрудников
- Структурирование и классификация документов
- Учет и регистрация документов
- Быстрый поиск и доступ
- Обучение и соблюдение
Если вы будете соблюдать эти правила в бухгалтерии, шансы грамотно все структурировать стремительно вырастут. Однако и этого может быть недостаточно: помните, что и сами сотрудники могут допускать ошибки.
Пара советов о том, как усилить контроль
Исключение человеческого фактора позволит сохранить налаженный процесс в учете запасов, уменьшит риска просрочки поставок, и минимизирует количество проблем при прохождении проверок со стороны ФНС.
Одним из способов усовершенствования контроля первички является электронный архив документов. Поговорим об этом подробнее на примере программы «Скан-Архив».
Как внедрение системы электронного документооборота спасает от беспорядка в бухгалтерии
Внедрение программы на подобие «Скан-Архива» для контроля возврата документов может значительно усовершенствовать контроль за первичными документами в сфере пищевой промышленности. И на это есть весомые аргументы.
-
Централизация данныхархив документов в электронном виде позволяет централизованно хранить и систематизировать все первичные документы, включая накладные, счета, сертификаты качества и другие. Это обеспечивает легкий доступ к необходимой информации и избавляет от проблем с поиском и утерей бумажных документов.
-
Ускорение обработки: электронные документы могут быть легко сканированы и загружены в систему, что значительно сокращает время, необходимое для обработки и хранения документации. Это позволяет оперативно реагировать на запросы клиентов, проверки со стороны контролирующих органов и другие ситуации, требующие быстрого доступа к информации.
-
Больше точности и надежности: архив электронных документов часто включает в себя функции автоматической обработки и проверки данных, что помогает исключить ошибки, связанные с ручным вводом информации. Это снижает риск неправильного учета и упрощает процессы аудита и отчетности.
-
Улучшение управления и анализа: такой архив обеспечивают возможность быстрого и удобного анализа данных, что помогает выявлять недостающие документы, отсутствие печатей и подписей на документах и своевременно решать такие трудности до наступления налоговой проверки.
«Скан-Архив» помогает с решением главной нашей «боли» – с подготовкой к встречным проверкам и ответами на требования ФНС в рамках камеральных проверок деклараций по НДС. С новой системой нам не нужно собирать пакет документов вручную, так как вся информация видна в базе. Если к операции по контрагенту прикреплен скан документов, то строчка будет обязательно выделена цветом. Введение штрихкодирования договоров также сократило время на формирование ответного пакета документов в ФНС. Аналогично упростилось наше взаимодействие с контрагентами. Если документы нужны менеджерам срочно, то выгруженные из базы «1С» скан-образы попадают им в почту незамедлительно. »
Олеся Мелентьева,
Главный бухгалтер АО «Орелмасло»
Ваша польза от внедрения «Скан-Архива» на конкретных примерах
Мы выбрали несколько самые важных функций «Скан-Архива» для бухгалтеров и руководителей.
Быстрая подготовка к проверкам
В данной отрасли соблюдение требований к безопасности и качеству пищевых продуктов - приоритетная задача. Налоговые органы, органы контроля качества и другие инстанции могут проводить проверки внезапно.
«Скан-Архив» обеспечивает быстрый доступ к копиям всех необходимых документов, что позволяет оперативно предоставить их проверяющим. Например, если потребуется предоставить сертификаты качества продукции или документацию по соблюдению стандартов, все это можно найти и предоставить в течение нескольких минут, что способствует соблюдению законодательных требований и уменьшает риски штрафов.
Сокращение времени на сбор документов для отчетности
Отчетность в пищевой промышленности подразумевает предоставление различных документов, включая акты о приемке-передаче продукции, отчеты о составе продуктов, данные о сроках годности и другие.
Программа упрощает этот процесс путем автоматической выгрузки скан-копий документов по штрих-коду или данным из шапки документа. Это снижает ручной труд и ускоряет процесс сбора необходимой отчетной информации, что критически важно при соблюдении сроков подачи отчетности.
Легкий (и постоянный) доступ к документам
Для пищевой промышленности быстрый доступ к документам - необходимость, особенно в условиях жестких сроков и высокой ответственности за качество продукции. «Скан-Архив» хранит все документы в электронном формате и обеспечивает удобный поиск и доступ к ним. Если вам необходимо найти определенный документ, вы можете просто ввести его наименование или номер, и система предоставит вам нужную информацию. Это значительно экономит время и уменьшает риск утери документов.
Снижение рисков перед контролирующими органами
В пищевой промышленности соблюдение нормативов и стандартов имеет высший приоритет. Необходимо всегда быть готовыми к проверкам со стороны контролирующих органов. «Скан-Архив» позволяет формировать пакеты документов для проверок в указанные сроки и оперативно предоставлять пояснения. Это снижает риск получения штрафов за непредставление или несвоевременное предоставление документов, обеспечивая более высокий уровень соблюдения законодательных требований и стандартов.
Кому в производственном бизнесе точно подойдет «Скан-Архив»
- Средние и крупные пищевые производственные компании. В этой отрасли компании, выпускающие продукты, обычно имеют большой объем документации, включая рецептуры, технические спецификации, сертификаты качества и многие другие документы. Для таких предприятий хранение документов в электронном виде облегчает управление всей этой документацией, сокращая рутинную бумажную работу.
- Продуктовые сети и рестораны.Владельцам сетей продуктовых магазинов и ресторанов также выгодно использовать Скан-Архив. Это помогает им управлять заказами, поставками, финансовой отчетностью и контролировать качество продуктов в разных филиалах. Благодаря архиву электронных документов можно быстро передавать информацию между точками продаж и центральным офисом.
- Поставщики и посредники в сфере пищевой промышленности. Скан-Архив также полезен поставщикам сырья, участвующим в посреднических операциях. Он позволяет им быстро и эффективно взаимодействовать с производителями и потребителями, обмениваться необходимыми документами и информацией.
- Компании, активно внедряющие цифровые технологии.Времена меняются, и компании в пищевой промышленности, активно внедряющие цифровые технологии, становятся более конкурентоспособными. Скан-Архив является важной частью цифровой трансформации, позволяя улучшить оперативность, сократить затраты и повысить эффективность бизнес-процессов.
Как Скан-Архив уже помог реальным компаниям
Наш пример – ООО «Сиббалт» — крупный производитель и поставщик продуктов питания в Сибири. Свою работу «Сиббалт» начал в 1998 году. Сейчас компания работает с клиентами и дистрибьюторами в Сибирском и Уральском федеральных округах и даже в Казахстане. Офис «Сиббалт» находится в Омске.
У компании множество контрагентов и интенсивный документооборот: около 50 входящих документов в день (и до 12 тысяч в год, соответственно). Все они поступали через бухгалтерию в огромный архив, где поиск документов вручную отнимал по несколько часов. Входящая документация со складов напрямую поступала в бухгалтерию, и только потом — в сам архив.
Несмотря на то, что у «Сиббалт» нет обособленных подразделений, такая система работы с документами была причиной множества сложностей, и для решения проблемы в компании решили установить «Скан-Архив». Это программа для контроля, учета и хранения первичных документов, разработанная специалистами «ГЭНДАЛЬФ». С ее помощью в «Сиббалт» создали электронное хранилище сканов документов, доступ к которым все бухгалтеры имеют в любой момент. Работает с программой офис-менеджер торгового отдела: она получает пакеты документов, сканирует их и загружает в базу «1С». Поиск и учет вручную больше не отнимает время у сотрудников бухгалтерии.
Результаты
В электронный архив загружаются все текущие документы,
Наличие или отсутствие их сканов всегда можно отследить в программе.
Мнение заказчика
«Мы только начали работать со «Скан-Архивом». Некоторые функции еще не опробовали. Устанавливали для быстрого доступа к архиву документов, чтобы не копаться в нем каждый раз вручную. Есть моменты, которые мы сейчас дорабатываем — но они связаны с нашей спецификой. «Скан-Архив» распознает документы быстро и без проблем, это экономит время, поэтому программой мы довольны»
Олег Калашников,
Системный администратор ООО «Сиббалт»
