Главная
Электронный архив документов

Зачем нужен электронный
архив документов?

Находите любые документы в электроннм архиве за 15 минут с программой для создания электронного архива “Скан-Архив”

Если вы контролируете документооборот в компании, то вопрос хранения большого количества первички для вас более чем актуален. Причем, чем крупнее компания, тем больше документации нужно контролировать, а значит бумажный архив постепенно становится все менее актуальным для вас. Возникает вопрос: как и где удобнее хранить важные бумаги?

Ответ есть – поможет электронный архив документов.

Находите любые документы в электроннм архиве за 15 минут с программой для создания электронного архива “Скан-Архив”

Преимущества электронного архива

Если вы часто составляете, принимаете или отправляете разные документы, то такой способ хранения будет для вас самым удобным. Оцифровка займет немного времени и значительно упростит работу компании. Электронный архив обладает рядом преимуществ, которые редко доступны при использовании других способов хранения:

Это удобно. С электронной копией работать гораздо легче - она всегда будет под рукой.

Простота поиска. Любой необходимый документ можно загрузить в электронный архив и быстро найти его, когда это будет необходимо.

Сохранность данных. При использовании электронного архива пользователь работает не с оригиналами документов, а с их копиями. Они не повреждаются и не теряются, что часто происходит при использовании бумажных версий. К преимуществам электронного архива также можно отнести отсутствие изнашивания хранящихся в нем сканов. К тому же, он позволяет создавать резервные копии, которые можно восстановить при необходимости.

Экономия времени. Представьте, что больше не придется ходить в специально оборудованное под архив помещение, чтобы несколько часов искать там какой-либо важный документ. С электронным архивом это становится возможным – вся загруженная первичка находится в вашем компьютере.

Оперативность. Качественные программы для электронного архива помогают в течение 15 минут готовиться к любым проверкам.

Большое количество преимуществ делает данный способ хранения самым удобным и выгодным.

Заинтересованы в создании электронного архива?

Узнайте подробнее о его внедрении на бесплатной консультации

Каким должен быть электронный архив?

Электронный архив помогает бухгалтеру экономить до 70% времени на поиск первичных догументов и готовиться к проверкам за 15 минут

При выборе правильной программы нужно учесть несколько требований к ней:

Требований много и далеко не каждая система сможет им соответствовать. Одно из решений мы рассмотрим на примере конкретной программы «Скан – Архив».

Электронный архив помогает бухгалтеру экономить до 70% времени на поиск первичных догументов и готовиться к проверкам за 15 минут

Какими преимуществами обладает «Скан-Архив»?

Программа «Скан-Архив» отвечает всем требованиям, предъявляемым к работе с электронной документацией:

Требования к электронному архиву Возможности программы «Скан-Архив»
Система электронного архива позволяет вам совершать загрузку с минимальными временными затратами, а так как вся первичка хранится в едином месте, то процесс поиска тоже не будет занимать много времени. Быстрый поиск и загрузка. «Скан-Архив» удобен в использовании – загрузка и поиск документов в данной программе займет минимум вашего времени.
Электронный архив должен быть максимально надежным способом хранения, чтобы вы всегда могли отследить наличие того ли иного документа в базе. «Скан - Архив» позволяет контролировать наличие нужной документации в вашем электроном архиве.
Любая неверно заполненная деталь может повлиять на результаты деятельности всей организации. Поэтому для электронного архива функция поиска ошибок в документе будет абсолютным преимуществом. «Скан-Архив» будет выявлять недочеты, которые могут присутствовать в оцифрованной и загруженной вами документации. Это удобно и практично для любой организации. К тому же, если вы забудете поставить важную печать программа укажет вам на это автоматически.
Электронный архив позволяет выгрузить всю необходимую первичку быстро и в любое время. После выгрузки с ней можно проводить те же операции, что и при использовании других носителей: отправлять по почте, распечатывать, создавать папки для разных адресатов, переносить нужные копии в них и так далее. Программа предоставляет вам функцию «опись документов» значительно сэкономит ваши временные ресурсы, создавая электронную опись скан-копий. Вам не придется делать это вручную, а хранящиеся в архиве копии можно выгрузить в отдельную папку для определенных контрагентов, отправить по электронной почте или распечатать.
Работа с документацией – это непростой процесс, а сделать его проще и понятнее поможет грамотно разработанный рабочий интерфейс. Система хранения электронных копий должна быть понятна пользователю с первого взгляда и без лишних объяснений. «Скан-Архив» имеет удобный интерфейс, в котором легко разобраться и работать в дальнейшем.
Программа для создания электронного архива документов должна работать быстро «Скан – Архив» позволит хранить загруженную первичку на сервере, что позволяет не утяжелять базу «1С» и не замедлять ее работу. Вы сможете легко контролировать входящие и исходящие электронные копии в привычном интерфейсе вашей «1С».

Хотите узнать подробнее о программе «Скан – Архив»?

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Как работает «Скан-Архив»?

После выбора программы для хранения электронных документов нужно разобраться в её функционале. «Скан-Архив» легко использовать: вам не потребуется запоминать много ненужной информации.

Как работать в данной программе и создать в ней электронный архив?

Загрузка документации в электронный архив производиться в два этапа:

Сканирование

Бумажный документ проходит процедуру оцифровки и преобразовывается в электронный формат. Быстро отсканировать большое количество бумаг вам поможет потоковый сканнер.

Анализ

Программа выделяет на копии штрихкоды. В процессе анализа отсканированная страница разворачивается таким образом, чтобы текст на ней занял нормальную ориентацию. Нераспознаваемые электронные копии не нормализируются программой автоматически, но пользователь может сделать это вручную.

Быстрый поиск в электронном архиве

Электронный архив помогает бухгалтеру экономить до 70% времени на поиск первичных догументов и готовиться к проверкам за 15 минут

Необходимые копии в программе можно легко найти с помощью фильтров:

  • Период (дата, когда был получен скан).
  • Типы печатных форм.
  • Юридическое лицо.
Электронный архив помогает бухгалтеру экономить до 70% времени на поиск первичных догументов и готовиться к проверкам за 15 минут

Работа со входящими документами

Распознавание документа от контрагента производится по реквизитам документа (контрагент, организация и т.п.) и скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Работает это так:

Вам нужно передать оригиналы документов контрагенту

Отправляете документ на печать - на документ наносится штрихкод

Документы получает и подписывает ваш контрагент

При возврате документ распознается по вашему штрихкоду и скан прикрепится к базе «1С».

Работа с исходящими документами

При печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. Вы отправляете его контрагенту, который получает оригинал в электронном виде и подписывает его. При возврате он распознается по указанному штрихкоду и прикрепляется к карточке в базе «1С». Алгоритм работы следующий:

Контрагент передает документы со своими реквизитами

При возврате скан распознается по реквизитам контрагента

Скан прикрепится к карточке оригинала в база «1С»

Анализ возможных ошибок. После загрузки документов «Скан-Архив» проверит, стоят ли на них все нужные подписи и печати. Если программа находит ошибку, то вы получаете об этом уведомление.

Создание описи документа. Данная функция чаще всего используется для предоставления копий необходимых копий в налоговую или контрагентам организации для сверки данных. В программе «Скан-Архив» эта процедура занимает совсем немного времени.

С выбранными сканами можно совершать следующие операции:

Зачем нужны отчеты в «Скан-Архиве»?

Электронный архив помогает бухгалтеру экономить до 70% времени на поиск первичных догументов и готовиться к проверкам за 15 минут

Программа «Скан-Архив» предлагает пользователям два вида отчетов, которые предназначены для контроля первичных документов в электронном архиве организации:

Электронный архив помогает бухгалтеру экономить до 70% времени на поиск первичных догументов и готовиться к проверкам за 15 минут
Отчёт о состоянии покажет наличие или отсутствие документа в электронном архиве

Отчет «Состояния документов»

Он помогает оценить полноту электронного архива – программа покажет отсутствие или наличие нужного документа в базе программы.

С помощью этого отчета вы также может контролировать получение оригиналов документов от контрагентов.

Анализ скан-образов в программе для электронного архива документов поможет понять, сколько страниц документов было отсканировано

Отчет «Анализ скан-образов»

Он позволяет проанализировать, сколько страниц документа было отсканировано и делать общие примечания к скан-копиям. Здесь можно найти разные настройки для отбора документации:

По выбранному из списка отбору вы также можете сформировать таблицу. Заполнив таблицу, можно проанализировать указанные в ней данные.

Программа «Скан-Архив» создана специально для компаний, которые работают с большим количеством важных бумаг. Они хотят максимально упросить процесс их сбора, хранения, контроля и для реализации этой цели планируют создать электронный архив. «Скан-Архив» имеет ряд преимуществ перед аналогичными программами, экономит рабочее время сотрудников и позволяет навсегда забыть об огромном количестве первички и занятых ими рабочих помещениях.

Представьте, что сможете освободить массу своего времени, исключив долгий поиск необходимой документации в специально оборудованном для нее помещении. Важные бумаги будут всегда доступны в вашем компьютере, что, к тому же, позволит подготовиться к разнообразным проверкам всего за 15 минут. Загруженная вами первичка перестанет теряться, а также не будет подвержена механическим повреждениям, в отличие от привычного способа хранения, к примеру, на складе.

Все это возможно реализовать с помощью программы «Скан-Архив» - используя ее, вы сэкономите значительную часть своего рабочего времени и перестанете волноваться из-за случайной потери важной документации..

Заказать звонок

phone

Бесплатная консультация