Как работает «Скан-Архив»

Вопросы и ответы

• Зачем нужна автоматизация бухгалтерии?

  Чаще всего ошибки совершаются или по небрежности, например, арифметические, или из-за незнания особенностей ведения учета. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших версий программных комплексов.

  Безусловно, компьютерная программа не заменит бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы, найти и устранить ошибки в учете, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

  Автоматизация дает возможность оперативно определить:

  • наиболее крупного должника;
  • сколько средств должно быть получено;
  • свободные финансы компании;
  • возможность своевременно осуществить необходимые платежи;
  • текущую динамику продаж;
  • тенденции просроченной задолженности и др.
• Как провести автоматизацию эффективно?

  В первую очередь следует хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. Внедрение бухгалтерской программы действенно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бух. учета на предприятии.

  Это может выражаться в следующем:

  • Упорядочение учета.
  • Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета.
  • Снижение числа ошибок.
  • Повышение оперативности.
  • Повышение экономичности.

  Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна – она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией».

• Что нужно для эффективной автоматизации бухучета?

  Автоматизация бухгалтерского учета начинается не с покупки программы и введения в нее данных. Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов:

  Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

  Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и заканчивая формами отчетности в налоговую инспекцию.

  Этап II. Выбор масштабов автоматизации

  Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета.

  Для небольшой организации:

  В небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, проблема не стоит вообще, учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.

  Для крупной организации:

  Следует решить, в каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу.

  Этап III. Постановка задачи

  Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе.

  На выходе бухгалтерский учет дает:

  • Первичные документы.
  • Учетные регистры для бухгалтерии.
  • Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.
  • Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам.

  
  

  Этап IV. Выбор программного средства

  Когда спланирована оптимизация, определен масштаб, порядок и завершена постановка задачи, можно переходить к выбору программы. Чтобы сделать правильный выбор, нужно ответить на 3 вопроса:

  1. Под какой операционной системой будет работать программа?
  2. Сетевая будет программа или нет?
  3. Малую или большую программу покупать?

  Универсальных программ не существует, поэтому нужно тщательно разобраться в каждом критерии, чтобы не пришлось платить дважды.

  Этап V. Технические вопросы

  При установке программы важно правильно подобрать компьютер. Его характеристики зависят от вида программы, количества операций, операционной системы и других факторов.

  После завершения всех этапов можно переходить к автоматизации. Вы можете приобрести программу и произвести внедрение самостоятельно или с помощью наших экспертов.