Как контролировать возврат документов от контрагентов прямо в «1С»?

Чтобы хорошо подготовиться к налоговой проверке, первое, что стоит проверить – это возврат документов. Все ли документы вернулись от контрагентов и попали в архив? Если вы используете электронный архив, это не сложно проверить с помощью встроенного отчета.

Итак, представьте, что в конце месяца на вас надвигается налоговая проверка. И вам нужно проверить, какие из документов есть в вашем архиве – сделать это вы сможете, не вставая с рабочего места и не выгружая никаких документов из «1С».

Поможет дополнительный отчет «Состояние документа в «Скан-Архиве». Вы можете отобрать документы либо по контрагенту, если это сверка, либо по типу документов – и выгрузить только накладные, поступления или реализации.

При подготовке к проверке отбор можно сделать по периоду и выбрать временные рамки. По заданным параметрам отчет покажет включенные и невключенные в «Скан-Архив» документы. Нажимаем «Выполнить» – и программа выдаст все операции, которые за указанный период проходили с документами, в отдельной колонке будет указано, создан ли скан-образ документа с помощью «Скан-Архива». Можно увидеть, каких документов нет.

Сразу можно будет увидеть пометки, которые были оставлены при сканировании. Например, что у документа нет печатей, или к нему еще прилагается доверенность.

Из этого же отчета можно посмотреть и сами документы, щелкнув на «Типы печатной формы» – «Печать» – «Просмотр скан-образа».

Если вам необходимо увидеть только те документы, которые необходимо запросить у контрагента, вы можете убрать галочку «Включенные в СА», нажать «Выполнить» – и программа выдаст только те документы, которых у вас нет. Соответственно, их можно запросить у контрагентов, чтобы к проверке быть спокойным – все документы в наличии.

Таким образом, электронный архив поможет вам привести бумажный документооборот в порядок. Вы видите все созданные документы в базе и знаете, для каких у вас вернулись оригиналы от контрагента, и вы добавили их скан-копии, а о каких документах стоит напомнить. А значит, как только возникнет необходимость подготовиться к проверке, вы сможете быть уверены, что все документы будут у вас вовремя.

Смотрите на видео, как пользоваться отчетом «Состояние документа в «Скан-Архиве».