Контроль документов является актуальным вопросом для компаний, работающих с большим количеством первичных документов. Чем крупнее компания, тем больше документации нужно контролировать. В такой ситуации бумажный архив постепенно становится неактуальным. Возникает вопрос оптимизации хранения бумаг.
Решает проблему электронный архив документов.
|
| «Скан-Архив» – ваша программа для электронного архива документов |
| Смотреть демонстрацию |
Хотите автоматизировать поиск документов?
Со «Скан-Архивом» вы можете найти скан-копию документа за несколько кликов мышкой. Оставьте заявку на консультацию о продукте.
Оставить заявкуЭлектронный архив документов является комплексным решением, не все системы соответствуют критериям. Электронный архив документов мы рассмотрим на примере программы «Скан-Архив».
«Скан-Архив» отвечает всем требованиям, предъявляемым к электронной документации:
| Требования к электронному архиву | Возможности программы «Скан-Архив» |
|---|---|
| Система электронного архива позволяет совершать загрузку с минимальными временными затратами. Вся первичка хранится в едином месте, процесс поиска тоже не будет занимать лишнее время. | Быстрый поиск и загрузка. «Скан-Архив» удобен в использовании – загрузка и поиск документов в данной программе займет минимум вашего времени. |
| Электронный архив должен быть максимально надежным способом хранения, чтобы вы всегда могли отследить наличие документа в базе. | «Скан-Архив» позволяет контролировать наличие нужной документации в электроном архиве. |
| Любая неверно заполненная деталь может повлиять на результаты деятельности всей организации. Поэтому для электронного архива функция поиска ошибок в документе будет преимуществом. | «Скан-Архив» будет выявлять недочеты, которые могут присутствовать в оцифрованной и загруженной вами документации. Это удобно и практично для любой организации. Если вы забудете поставить важную печать программа укажет вам на это автоматически. |
| Электронный архив позволяет выгрузить всю необходимую первичку быстро и в любое время. После выгрузки с ней можно проводить те же операции, что и при использовании других носителей: отправлять по почте, распечатывать, создавать папки для разных адресатов, переносить нужные копии в них и так далее. | Программа предоставляет вам функцию «опись документов» значительно сэкономит ваши временные ресурсы, создавая электронную опись скан-копий. Не придется делать это вручную, а хранящиеся в архиве копии можно выгрузить в отдельную папку для определенных контрагентов, отправить по электронной почте или распечатать. |
| Работа с документацией – это непростой процесс, а сделать его проще и понятнее поможет грамотно разработанный рабочий интерфейс. Система хранения электронных копий должна быть понятна пользователю с первого взгляда и без лишних объяснений. | «Скан-Архив» имеет удобный интерфейс, в котором легко разобраться и работать в дальнейшем. |
| Программа для создания электронного архива документов должна работать быстро. | «Скан-Архив» позволит хранить загруженную первичку на сервере, что позволяет не утяжелять базу «1С» и не замедлять ее работу. Вы сможете легко контролировать входящие и исходящие электронные копии в привычном интерфейсе вашей «1С». |
Как усилить контроль возврата первичных документов?
Программа «Скан-Архив» позволяет отслеживать получения первичных документов от контрагентов. Узнайте больше о программе на демонстрации.
Смотреть демонстрациюПосле выбора программы для хранения электронных документов нужно разобраться в ее функционале. «Скан-Архив» легко использовать: не потребуется запоминать ненужную информации.
Как работать в данной программе и создать электронный архив?
Загрузка документации в электронный архив производиться в два этапа:
Сканирование
Бумажный документ проходит процедуру оцифровки и преобразовывается в электронный формат. Быстро отсканировать большое количество бумаг поможет потоковый сканер.
Анализ
Программа выделяет на копии штрихкоды. В процессе анализа отсканированная страница разворачивается так, что текст на ней занял нормальную ориентацию. Нераспознаваемые электронные копии не нормализируются программой автоматически, но пользователь может сделать это вручную.
Необходимые копии в программе находятся с помощью фильтров:
Работа с входящими документами.
«Скан-Архив» распознает документы по реквизитам контрагентов, затем скан-копия прикрепляется к документу, который находится в базе «1С». Процесс происходит таким образом:
Нужно передать оригиналы документов контрагенту
Отправляете документ на печать – на документ наносится штрихкод
Документы получает и подписывает ваш контрагент
Далее контрагент возвращает вам документ, программа его распознает и заносит в базу по штрихкоду.
Работа с исходящими документами.
При печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. Вы отправляете его контрагенту, который получает оригинал в электронном виде и подписывает его. При возврате он распознается по указанному штрихкоду и прикрепляется к карточке в базе «1С». Алгоритм работы следующий:
Контрагент передает документы со своими реквизитами
При возврате скан распознается по реквизитам контрагента
Скан прикрепится к карточке оригинала в база «1С»
Анализ возможных ошибок. После загрузки документов «Скан-Архив» проверит, стоят ли все нужные подписи и печати. Если программа находит ошибку, вы получаете уведомление.
Создание описи документа. Данная функция чаще всего используется для предоставления копий необходимых копий в налоговую или контрагентам организации для сверки данных. В программе «Скан-Архив» эта процедура занимает совсем немного времени.
Программа «Скан-Архив» предлагает пользователям два вида отчетов, предназначенных для контроля первичных документов в электронном архиве организации:
Отчет «Состояния документов»
Он помогает оценить полноту электронного архива – программа покажет отсутствие или наличие нужного документа в базе программы.
С помощью отчета вы может контролировать получение оригиналов документов от контрагентов.
Отчет «Анализ скан-образов»
По выбранному из списка отбору вы можете сформировать таблицу. Заполнив таблицу, проанализируйте указанные в ней данные.
Программа «Скан-Архив» создана для компаний, работающих с большим количеством важных бумаг. Программа упрощает процесс сбора, хранения, контроля документов. Автоматизация процессов – цель создания электронный архив документов. «Скан-Архив» имеет ряд преимуществ перед аналогичными программами, экономит рабочее время сотрудников и позволяет навсегда забыть об огромном количестве первички и занятых ими рабочих помещениях.
Представьте, что сможете освободить массу времени, исключив долгий поиск необходимой документации в специально оборудованном для нее помещении. Важные бумаги будут всегда доступны в вашем компьютере, что, к тому же, позволит подготовиться к разнообразным проверкам всего за 15 минут. Загруженная вами первичка перестанет теряться, а также не будет подвержена механическим повреждениям, в отличие от привычного способа хранения, к примеру, на складе.
Все это возможно реализовать с помощью программы «Скан-Архив» – используя ее, вы сэкономите значительную часть своего рабочего времени и перестанете волноваться из-за случайной потери важной документации
|
|
| «Скан-Архив» – ваша программа для электронного архива документов |
| Смотреть демонстрацию |
