Главная
Электронный архив документов

Зачем нужен электронный архив документов?

Контроль документов является актуальным вопросом для компаний, работающих с большим количеством первичных документов. Чем крупнее компания, тем больше документации нужно контролировать. В такой ситуации бумажный архив постепенно становится неактуальным. Возникает вопрос оптимизации хранения бумаг.

Решает проблему электронный архив документов.

картинка с девушкой

Преимущества электронного архива

Это удобно. С электронной копией работать легче – копию не нужно искать в архиве.
Простота поиска. Любой необходимый документ загружается в электронный архив, а потом можно получить скан-копию.
Сохранность данных. Использование электронного архива позволяет работать не с оригиналами документов, а с копиями. Копии не повреждаются и не теряются, что часто происходит при использовании бумажных версий. К преимуществам электронного архива можно отнести отсутствие изнашивания хранящихся в нем сканов. Электронный архив документов позволяет создавать резервные копии, которые можно восстановить при необходимости.
Экономия времени. Больше не придется ходить в специально оборудованное помещение, чтобы несколько часов искать там какой-либо важный документ. С электронным архивом это становится возможным – вся загруженная первичка находится в компьютере.
Оперативность. Качественные программы для электронного архива помогают в течение 15 минут готовиться к любым проверкам.

Хотите автоматизировать поиск документов?

Со «Скан-Архивом» вы можете найти скан-копию документа за несколько кликов мышкой. Оставьте заявку на консультацию о продукте.

Оставить заявку

Каким должен быть электронный архив?

Электронный архив документов является комплексным решением, не все системы соответствуют критериям. Электронный архив документов мы рассмотрим на примере программы «Скан-Архив».

мужчина с лупой

Преимущества программы «Скан-Архив»

«Скан-Архив» отвечает всем требованиям, предъявляемым к электронной документации:

Требования к электронному архиву Возможности программы «Скан-Архив»
Система электронного архива позволяет совершать загрузку с минимальными временными затратами. Вся первичка хранится в едином месте, процесс поиска тоже не будет занимать лишнее время. Быстрый поиск и загрузка. «Скан-Архив» удобен в использовании – загрузка и поиск документов в данной программе займет минимум вашего времени.
Электронный архив должен быть максимально надежным способом хранения, чтобы вы всегда могли отследить наличие документа в базе. «Скан-Архив» позволяет контролировать наличие нужной документации в электроном архиве.
Любая неверно заполненная деталь может повлиять на результаты деятельности всей организации. Поэтому для электронного архива функция поиска ошибок в документе будет преимуществом. «Скан-Архив» будет выявлять недочеты, которые могут присутствовать в оцифрованной и загруженной вами документации. Это удобно и практично для любой организации. Если вы забудете поставить важную печать программа укажет вам на это автоматически.
Электронный архив позволяет выгрузить всю необходимую первичку быстро и в любое время. После выгрузки с ней можно проводить те же операции, что и при использовании других носителей: отправлять по почте, распечатывать, создавать папки для разных адресатов, переносить нужные копии в них и так далее. Программа предоставляет вам функцию «опись документов» значительно сэкономит ваши временные ресурсы, создавая электронную опись скан-копий. Не придется делать это вручную, а хранящиеся в архиве копии можно выгрузить в отдельную папку для определенных контрагентов, отправить по электронной почте или распечатать.
Работа с документацией – это непростой процесс, а сделать его проще и понятнее поможет грамотно разработанный рабочий интерфейс. Система хранения электронных копий должна быть понятна пользователю с первого взгляда и без лишних объяснений. «Скан-Архив» имеет удобный интерфейс, в котором легко разобраться и работать в дальнейшем.
Программа для создания электронного архива документов должна работать быстро. «Скан-Архив» позволит хранить загруженную первичку на сервере, что позволяет не утяжелять базу «1С» и не замедлять ее работу. Вы сможете легко контролировать входящие и исходящие электронные копии в привычном интерфейсе вашей «1С».

Как усилить контроль возврата первичных документов?

Программа «Скан-Архив» позволяет отслеживать получения первичных документов от контрагентов. Узнайте больше о программе на демонстрации.

Смотреть демонстрацию

Как работает «Скан-Архив»?

После выбора программы для хранения электронных документов нужно разобраться в ее функционале. «Скан-Архив» легко использовать: не потребуется запоминать ненужную информации.

Как работать в данной программе и создать электронный архив?

Загрузка документации в электронный архив производиться в два этапа:

Сканирование

Бумажный документ проходит процедуру оцифровки и преобразовывается в электронный формат. Быстро отсканировать большое количество бумаг поможет потоковый сканер.

Анализ

Программа выделяет на копии штрихкоды. В процессе анализа отсканированная страница разворачивается так, что текст на ней занял нормальную ориентацию. Нераспознаваемые электронные копии не нормализируются программой автоматически, но пользователь может сделать это вручную.

Быстрый поиск в электронном архиве

Необходимые копии в программе находятся с помощью фильтров:

  • Период (дата, когда был получен скан).
  • Типы печатных форм.
  • Юридическое лицо.
мужчина ищет

Работа с входящими документами.

«Скан-Архив» распознает документы по реквизитам контрагентов, затем скан-копия прикрепляется к документу, который находится в базе «1С». Процесс происходит таким образом:

Нужно передать оригиналы документов контрагенту

Отправляете документ на печать – на документ наносится штрихкод

Документы получает и подписывает ваш контрагент

Далее контрагент возвращает вам документ, программа его распознает и заносит в базу по штрихкоду.

Работа с исходящими документами.

При печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. Вы отправляете его контрагенту, который получает оригинал в электронном виде и подписывает его. При возврате он распознается по указанному штрихкоду и прикрепляется к карточке в базе «1С». Алгоритм работы следующий:

Контрагент передает документы со своими реквизитами

При возврате скан распознается по реквизитам контрагента

Скан прикрепится к карточке оригинала в база «1С»

Анализ возможных ошибок. После загрузки документов «Скан-Архив» проверит, стоят ли все нужные подписи и печати. Если программа находит ошибку, вы получаете уведомление.

Создание описи документа. Данная функция чаще всего используется для предоставления копий необходимых копий в налоговую или контрагентам организации для сверки данных. В программе «Скан-Архив» эта процедура занимает совсем немного времени.

  • Выгрузка в нужную папку
  • Отправка по электронной почте
  • Распечатка

Отчеты в программе «Скан-Архив»

Программа «Скан-Архив» предлагает пользователям два вида отчетов, предназначенных для контроля первичных документов в электронном архиве организации:

отчет
Девушка с лупой

Отчет «Состояния документов»

Он помогает оценить полноту электронного архива – программа покажет отсутствие или наличие нужного документа в базе программы.

С помощью отчета вы может контролировать получение оригиналов документов от контрагентов.

Девушка с лупой

Отчет «Анализ скан-образов»

  • Период – выделяет сканы за определенный период.
  • Организация – разделяет документы по организациям.
  • Контрагенты – отбор сканов по контрагентам.
  • Виды объектов - список документов определенного вида.
  • Типы печатных форм - отбирает документы по печатным формам.
  • Примечания – разделяет документы по примечаниям к сканам.
  • Сеансы сканирования – программа покажет документы по сеансам сканирования.
  • Ответственные – разделяет документы по ответственным за них лицам.

По выбранному из списка отбору вы можете сформировать таблицу. Заполнив таблицу, проанализируйте указанные в ней данные.

Программа «Скан-Архив» создана для компаний, работающих с большим количеством важных бумаг. Программа упрощает процесс сбора, хранения, контроля документов. Автоматизация процессов – цель создания электронный архив документов. «Скан-Архив» имеет ряд преимуществ перед аналогичными программами, экономит рабочее время сотрудников и позволяет навсегда забыть об огромном количестве первички и занятых ими рабочих помещениях.

Представьте, что сможете освободить массу времени, исключив долгий поиск необходимой документации в специально оборудованном для нее помещении. Важные бумаги будут всегда доступны в вашем компьютере, что, к тому же, позволит подготовиться к разнообразным проверкам всего за 15 минут. Загруженная вами первичка перестанет теряться, а также не будет подвержена механическим повреждениям, в отличие от привычного способа хранения, к примеру, на складе.

Все это возможно реализовать с помощью программы «Скан-Архив» – используя ее, вы сэкономите значительную часть своего рабочего времени и перестанете волноваться из-за случайной потери важной документации

Бесплатная консультация