Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации
Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его
заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный
сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки
документов.
Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить
быстрое попадание документов к ответственным лицам.
Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер
Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда
поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был
зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений,
повторно регистрировать его не нужно.
Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.
Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов
Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию
документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования,
сроки согласований.
Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного
процесса согласования.
Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать
Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не
должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по
наиболее короткому пути.
Правило 5. Делегируйте право подписи
Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов
по различным направлениям.
Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей,
а также значительно сократить срок движения документов в организации.
Правило 6. Разделяйте документы на потоки
Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить
3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять
дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или
представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и
представительств, от контрагентов.
Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и
ускорить его в несколько раз.