Центр консультаций по автоматизации документооборота «ГЭНДАЛЬФ»

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Данный подход автоматизирует документооборот и все бизнес-процессы предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

СЭД бывают нескольких видов, в зависимости от цели, с которой организация внедряет электронный документооборот.

Электронный архив

Такой архив решает проблему физического доступа к документам для крупных организаций с филиалами в разных городах.

В электронном архиве хранятся те же документы, что и в бумажном, только в оцифрованном виде. Их можно рассортировать по различным критериям и организовать удобный поиск по данным внутри самого документа, а не только по его признаку.

Workflow и ECM-системы

Workflow – система электронного документооборота, которая координирует выполнение задач в рамках бизнес-процессов компании.

ECM-система – гибрид системы документооборота workflow и электронного архива. Отвечает не только за маршрутизацию процессов, которые раньше бы оформлялись с помощью бумажных документов, но и хранит важные файлы, организовывает сотрудникам удаленный обмен знаниями. Иногда включает также CRM-систему – хранит историю взаимодействия с клиентом и позволяет ее контролировать.

Система электронного документооборота ЭДО

С помощью этой СЭД документы изначально существуют в электронном виде и подтверждаются электронными эквивалентами подписи (ЭЦП). Такие документы имеют законодательно закрепленную юридическую силу (если подписаны подходящей электронно-цифровой подписью) и могут использоваться для переписки с государственными контролирующими органами или контрагентами.

Пример программы для создания системы электронного документооборота ЭДО – «1С-ЭДО».

Критерии, которые помогут понять, подходит ли вам СЭД или нет:

• Объем хранения данных.
• Процедуры автоматизации контроля.
• Структура организации, применяющей СЭД.
• Существующий бумажный архив.
• Возможность доработки программы под нужды организации.
• Удобство поиска.
• Требования к безопасности.
• Неудовлетворительная текущая система документооборота.

Подробнее узнать о каждом из критериев вы можете по ссылке.

Функциональные требования

Общие:

• Обеспечение создания электронных документов.
• Возможность добавления комментариев к документам.
• Создание связей между документами.
• Управление проектами документов (согласование, подпись).
• Контроль исполнения документов.
• Обеспечение отчетности и анализа.
• Обеспечение печати электронных документов, метаданных.
• Коллективная обработка документов.
• Поиск документов.
• Хранение и классификация документов.
• Отправка уведомлений и оповещение пользователей.

Специальные:

• Создание дискуссий по документам.
• Сравнение содержания документов (в том числе графических).
• Возможность комментировать содержание с помощью выделения в тексте.
• Массовая загрузка документов в систему.
• Импорт документов из унаследованных систем документооборота.
• Публикация определенных видов документов на портале.

Требования по интеграции

Общие:

• Интеграция с корпоративной почтовой системой, MS Office.
• Интеграция с LDAP.

Специальные:

• Интеграция с системами ERP\CAD\CRM\OCR.
• Синхронизация данных справочников с различными системами (по времени, по событию).
• Формирование протокола/сообщения о загруженных/незагруженных объектах при синхронизации справочников.

Требования по безопасности

Общие:

• Возможность получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией.
• Возможность блокирования работы отдельных пользователей.
• Управление правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям.
• Возможность определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения НСД.
• Поддержка интегрированной доменной аутентификации.
• Поддержка рабочего места администратора безопасности и необходимые средства оперативного контроля и воздействия.
• Проблемы внедрения системы электронного документооборота.

Специальные:

• Проверка ЭЦП на любом документе.
• Вывод водяных знаков при печати документов.

• Непонимание: «зачем нам нужна СЭД?». Бывает так, что персонал не до конца понимает, зачем внедряется СЭД, и поэтому не заинтересован в ее использовании. Когда половина сотрудников работает с использованием СЭД, а половина – нет, задержки и потери остаются, что снижает эффективность в разы и тормозит формирование единой централизованной системы.
• Нежелание обучаться новому. Проблема возникает, когда сотрудники не хотят отказываться от привычного метода работы и осваивать новый, боясь излишнего контроля своей деятельности со стороны руководства.
• Фактор директора «светского типа». Нежелание работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Придание электронному документу юридической силы. С момента появления ЭЦП стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Но зачастую правовые документы вызывают беспокойство, и руководство требует сопровождать их бумажными копиями с «реальной подписью».
• Взаимодействие с «бумажным» миром. Чаще всего информация поступает из других организаций на бумаге. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира попали во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого приходится приобретать сканеры.

Читайте подробнее по ссылке о проблемных ситуациях, которые возникали у пользователей при внедрении СЭД.

Существует 5 задач, с которыми электронный документооборот уже справляется лучше, чем традиционный.

1. Быстро находить и передавать документ.
2. Хранить документ, не теряя его качества.
3. Ограничивать доступ к документу для узкого круга лиц.
4. Контролировать документооборот и с ним – внутренние работы преприятия.
5. Экономить ресурсы компании.

Читайте подробнее о том, как решает эти задачи СЭД, в статье.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Ведение документооборота в организации включает ряд важных задач:

• выделить деньги на бумагу, заправку картриджа и почтовую/курьерскую отправку;
• потратить время на отправку документов, внесение данных в учетную систему;
• проконтролировать возврат бумаг;
• избавиться от ошибок и опечаток, допущенных при переносе информации с бумажных носителей.

При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) в компании происходит:

• Снижение материальных затрат.
• Уменьшение времени на выполнение базовых процессов.
• Снижение рисков просрочки.
• Повышение эффективности работы компании.
• Увеличение контроля над исполнением задач.