Главная

6 способов испортить всё при внедрении СЭД

7000 4500
Получите пробный период
Скан-Архива на 1 месяц
за 7000 4500 руб.
до 26 августа
*
*

У систем электронного документооборота достаточно плюсов. Но среди тех, кто начинает пользоваться СЭД, иногда возникают и ярые противники, которые называют любую систему работы с электронными документами бесполезной и сетуют на потраченные деньги и время.

«Странно,» – подумали мы и решили провести опрос среди предпринимателей, разочаровавшихся в программах электронного документооборота. И вот что мы выяснили.

1. За проект отвечали 5 сотрудников

Мнение клиента

«Со стороны нашей компании мы выделили несколько ответственных сотрудников, которые помогали внедренцам разобраться, как устроен документооборот в организации и что мы хотим улучшить. Сюда вошли главный бухгалтер, глава финансового отдела и руководитель отдела кадров – в эти отделы СЭД внедряли в первую очередь, старший системный администратор и ведущий менеджер по закупкам ПО. Но ответственного за проект в этой группе не было – и каждый стал тянуть одеяло на себя. Учитывая, что консультации по внедрению и все правки в техническое задание оплачивались, бюджет внедрения в итоге невероятно раздулся».

Выход в этой ситуации – назначать единственного ответственного за проект и оставлять за ним последнее слово. Внедрение СЭД обычно затрагивает всю компанию, и учитывать интересы наиболее активно взаимодействующих с ней отделов нужно – но лучше в качестве консультантов.

2. Не оценили бюджет и сроки

Мнение клиента

«С ходу решили переводить всю компанию на электронный документооборот, так как крупный партнер-вендор поставил такое условие. Решили разработать свою программу, которая и внутренний документооборот обеспечит, и внешний, и присоединить к ней бухгалтерский архив. В итоге стало понятно, что эта амбициозная задача нам не по зубам, и надо было сразу брать готовые решения. К стоимости этих решений уже следовало добавлять цену сервера и услуг по настройке».

Учтите, что СЭД – это не только оплата лицензии программы документооборота (кстати, проверьте, бессрочная она или всего на 1 год), но и услуги на ее установку и настройку, и, возможно, обновление аппаратного обеспечения – серверов, которые будут обеспечивать работу СЭД. Добавьте сюда финансовые, человеческие и временные траты на оцифровку и внесение документов в систему, а также затраты на обучение пользователей.

3. Сначала внедряли сами

Мнение клиента

«Что сказать – решили сэкономить, пытаясь внедрить электронный документооборот самостоятельно. В процессе наш программист уволился, и нам пришлось нанимать двух фрилансеров, чтобы они разобрались в его работе. Если честно, проще было начать проект с нуля. Еще проще – не изобретать колесо и воспользоваться готовым решением».

Иногда положиться на опыт внедренцев компании, которая давно работает с системами электронного документооборота, гораздо дешевле, чем пытаться обойтись своими силами.

А установленное готовое решение будет проще поддерживать: вы не будете привязаны к конкретному сотруднику, занимавшемуся настройкой программы, вам поможет любой из специалистов обслуживающей компании.

4. Внедрили систему только для отдела кадров

Мнение клиента

«Решили, что основные документы всегда оседают в кадровом отделе, там были большие проблемы с документооборотом. Внедрили программу. В итоге она была бесполезной, потому что до кадров документы проходили еще много инстанций».

С документами работают не только делопроизводители, не только кадры, бухгалтерия или юристы компании – обычно к их появлению причастны также менеджеры других отделов, руководители и прочие сотрудники. Поэтому надо продумать систему доступа сотрудников к электронному документообороту.

Даже если вы устанавливаете архив бухгалтерских документов, вам стоит позаботиться, чтобы документы могли оттуда получить не только бухгалтеры, но и, например, менеджеры (особенно если с счетами-фактурами хранятся договоры, какие-то сопроводительные документы).

5. Навязывали новую систему сотрудникам без обучения

Мнение клиента

«Внедрили ЭДО, сотрудников поставили перед фактом. Через месяц – саботаж. Создают бумажные документы по старинке, так проще и быстрее. И смысл был в этой системе?».

Если сотрудников не подготовить к тому, что создание и учет документов теперь происходит в электронном виде, они вполне естественно будут сопротивляться новшествам.

Лучше всего – выделить для каждого отдела ответственного за работу с СЭД, обучить его с помощью компании, внедряющей систему, и дальше с их помощью обучить остальных сотрудников. Так снизятся затраты на обучение, а сотрудники будут чувствовать уверенность в том, что им помогут разобраться, если возникнут трудности.

6. Не составили регламент

Мнение клиента

«Внедряли бухгалтерский архив для контроля документов через «1С». К отчетности начался хаос: одни документы внесли, другие не внесли, третьи зависли у контрагентов. Стало ясно, что с самого начала нужен был регламент: получаем пачку документов от контрагента, в конце недели все сканируем и вносим в программу. Дело занимает от силы 10 минут, но избавляет от головной боли потом».

Чтобы электронный документооборот принес порядок в вашу компанию, нужно сначала обеспечить порядок работы с ним. В каждом отделе, кто использует СЭД, пропишите правила работы с системой, и используйте их уже на этапе обучения сотрудников. Тогда электронный документооборот в организации будет действительно полезен.

Составив список из шести основных причина провала при внедрении электронного документооборота в организации, мы пришли к выводу: недостаточно правильно подобрать СЭД для организации, нужно еще правильно ее приготовить. Возможно, чужие ошибки, перечисленные выше, позволят вам избежать лишних трат на доведение электронного документооборота до ума.

7000 4500
Получите пробный период
Скан-Архива на 1 месяц
за 7000 4500 руб.
до 26 августа
*
*

Возврат к списку

Заказать звонок

phone

Бесплатная консультация