Требования к архивному хранению документов в «1С»

В статье поговорим о том, что представляет из себя архив электронных документов и как подготовиться к его созданию. Ответим на следующие вопросы:

• Какие требования закон предъявляет к электронному архиву документов?

• Какие есть виды электронных документов?

• Где хранить электронные документы?

• Как передавать документы в архивную систему?

Преимущества архивного хранения документов в «1С»

Сдача электронного документа заканчивалась на указании в реквизитах, к какому делу он относится. Тем временем сами электронные документы продолжали храниться в СЭД – системе электронного документооборота.

Можно сказать, что архив оставаться бумажным: в него передавали либо бумажные документы, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (дисках) и прикрепляли к ним бумажную опись.

Но сейчас пойдет речь об электронном архиве, для которого бумажных вариантов документов не существует.

Какие требования предъявляют к электронному архиву документов?

Требования к документации, которая должна поступать в электронный архив, прописаны в TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В них указано, что для передачи цифровых документов в электронный архив нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело.

Опись прикладывается к делу, чтобы с ее помощью искать документы, например, для внесения изменений, обработки или уничтожения.

Как организовать архивное хранение в «1С»

Процесс схож с организацией хранения бумажных документов, но есть различия. Рассказываем, что важно сделать.

1. Проанализируйте виды электронных документов

Необходимо уточнить, какие электронные документы есть и продолжают создаваться в вашей организации, оценить их количество. Так вы сможете определить требования к хранению ваших электронных документов и далее сформировать номенклатуру дел.

2. Определите информационные системы-источники, из которых документы будут поступать в электронный архив

Во многих крупных организациях используются разные информационные источники, например, СЭД или ERP. Один и тот же документ имеет свой формат в зависимости от той системы, в которой находится, а также может находиться одновременно в разных информационных системах. Рекомендуем выбрать в качестве системы-источника ту, в которой электронный документ был изначально создан.

3. Определите, где будут храниться электронные документы

Обычно электронные документы хранятся в той системе, в которой были сформированы. Стоит ли для архивного хранения использовать оперативные информационные системы – вопрос актуальный до сих пор. Как вариант, можно выделить отдельную систему архивного хранения документов, чтобы:

• разгрузить хранилища оперативных ИС;
• организовать длительное хранение документов по единым требованиям;
• снизить стоимость хранения;
• снизить требования к SLA;
• упростить работу архивариусам и делопроизводителям.

4. Уточните момент передачи электронных документов в архив

Схема выглядит примерно так: работа с документом - оперативное хранение - архивное хранение.

То есть сначала ведется активная работа с электронным документом. Далее на протяжении определенного периода к документу все так же часто обращаются, дополняют метаданными, он хранится в оперативной информационной системе.

Когда работы с документом завершены, его передают в архивное хранение. Распорядительные документы – обычно в конце года, а бухгалтерские – после отчетного периода.

5. Зафиксируйте формат передачи электронных документов

Вот, что необходимо для передачи документа в электронный архив:

• документ должен быть в исходном формате, как и информация о его подписании;
• метаданные (в зависимости от вида документа, могут содержать важную информацию, на усмотрение самой организации);
• копия документа в специальном формате (например, PDF/A), благодаря которому документ можно воспроизводить в течение всего периода его хранения.

6. Сформируйте дела

Чтобы передать документы на хранение в электронный архив, необходимо сформировать их в дела.

В номенклатуре дел вы увидите все виды документов, которые есть в вашей организации, включая электронные.

Как сформировать дела?

Есть 2 варианта:

• Списать электронные документы в дела в системе-источнике. В архивную систему передать документы вместе с информацией о делах, к которым они относятся.
• Сформировать дела уже в самом электронном архиве документов, распределить документы во время приема. Для этого нужно передать общую номенклатуру дел организации в архивную систему. По традиции, источник такого справочника – система электронного документооборота.

7. Передайте электронных документов на хранение

Теперь можно передать электронные документы в архив, как с помощью СЭД (системы электронного документооборота), так и в архивной системе.

Какие преимущества получает организация с электронным архивом?

• Быстрый и простой доступ для сотрудников к документам (H3), которые находятся на хранении.
• Сохранность документов (H3), даже временного хранения (до 10 лет).
• Снижение нагрузки (H3) на оперативные хранилища
• Низкая стоимость хранения документов (H3) – к серверному оборудованию и системам хранения меньше требований по сравнения с требованиями к оперативным системам.