Мы рассказали о том, как проходит процесс организации документооборота глазами бухгалтера и менеджера. Но есть еще одно подразделение, которое заинтересовано в том, чтобы документы всегда были на месте. Это финансовая служба.
«Если в целом посмотреть на документооборот, то необходимость учета документов в том, чтобы полностью закрыть сделку. Сделка начинается с того, что вы с поставщиком договариваетесь, кто что хочет купить, и документально это оформляете. Для этого потребуется ряд документов: договор, исходящее платежное поручение, акт и т.д. Без закрывающих документов подтвердить закрытие сделки нельзя. В финансовой службе строго контролируют, чтобы не возникло ситуаций, когда, например, компания оплатила товар поставщикам, товары получили, но документального подтверждения нет»
Для того чтобы контролировать процесс документооборота, финансовая служба проводит обучения для сотрудников: как и когда возвращать документы, как вносить их в базу.
Зачем контроль над документами нужен финансовой службе
1. В базе должны быть достоверные данные об оплатах.
Это необходимо для того, чтобы финансовая служба могла построить корректный отчет о состоянии финансовых дел в компании и передать информацию руководителям и собственникам.
Например, оплатили поставку авансом. Контролируют закупку или отгрузку менеджеры, которых волнует поставка товаров, а вот наличие документов по этому процессу – куда меньше. Однако для завершения финансовой отчетности этот документ очень важен, так как позволяет видеть достоверную задолженность наших поставщиков.
«Мы вычисляем финансовый результат деятельности. Эта цифра играет большую роль. И вот по нашим данным у поставщика долг – 30 млн, а по факту на 29 из них просто документов нет. Клиентом они или утеряны, или просто не возвращаются. Мы думаем: «Ого, может, с него потребовать эти деньги?» А потом оказывается, что поставщик нам ничего не должен, но, с другой стороны, он не прав. С точки зрения анализа и учета, принятия решений вовремя возврат документов очень важен. «Скан-Архив» помогает отслеживать, все ли документы по сделкам на месте, и не стоит ли напомнить о них менеджеру. Чтобы тот, в свою очередь, запросил возврат документов у контрагентов»
Как наладить систему контроля документов с помощью «Скан-Архива»?
Смотреть видео2. Документы может запросить банк.
Для некоторых крупных сделок компании может потребоваться банковская гарантия. Банковскую гарантию можно получить под конкретный контракт с конкретным клиентом. А для этого нужно, во-первых, предоставить договоры с этим клиентом, а во-вторых, доказать, что компания раньше работала с этим контрагентом и выполняла обязательства.
«Банку нельзя рассказать, что мы классная крутая компания, 4 место на рынке среди франчайзи «1С», имеем больше 20 000 завершенных проектов. Им нужны доказательства по факту. Договор есть, документы есть, акт есть – значит, все выполнили. Если все наши услуги оплачены, значит, мы надежный контрагент, выполняем в сроки свои контракты. Соответственно, нам можно доверять и выдавать дальше банковские продукты. Когда мы делаем банковские гарантии, у нас запрашивают 5 крупнейших наших поставщиков и покупателей. Договор не так сложно найти. Но если где-то незакрытые работы, получить банковскую гарантию было бы проблематично. Однако все под контролем – налаженная с помощью «Скан-Архива» работа внутри компании дает нам сделать вывод об этом»
3. Актуализировать финансовые данные, не обращаясь к менеджерам.
Помимо анализа текущей ситуации, финансовая служба может наводить порядок и в прошлых периодах. Здесь бывают ситуации сложнее, чем в первом случае. Например, когда ответственный сотрудник уже не работает в компании или по какой-то другой причине не может прояснить ситуацию со сделкой. Управление финансами без должных документов усложняется.
«Финансовая служба в нашей компании отвечает за исправления в расчетах. И иногда бывает так, что расчеты какие-то старые, непонятные. Нам рассказывают: «Мы сначала выпустили РТУ на эту сумму, отправили клиенту. А потом что-то поменяли в базе, зачем – не помним, а ответственный сотрудник уже уволился…» Но благодаря стандарту контроля документов «Скан-Архиву» всегда можно посмотреть, что было в оригинале документа, через прикрепленный скан. Ведь если клиент подписал документ, то данные в документах должны быть одинаковыми»
Польза для компании
1. Экономия средств
Для полного возмещения НДС компании необходимо предоставить все финансовые документы по завершенным сделкам. Усиленный контроль позволяет бухгалтерам быстро сформировать пакет документов, найти недостающие и запросить их у ответственных лиц. Таким образом, компания может возместить полную стоимость и сэкономить средства.
2. Прозрачность в контроле
Скан-Архив позволяет в пару кликов сформировать отчет о документах по дате, контрагентах или реквизитах, увидеть, какие документы вернулись, а какие нет, проверить наличие подписей и печатей и найти ответственного менеджера.
3. Мотивация сотрудников
Программа также позволяет настроить мотивационную систему для менеджеров, так как в Скан-Архиве можно сформировать статистику по каждому сотруднику.
Хотите увидеть, как работает «Скан-Архив»?
Закажите индивидуальную демонстрацию возможностей программы
