Как доработка превращает сканирование в «1С» в управляемый процесс с контролем черновиков

Все начинается с первичных документов. Без них бухгалтерия не сделает ни шага: это и договор, и накладная, и акт — вся картина бизнеса складывается из этих, казалось бы, простых бумажек. Но когда они в статусе «черновик» — без подписи, без печати, без ясности — начинается настоящая головоломка.

Черновики накапливаются. Их много. Они похожи на обычные документы, но не могут использоваться в учете. Это создает путаницу, мешает управлению данными, тормозит сдачу отчетности и повышает риски налоговых санкций. Бухгалтерия тратит часы на поиск нужного документа, сверку статусов и ручную обработку.

Расскажем, как один из наших клиентов получил решение подобной проблемы с помощью специальной доработки.

Почему контроль первичных документов — это не формальность, а вопрос безопасности

В любом бизнесе первичные документы — это фундамент. Без них невозможно ни начислить зарплату, ни подтвердить отгрузку, ни защититься на налоговой проверке. Они фиксируют каждый шаг компании: от получения товара до оказания услуг. Но есть одна особенность, с которой сталкиваются все бухгалтерии — черновики. Именно они часто становятся источником путаницы и ошибок.

Первичка — это точка опоры

Каждый документ, поступающий в бухгалтерию, должен быть оформлен строго по требованиям. Подпись, печать, правильные реквизиты — это не бюрократия, а защита бизнеса. Отсутствует подпись — нет юридической силы. Нет даты — налоговая вправе отказать в вычете. Поэтому контроль за такими документами — не прихоть, а обязательное условие финансовой прозрачности.

Где возникает проблема

На практике ситуация выглядит иначе. В большинстве компаний ежедневно обрабатываются десятки, а то и сотни документов. Многие из них приходят в «сыром» виде: без подписи, без печати, с неполным набором полей. Это и есть черновики. И вот здесь начинается самое интересное:

• Количество черновиков накапливается, как снежный ком;
• Визуально они не отличаются от окончательных версий;
• Их нужно держать под контролем, но делать это вручную — сложно.

Что именно вызывает сбои

Когда в обороте десятки неоформленных документов, происходят системные сбои:

• Задержки в отчетности. Без подписанного акта невозможно закрыть сделку, сформировать книгу продаж или подтвердить вычет по НДС;
• Потеря времени. Сотрудники вынуждены по нескольку раз возвращаться к одним и тем же документам, выясняя их статус;
• Ошибки. Черновик может случайно попасть в базу как окончательный документ, а это уже риск доначислений и штрафов;
• Избыточная ручная работа. Бухгалтерия превращается в сортировочный цех, где основная задача — найти нужный файл, а не анализировать данные.

Когда беспорядок входит в привычку

Со временем компании начинают мириться с этим хаосом: кто-то заводит отдельные таблицы, кто-то разносит статусы вручную, кто-то просто надеется «не забыть». Но это не управление, это выживание. А любые попытки навести порядок без системного решения только усугубляют ситуацию: больше сотрудников, больше инструкций, больше запутанности.

Почему черновики — скрытая угроза?

На первый взгляд — обычный документ без подписи. Но когда таких документов становится десятки или даже сотни, они начинают незаметно подтачивать всю систему управления и тормозить работу бизнеса.

• Срыв сроков отчетности. Когда документ еще не подписан, он не может быть включен в отчетность. И даже если по содержанию он готов, отсутствие печати или подписи делает его бесполезным. И вот — отчет нужно сдавать завтра, а нужные документы все еще «висят» в статусе черновика. В итоге бухгалтер не спит ночами, а отчеты сдаются в последний момент. Или с опозданием — а это уже повод для штрафа.

• Повторная работа над уже сделанным. Сотрудники возвращаются к одним и тем же документам по несколько раз: сверяют, уточняют, проверяют статусы. Это как день сурка — документ уже почти оформлен, но из-за отсутствия подписи он требует повторной обработки. Такая ситуация отнимает часы, которые могли бы пойти на более важные задачи: анализ, планирование, контроль.

• Рост ошибок и штрафных рисков. Когда в потоке много неоформленных документов, легко ошибиться: можно случайно провести черновик как финальный, забыть внести изменения, либо вовсе потерять документ. В условиях дедлайнов и большого объема данных это приводит к ошибкам. А ошибка в бухгалтерии — это штраф, претензия, блокировка расчетов, проблемы с налоговой.

• Перегрузка систем и людей. СЭД и другие системы управления документооборотом не всегда рассчитаны на большие объемы черновых документов, особенно если они не структурированы. В результате — «тормоза», дубли, путаница, сбои. Сами системы начинают работать медленнее, а сотрудники — уставать быстрее.

• Хаос вместо управления. Когда непонятно, что подписано, что в черновике, а что вовсе утрачено — это уже не управление, а борьба с хаосом. Руководители вынуждены вводить дополнительные согласования, пересматривать процессы, усиливать контроль — а все потому, что нет нормального механизма обработки черновиков. Вместо стройной схемы — отдельные таблицы, ручные метки, куча правил «для своих». Это перегружает и людей, и систему. А главное — мешает работать.

Черновики сами по себе не проблема. Проблема — в их количестве, отсутствии статуса и контроля. Без автоматизации и понятного инструмента для управления такими документами бизнес теряет время, деньги и уверенность в процессе.

Как решили проблему: кейс доработки для «Скан-Архива»

Один из наших клиентов — крупная компания с активным документооборотом. Каждый день через нее проходит до 1000 документов, и почти треть из них — черновики: без подписей, печатей и права на проведение. В существующих системах управления работать с ними было сложно: приходилось вручную сверять статусы, заводить отдельные Excel-файлы и постоянно перепроверять, можно ли уже включать тот или иной документ в учет.

СЭД не справлялись. Статус «черновик» в большинстве решений либо отсутствовал, либо не давал никакой автоматизации. Все приходилось делать вручную.

Мы предложили простое и эффективное решение — доработку в «Скан-Архив»: кнопку «Обработать черновики».

Что умеет новая кнопка

Эта небольшая деталь полностью изменила процесс управления документами:

• Черновики загружаются в отдельные папки — больше не нужно путаться, все сразу распределяется;
• После загрузки система автоматически запускает распознавание: определяет, что это черновой документ;
• Одним нажатием пользователь присваивает всем загруженным файлам статус «черновик», система сама добавляет необходимые реквизиты;
• Риск преждевременного подписания или потери таких документов исключается;
• Все черновики можно отфильтровать, отсортировать, найти по параметрам — и все это без лишней ручной работы.

По сути, мы перевели неудобный, нестабильный процесс в структурированную систему — с понятным сценарием, статусами и прозрачностью.

Что клиент получил в результате

После внедрения доработки ситуация изменилась кардинально. Простое на первый взгляд решение дало ощутимый результат — как в цифрах, так и в восприятии процессов внутри команды. Перечислим изменения.

1. Сокращение времени обработки документов на 40%. Черновики теперь обрабатываются автоматически: один клик — и документы помечены нужным статусом, разнесены по папкам, видны в системе. То, что раньше занимало часы, теперь решается за минуты.
2. Минимизация ошибок, связанных с черновиками. Ранее часть документов ошибочно попадала в работу без подписей. Сейчас система четко разграничивает черновики и финальные версии, поэтому риск случайной ошибки практически исключен.
3. Снижение ручной нагрузки на бухгалтеров. Специалисты больше не тратят время на перепроверки, сверки и уточнения. Это позволило освободить ресурсы для более важных задач — подготовки отчетности, контроля расходов, анализа данных.
4. Разгрузка системы управления документооборотом. Благодаря упорядочиванию статусов и устранению дублирующих процедур уменьшилась нагрузка на СЭД. Система работает стабильнее, а поток документов стал предсказуемым.
5. Повышение прозрачности процессов. Теперь видно, где находится каждый документ, кто с ним работает, в каком он статусе и готов ли к следующему этапу. Это повысило общий уровень контроля и снизило число внеплановых уточнений между отделами.

В результате компания, ежедневно обрабатывающая тысячи документов, перешла от хаоса в работе с черновиками к четкому и управляемому процессу.

Интеграция — без сложностей

Любое изменение в документообороте должно вписываться в существующие процессы. Особенно это важно для компаний, работающих в экосистеме «1С» и других ERP-решениях. Доработка для работы с черновиками была изначально спроектирована так, чтобы не ломать привычные сценарии, а дополнять и усиливать их.

Прямая связка с «1С»

Доработка интегрируется с типовыми конфигурациями «1С», в том числе с «1С:Бухгалтерия», «1С:Документооборот», «1С:УНФ» и другими решениями. Это значит, что документы, обрабатываемые в «Скан-Архиве», могут автоматически передаваться в «1С» с нужным статусом, без лишнего ручного вмешательства. Все данные по документу — включая статус «черновик» — становятся частью сквозного бизнес-процесса.

Переключение статусов — прямо в потоке

Система поддерживает возможность гибкого переключения между статусами документа. Например, сначала он попадает в архив как черновик, а после получения подписи — переводится в статус «готов к проведению». Это не требует повторной загрузки или дублирования. Все изменения происходят в рамках одного непрерывного потока, с сохранением всех реквизитов и истории изменений.

Четкое разделение черновиков и финальных версий

Важно, что в рамках интеграции сохраняется структурное разграничение: черновики и окончательно оформленные документы обрабатываются по разным правилам, хранятся в разных папках, но остаются частью общей системы. Это исключает путаницу, облегчает поиск и формирует единый подход к управлению документами — независимо от их текущего статуса.

Итого: автоматизация, контроль, порядок

Эта доработка — не просто функционал, это:

• Автоматизация рутинных задач;
• Четкое управление документами в любой стадии;
• Минимизация ошибок и утрат;
• Гибкость под бизнес-процессы клиента;
• Полная прозрачность по статусам, папкам, версиям.

Если у вас в день проходят десятки или сотни черновиков, это решение экономит часы работы, снижает стресс в команде и убирает человеческий фактор.