«Скан-Архив»

Технические требования к программе

• Конфигурации, которые поддерживает «Скан-Архив»

  Встраивание «Скан-Архива» возможно в конфигурации, которые работают на платформе «1С:Предприятие 8.2» (релиз 8.2.16 и выше) или 8.3.

  Основные справочники, используемые в качестве реквизитов объектов «Скан-Архива», содержат: «Организации», «Контрагенты», «Пользователи».

  Возможно встраивание в следующие типовые конфигурации:

  • «Управление производственным предприятием, редакция 1.3» (УПП 1.3)
  • «Комплексная автоматизация, редакция 1.1» (КА 1.1)
  • «Управление торговлей, редакция 10.3» (УТ 10.3)
  • «Управление торговлей, редакция 11» (УТ 11)
  • «Бухгалтерия предприятия 2.0» (БП 2.0)
  • «Бухгалтерия предприятия 3.0» (БП 3.0)
  • «Бухгалтерия государственного учреждения 1.0» (БГУ 1.0)
  • «Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» (БГУ 2.0)
  • «ERP Управление предприятием, редакция 2.0» (ERP 2.0)

  Внедрение автоматизированной системы документооборота «Скан-Архив» требует изменения конфигурации учетной базы. То есть конфигурация перестанет быть полностью типовой, и для обновления конфигурации впоследствии потребуется участие специалиста по «1С». Сами изменения незначительные и могут быть выполнены любым специалистом по «1С» за 1-2 часа: это время необходимо для встраивания и первичной настройки механизмов «Скан-Архива». После этого в электронный архив можно будет вносить первый скан-копии документов.

• Системные требования программы электронного архива

  Для установки компоненты «Скан-Архива» необходимо наличие операционной системы новее Windows Vista: Win. 7, Win. 8, Win. 8.1, Win. 10, Win. Server 2008 R2, Win. Server 2012.

  Необходимый объем памяти для установки программы электронного архива будет зависеть от версии:

  • Версия «Скан-Архив» Базовый – 2 ГБ
  • Версия «Скан-Архив» Стандарт – 2 ГБ
  • Версия «Скан-Архив» ПРОФ – 4 ГБ

  Дальнейший объем памяти будет зависеть от способа хранения скан-образов документов, оцифрованных с помощью электронного архива. При необходимости место их хранения можно указать на удаленном сервере.

• Какое оборудование необходимо для организации электронного архива

  При организации электронного архива дополнительное оборудование не обязательно, однако для ускорения процесса введения при большом документообороте рекомендуем использовать потоковый сканер, поддерживающий протокол TWAIN 2.0. В этом случае при запуске нового сеанса можно указать извлечение скан-копий документов в потоковом режиме со сканера.

  Планшетный сканер тоже можно использовать: в этом случае нужно указать путь к папке на доступном устройстве, после чего автоматизированная система документооборота сможет извлечь скан-образы оттуда.

• Что входит в поставку «Скан-Архива»

  «Скан-Архив» поставляется в электронном виде (как набор файлов, включающий необходимые инсталляционные пакеты и документацию). В комплект входят все необходимые компоненты для автоматизации системы документооборота с помощью этой программы.

  В состав поставки «Скан-Архива» включены:

  • Настройки для «1С:Предприятия 8» (дополнение к учетной конфигурации, внешние отчеты и обработки).
  • Внешние программные компоненты.
  • Методические рекомендации по оптимальной организации процессов создания и использования «Скан-Архива», а также по выбору техники.
  • Демонстрационная база.
• Особенности автоматизации документооборота

  Особенности системы автоматизации документооборота и учета документов на базе «1С»

  «Скан-Архив» – это понятная бухгалтеру система отслеживания и хранения документов на предприятии. Система работает независимо от электронных систем делопроизводства, Workflow-систем или ECM. Решает данная автоматизированная система документооборота в первую очередь бухгалтерские задачи, и не связана с задачами CRM, внутренней перепиской и так далее. Поэтому в инфраструктуру компании система встраивается просто: как доработка для «1С».

  Однако автоматизация электронного архива с помощью «Скан-Архива» может оказать значительное влияние на бизнес-процессы компании. Устанавливая контроль над документами в бухгалтерии, вся компания снижает риск учащения налоговых проверок. Теперь бухгалтер знает, какие документы ему требуется запросить у контрагентов, чтобы в отчетность или при запросе предоставить проверяющим все необходимое. Помимо контроля, электронный архив в «1С» решает и основные задачи автоматизации документооборота: снижение затрат времени на поиск документов, экономия ресурсов при работе с архивом. Опыт других компаний по внедрению «Скан-Архива» подтверждает эффективность электронного архива.