Одно из основных преимуществ электронного архива – это то, что все сохраненные в нем документы можно очень быстро и просто собрать по заданному параметру и выгрузить из «1С». Например, для печати или отправки письмом в налоговую. Пока вы поддерживаете порядок в ведении электронного архива, для вас запрос документов из налоговой никогда не будет как «гром среди ясного неба».
Итак, почему быстро и просто? Доказываем на примере того, как работает «Скан-Архив».
Экспорт скан-образов
Сохраненные в «Скан-Архиве» скан-образы могут быть экспортированы в виде файлов или распечатаны. Обычное применение этой функции – предоставление копий финансовых документов в налоговые органы или контрагентам для сверки. Благодаря «Скан-Архиву» эта операция может быть выполнена за считанные минуты.
Для того чтобы экспортировать из «Скан-Архива» скан-образы, необходимо открыть форму экспорта. Это можно сделать двумя способами:
- В форме «Скан-Архива» выбрать команду «Экспорт» в разделе «Отчеты».
- В перечне дополнительных обработок учетной базы запустить обработку «Экспорт». Добавление этой обработки описано в «Руководстве по установке и настройке «Скан-Архива».
В открывшемся окне надо установить параметры для отбора документов базы (организацию, контрагента, период, при необходимости – требуемые типы печатных форм, установленное примечание) и нажать кнопку «Заполнить». Программа отберет все имеющиеся в базе документы, удовлетворяющие заданному отбору, и выведет их перечень.
В перечне отобранных документов флажками будут отмечены те, для которых в «Скан-Архиве» есть скан-образы (т.е. документы отсканированы и сеансы сканирования завершены). Эти документы готовы к экспорту. Остальные документы либо еще не внесены в «Скан-Архив», либо их оригиналы еще не возвращены контрагентом. Такие документы придется отрабатывать, как и раньше, вручную.
Отобранные из «Скан-Архива» скан-образы можно:
- выгрузить из «1С» в указанную папку;
- распечатать;
- отправить по электронной почте.
Выбор действия осуществляется с помощью списка в блоке «Действие с файлами».
При выгрузке из «1С» скан-образов в папку можно запустить автоматическую проверку, соответствуют ли они требованиям к сканам, предоставляемым в налоговые органы, и, если не соответствуют, — преобразовать их в требуемый формат.
В результате выгруженные скан-образы будут гарантированно готовы к отправке в налоговый орган, например, через сервис «1С-Отчетность».
Требования к файлам:
- Формат PDF, PNG, JPG или TIF.
- Разрешение от 150 до 300 точек на дюйм (если скан имел большее разрешение, «Скан-Архив» автоматически преобразует его к разрешению 300 dpi).
- Цветность 256 градаций серого цвета.
При отправке по электронной почте формируется письмо в Microsoft Outlook, к которому приложены все отобранные скан-образы.
Внимание: если учетная база работает в клиент-серверном режиме, то для отправки почтового сообщения со скан-образами непосредственно из «Скан-Архива» необходимо, чтобы Microsoft Outlook был установлен на том же сервере, на котором установлен сервер «1С:Предприятия». Если это по каким-либо причинам невозможно или нецелесообразно, можно экспортировать скан-образы в каталог и потом вручную формировать письмо (в Outlook или в другом почтовом клиенте, либо веб-клиенте) и прикладывать к письму выгруженные скан-образы.
Экспорт файлов электронных документов
Если в учетной базе включен обмен электронными документами (сервисы «1С-Такском», «1С-ЭДО»), то можно в одной форме выполнять экспорт как скан-образов бумажных документов, так и файлы электронных документов. Это еще одно преимущество выгрузки документов из «1С» при работе со «Скан-Архивом».
При включенном обмене электронными документами на форме обработки экспорта появляется флажок «Отбирать документы ЭДО».
Если флажок «Отбирать документы ЭДО» установлен, то при отборе документов для экспорта учитываются не только имеющиеся скан-образы, но и электронные документы статусом «Обмен завершен».
Важно: при включенном флажке «Отбирать документы ЭДО» доступно только одно действие с файлами документов — «Сохранить в каталог».
Таким образом, вы спасаете себя от всех неожиданных запросов документов, будь то запрос от руководства, контрагента или контролирующих органов: выгрузка документов из «1С» с электронным архивом очень удобна. Тратить время на сбор документов по бумажному архиву тоже не придется. Тем более, все документы уже отсканированы – а значит, ваша работа значительно упростится со «Скан-Архивом».
Смотрите на видео с вебинара «Секреты эффективной работы с документами», как выгружать документы из «1С» в один прием.
