Рассказываем, как с помощью штрихкодирования первичных документов проследить за их возвратом.
При работе с большим количеством первичных документов всегда есть риск потерять их или не получить обратно отправленные контрагенту копии. Отсутствие в архиве тех или иных документов может повлечь за собой ряд проблем, в том числе и при проверках налоговой. Взять под контроль исходящую документацию и исключить подобные инциденты поможет штрихкодирование документов.
После выгрузки из электронного архива нужного первичного документа на уже распечатанный экземпляр ставится специальный штрихкод, и после этого готовый документ отправляется контрагенту. При возврате подписанный документ распознается по проставленному штрихкоду, считывается сканером (либо после ввода сотрудником последних цифр штрихкода) и возвращается в архив. Работа с исходящими документами происходит по определенному алгоритму:
Выгрузка документа из электронного архива. Для отправки контрагенту необходимо найти нужный первичный документ в базе и отправить на распечатку. В процессе печати на документ ставится уникальный штрихкод, который будет актуален только для него.
Отправка адресату. После штрихкодирования документ отправляется заказчику для получения обратной связи.
Возврат документа. Адресат подписывает документ и возвращает один экземпляр обратно.
Регистрация документов. Получив подписанный контрагентом экземпляр, ответственный сотрудник регистрирует возврат документа в электронный архив. При этом процесс загрузки возвращенной копии в базу проходит очень быстро – сотрудник считывает сканером указанный штрихкод или осуществляет ввод последних цифр кода вручную, после чего программа электронного архива уведомляет о получении документа специальной отметкой. Документ появляется в базе и доступен для использования в любое время.
Хранение в архиве. После регистрации и ввода штрихкода в программу документ подшивается в архив и хранится в нем столько времени, сколько потребуется.
Для работы с большим количеством первичных документов использование данной операции будет актуально – вы всегда можете увидеть какие документы в наличии, а также осуществлять контроль возврата отправленных контрагентам документов.
Процесс штрихкодирования также упрощает поиск документов при проверке налоговой – вы сможете подготовиться к ней за 15 минут. Программа, используемая для создания электронного архива, найдет по нанесенному штрихкоду нужный вам документ, позволит вам выгрузить его и оперативно предоставить в налоговую.
Помимо этого, штрихкодирование документов позволяет взять под контроль ряд важных функций:
Контроль движения документов в системе. При использовании системы штрихкодирования документов вам на постоянной основе будет доступна информация о наличии в базе нужных документов и данные о перемещениях документов по контрагентам. Также вы легко сможете найти любой документ в базе «1С» по указанному на нем штрихкоду.
Быстрая загрузка. Полученные от контрагентов копии документов можно легко вернуть в базу «1С» – достаточно произвести ввод последних цифр указанного на копии штрихкода в программу или считать его специальным сканером.
Наличие оригиналов документов в базе. Штрихкодирование документов позволяет программе четко обозначить наличие той или иной копии в базе, проверить актуальность загруженных документов и исключить повторы. К тому же, штрихкодирование документов ускоряет процесс создания отчетов о наличии документов в базе «1С». Такие отчеты показывают, каких документов не хватает и позволяют вовремя инициировать их загрузку в электронный архив.
Актуальность загруженных оригиналов. Штрихкодирование первичных документов помогает определить, какие копии актуальны в данный момент и есть ли более новые версии искомых документов.
Контроль за потоком исходящих документов. Чтобы знать точное местонахождение отправленного вами важного документа, удобно использовать именно штрихкодирование. Благодаря этой процедуре время на поиск документа в базе значительно сокращается, а значит и возникшие по этому поводу проблемы получится решить быстрее. Штрихкодирование всех версий отдельных первичных документов избавит вас от необходимости сверять каждый символ в возвращенных документах.
Потоковый ввод. С помощью штрихкодирования можно организовать потоковый ввод всех входящих первичных документов в информационную систему. Собственный штрихкод или номер автоматически присваивается каждому документу, что позволяет ускорить процесс ввода документов в систему.
Можно сделать вывод, что штрихкодирование документов – это удобный и простой способ для контроля возврата документов, их наличия в базе или ввода в нее новых копий. Процесс штрихкодирования первичных документов может быть встроен в электронный архив. Разберем это на конкретном примере программы «Скан-Архив»
Штрихкодирование документов в программе «Скан-Архив» помогает идентифицировать документы после их возврата контрагентом. Это максимально надежный способ контроля важной первички для ее дальнейшего хранения. Для того чтобы использовать все преимущества штрихкодирования, ваши документы должны быть распечатаны из учетной базы с уже готовым штрихкодом. Процесс штрихкодирования документов может происходить по-разному, все зависит от вашей базы:
«Скан-Архив» встроен в вашу учетную базу.
В этом случае документы печатаются из базы по одиночке. Операция по штрихкодированию здесь является штатной и не требует дополнительных настроек или контроля со стороны ответственного сотрудника. В некоторых случаях печать первичных документов и их штрихкодирование можно производить массово, а не по одиночке.
«Скан-Архив» используется во внешнем режиме.
В этом случае документы печатаются из базы по одиночке. Операция по штрихкодированию здесь является штатной и не требует дополнительных настроек или контроля со стороны ответственного сотрудника. В некоторых случаях печать первичных документов и их штрихкодирование можно производить массово, а не по одиночке.
Штрихкодирование в программе «Скан-Архив» - это простая и удобная процедура для контроля возврата важных документов. Штрихкодирование помогает быстро распознать возвращенные контрагентами документы, сохранить их в архиве или же выгрузить из программы для дальнейшей работы. Помимо этого, здесь доступен потоковый ввод документов в информационную систему, что значительно ускорит процесс их загрузки.
«Скан-Архив» позволит вам взять под полный контроль работу с исходящими первичными документами, ввод новых копий в базу «1С», а также произвести штрихкодирование документов без использования дополнительных ресурсов.