Как вносить входящие документы с помощью «Скан-Архива»

Чтобы в документах был порядок, каждая организация разрабатывает правила работы с документами. Если организация внедрит «Скан-Архив», многие процессы станут легче: находить и контролировать документы поможет программное решение. Но в регламенты работы с документами понадобится внести некоторые изменения.

Что необходимо для работы со «Скан-Архивом»

1. База «1С»
2. Потоковый сканер
3. Место, где будут храниться сканы. Наши специалисты разработали «Скан-Архив» так, чтобы сканы не хранились в самой базе «1С». Это может перегрузить базу из-за большого объема файлов и повлиять на работу программы. При этом работать со сканами вы сможете в самой программе «1С».
4. Отдельный человек, который будет загружать документы в «Скан-Архив» – мы называем такого человека оператор «Скан-Архива». Почему один? Это необходимо для исключения путаницы и потери времени. Если несколько человек будут заниматься одной задачей, то некоторые документы могут сканироваться по несколько раз или не загрузиться вообще. Поэтому мы рекомендуем выделить на эту задачу только одного ответственного человека.

Рекомендации по работе с документами

1. Не скреплять документы между собой скрепками. Во многих организациях принято перед передачей документов контрагенту скреплять комплект документов степлером. Это удобно при работе с документами, но замедляет внесение документов в «Скан-Архив», поскольку оператору приходится тратить дополнительное время на раскрепление листов. Для упрощения процесса можно принять следующий вариант работы:
   • Менеджер печатает два экземпляра всех финансовых документов (экземпляр покупателя и собственный).
   • Экземпляр покупателя можно скрепить степлером, если это необходимо.

   Из собственных экземпляров:

   • Документы, на которые не требуется получать подпись и печать контрагента (например, счета-фактуры), ему не передаются, а сразу складываются менеджером в стопку для передачи оператору «Скан-Архива».
   • Документы, которые передаются контрагенту для получения его подписей и печатей, скрепляются обычными скрепками (не степлером).
2. Рекомендуем проставлять дополнительную информацию об оригинале, а именно – где он лежит. Так при необходимости вы сможете быстро отыскать оригинал, а также это поспособствует избежать путаницы в будущем.

Порядок работы с входящими документами в версии «Стандарт»

Механизмы «Скан-Архива» ориентированы, прежде всего, на обработку исходящих документов. Причина в том, что механизм идентификации документов построен на распознавании штрихкодов, а штрихкоды (в нужном формате) печатаются на документах в том случае, если документы распечатываются из этой же базы – то есть на исходящих документах. Для входящих документов (документы, которые подготовлены и распечатаны в другой информационной базе) этот способ не подходит.

В версии «ПРОФ» имеется возможность автоматической идентификации таких документов по ключевым реквизитам.

В версии «Стандарт» нет полностью автоматического сценария обработки. Но включение входящих документов в скан-архив возможно несколькими способами:

• Вручную указывать объект (документ или элемент справочника), к которому следует привязать скан-образ. В «Скан-Архиве» есть возможность сделать процесс более удобным за счет установки фильтра по видам и реквизитам объектов. Штрихкод автоматически появится на документе при прикреплении его к базе, и далее просто распечатать.

Порядок действий пользователя при обработке входящего документа в версии ПРОФ

1. Вы сканируете документы и грузите файлы в одну папку
2. В «Скан-Архиве» указывайте путь, откуда он должен загрузить файлы
3. «Скан-Архив» распознает документы по штрихкоду при его наличии и сразу подкрепляет в нужное место
4. Далее вы нажимайте «Распознать» и система считывает реквизиты, и сама их подкрепляет.

Почему мы рекомендуем версию ПРОФ?

При больших объемах документов в крупных компаниях наиболее ценным ресурсом становится время, так как на обработку документов уходит значительное количество времени, и уследить за всем становится просто нереально.

Многие компании в результате встречи проблем с управлением документами создают регламенты, нанимают дополнительных сотрудников, что приводит к еще большим затратам на выплату зарплат, обучение и тому подобное, но это не гарантирует результата. Человеческий фактор остается, и иногда он может сыграть злую шутку.

Использование ПРОФ версии позволяет оптимизировать работу с первичной документацией, усилить контроль и управление процессом, назначать ответственных и в любой момент за 15 минут проверить возврат документов.

Как «Скан-Архив» упростит вам работу

С этим решением ваша работа станет проще и спокойнее. И вот почему.

• Контроль документов. На каждый документ при печати наносится уникальный штрихкод. Входящие документы автоматически распознаются по форме и реквизитам. Возвращенные в бухгалтерию документы система распознает и прикрепляет к соответствующей карточке в базе «1С».
• Управление бумажными документами. Укажите путь к бумажному документу, если у вас несколько архивов. В случае наличия филиалов, укажите подразделение, где хранится оригинал.
• Потоковый ввод и автоматическое распознавание. При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает их и сортирует по типу и реквизитам контрагентов.
• Повышение эффективности работы сотрудников. Благодаря «Скан-Архиву» рутинные задачи займут значительно меньше времени. Все необходимые документы можно найти всего за пару кликов.

Преимущества работы с этим решением

• Быстрый поиск сканов. Рутинная работа с первичкой больше не будет занимать много времени – нужные сканы найдутся за 30 секунд.
• Массовая выгрузка сканов. Находите документы по реквизитам в «1С» и отправляйте все нужные скан-образы разом в папку или на e-mail.
• Порядок в документах. Вы всегда знаете, какой документ возвращен, а какой нужно запросить. Формирование сводного отчета становится очень простым.
• Автоматическая проверка. «Скан-Архив» автоматически проверяет форму, реквизиты, наличие печатей и подписей у возвращенных документов.
• Интуитивный интерфейс. «Скан-Архив» легко встраивается в уже существующую «1С», и наши специалисты проводят обучение по работе с программой.
• Не замедляет работу. Документы хранятся там, где вам удобно – на локальном компьютере, сервере или в облаке.
• Экономия времени. Программа сокращает время на выполнение рутинных задач, таких как поиск документов в архивах и их сбор.
• Переход на ЭДО. Даже если у вас есть контрагенты, которые не хотят переходить на ЭДО, вы сможете переводить бумажные документы в электронный вид и работать с их цифровыми версиями.