Компании поделились опытом решения приоритетных проблем, связанных с документами

Эра электронных документов набирает обороты. Возникает вопрос: исчезнет ли необходимость в бумажных носителях? Однозначного ответа нет.

С каждым днем бумаги становится меньше: введение электронной отчетности, документации труда, распространение электронного обращения документов, включая счета-фактуры и акты, подтверждает тренд. Тем не менее, многие малые предприятия переходят к электронному документообороту постепенно, и бумажные документы еще будут «в ходу». Но все же, и с бумажными документами возможно работать эффективно, решив ключевые проблемы устаревшей системы обработки.

Опрос среди 1000 наших клиентских компаний показал, что 812 средних и крупных бизнесов столкнулись с типичными проблемами управления документацией. Результаты представлены на фото ниже.

Также выявлены основные трудности в документообороте, с которыми сталкиваются организации. Поговорим о них подробнее.

Проблема № 1. Неопределенность бизнес-процессов

Невозможно гарантировать, что документ от партнера доставлен вовремя и в адекватном состоянии. Большую часть времени занимает согласование, подписание и отправка документов. Решением может стать ЭДО: подписание электронных документов упрощается, вносить изменения легче, а доставка занимает мгновения. Потеряться или повредиться такой документ невозможно. Некоторые сервисы предлагают ЭДО бесплатно, возможна консультация специалиста.

Проблема № 2. Трудности с поиском документов

Стандартизация после оцифровки упрощает поиск документов в базе, например, в «1С». Программа «Скан-Архив» позволяет удобно управлять первичными документами, хранить копии в доступе из «1С:Предприятие», получать отчеты о наличии оригиналов и контролировать возврат документов контрагентами или сотрудниками.

Смотреть демонстрацию «Скан-Архива»

Проблемы № 3, 4, 5. Коллективная работа и контроль внутри компании

Улучшение внутренних процессов и контроль за документооборотом имеют важное значение. «1С:Документооборот» упрощает подготовку документов и их согласование, ускоряет процессы благодаря возможности коллективной работы. Программа обеспечивает исполнительскую дисциплину, автоматически формирует отчеты и аналитику, гарантирует сохранность документов в электронном архиве, облегчает поиск по реквизитам или ключевым словам.

Опрос показал, что выбор крупных предприятий обусловлен сталкиваемыми проблемами.

Результаты опроса отображают задачи, решаемые с помощью ECM-систем, которые охватывают управление как внешним, так и внутренним документооборотом через комплексные решения: «1С-ЭДО», «Скан-Архив», «1С:Документооборот». «Скан-Архив» также способствует интеграции оцифрованных документов, поиску по ключевым данным и созданию единого архива для бумажных и электронных документов.