Компания переезжает. В подсобке – 40 коробок с документами за 12 лет. Выбрасывать страшно: вдруг придет налоговая. Хранить дальше – некуда, аренда склада стоит 60 тысяч в месяц.
Бухгалтер садится разбирать и понимает, что единого правила нет: акты за 2014 год уже можно уничтожать, а декларации за тот же год – неизвестно. Где-то лежат личные карточки сотрудников, которым 20 лет. Где-то – накладные, по которым был убыток.
Разбираем сроки хранения по видам документов – с нормами, таблицей и порядком уничтожения.
Документ нельзя выбросить, пока не истек самый длинный срок из всех, что к нему применяются.
Три нормы, которые задают сроки
-
ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ – первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность хранятся не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления отчетности.
-
пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ – обеспечивать сохранность документов налогового учета в течение 4 лет.
-
Перечень Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) – отраслевые сроки для кадровых, организационных и технических документов: от 1 года до 75 лет.
Сроки не совпадают: бухгалтерский – 5 лет, налоговый – 4 года. Работает всегда больший, иначе получится уничтожить документ, который налоговая вправе запросить.
Таблица сроков по видам документов
| Вид документа | Минимальный срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичные документы (акты, накладные, УПД) | 5 лет после года использования | ч. 1 ст. 29 402-ФЗ |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет | ч. 1 ст. 29 402-ФЗ |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | ст. 29 402-ФЗ, перечень Росархива |
| Промежуточная отчетность | 5 лет | перечень Росархива |
| Счета-фактуры и книги покупок/продаж | 5 лет | п. 1 ст. 29 402-ФЗ, НК РФ |
| Налоговые декларации | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Договоры | 5 лет после истечения срока действия | перечень Росархива |
| Акты сверки расчетов | 5 лет | перечень Росархива |
| Документы, подтверждающие убыток | Весь срок переноса убытка | ст. 283 НК РФ |
| Кадровые документы (приказы, карточки, дела) | От 5 до 75 лет | перечень Росархива |
Обратите внимание на предпоследнюю строку: если компания переносит убыток, документы за убыточный год нельзя уничтожать по общему правилу 5 лет. Их держат, пока убыток не списан.
Почему нельзя ориентироваться на одну цифру
Три типичные ситуации, где срок отодвигается.
-
Спор с налоговой. Если идет проверка или судебное разбирательство, срок хранения продлевается до окончания спора. Уничтожение документов в этот период – отдельный риск.
-
Убыточный период. Документы за год с убытком нужны, пока компания его переносит. Это может быть до 10 лет.
-
Госзакупки и госконтракты. Здесь свои сроки, установленные условиями контракта и законодательством о закупках, – обычно дольше общих.
Практическое правило: перед уничтожением проверяйте не «сколько лет прошло», а «есть ли причина хранить дольше».
Как организовать хранение: номенклатура дел
Порядок начинается не с коробок, а с документа. Номенклатура дел – перечень всех дел компании с указанием срока хранения. Она составляется один раз, потом обновляется ежегодно.
Что в ней должно быть:
-
Индекс дела – номер по структуре подразделений.
-
Заголовок дела – что именно лежит в папке.
-
Количество единиц хранения – сколько томов.
-
Срок хранения со ссылкой на норму.
-
Ответственное подразделение.
С номенклатурой разбор 40 коробок занимает день, а не месяц: срок виден по заголовку, спорить не о чем.
Уничтожение: как не уничтожить лишнего
-
Создайте комиссию. Приказом по организации, минимум три человека.
-
Составьте акт. Перечень дел с истекшими сроками и указанием норм.
-
Проверьте исключения. Идет ли проверка, есть ли убыток, не нужны ли документы контрагенту.
-
Уничтожьте и зафиксируйте способ. Шредер или спецорганизация с актом об уничтожении.
-
Сохраните акт. Он сам хранится не менее 5 лет и защищает при вопросах.
Важная деталь: акт об уничтожении – это доказательство. Если налоговая запросит документ, вы покажете акт с истекшим сроком хранения и норму. Без акта ситуация превращается в «документ утрачен».
Пять ошибок при хранении документов
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Хранить все «на всякий случай» | Аренда склада и 40 коробок, в которых невозможно найти нужное | Составить номенклатуру дел |
| Ориентироваться только на 5 лет | Уничтожение документов по убыткам и текущим спорам | Проверять исключения перед актом |
| Уничтожать без акта | Невозможно доказать законность уничтожения | Комиссия и акт по каждому делу |
| Хранить только сканы, оригиналы выбрасывать | Часть документов нужна в оригинале | Хранить оригиналы ключевых сделок |
| Нет описи – неизвестно, что где лежит | Поиск одного документа занимает часы | Реестр хранения с адресом |
Чек-лист: наведите порядок в хранении
-
Соберите перечень всех видов документов, которые образуются в компании.
-
Проставьте сроки по каждому – со ссылкой на норму, а не по памяти.
-
Составьте номенклатуру дел на текущий год.
-
Проверьте исключения: убытки, споры, проверки, госконтракты.
-
Создайте комиссию и утвердите форму акта уничтожения.
-
Проведите ревизию коробок и отметьте, что подлежит уничтожению в этом году.
Слово эксперта
«Срок хранения – это не бюрократическая формальность, а граница вашей защищенности. Компании, у которых нет номенклатуры дел, обычно не знают не только что можно выбросить, но и что у них вообще есть. А это уже вопрос не архива, а готовности к проверке».
Часто задаваемые вопросы
Сколько лет хранить первичные документы?
Не менее 5 лет после года, в котором документ использовался для составления отчетности (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ). Если документ подтверждает убыток или относится к спорному периоду – дольше.
Можно ли хранить только электронные копии?
Можно для оперативной работы и для большинства проверок, но оригиналы ключевых сделок нужно сохранять. Документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭП, хранится в электронном виде.
Что будет, если уничтожить документ раньше срока?
Штраф по ст. 126 НК РФ – 200 ₽ за документ при требовании, а также риск снятия расходов и вычета. При грубом нарушении – ответственность по ст. 120 НК РФ.
Нужен ли акт об уничтожении, если документы просто выбросили?
Формально нет, фактически – да. Акт доказывает, что уничтожение законно и срок истек. Без него любая проверка превращается в спор о пропаже документов.
Где хранить, если нет места?
Варианты: электронный архив с привязкой к операциям в «1С», спецорганизация по договору хранения, архивные полки с адресным хранением. Главное – знать, что где лежит.
