ФСБУ 2027: как подготовить документы и не искать их в последний момент

С 2027 года организациям предстоит применять новые правила учета доходов и расходов. Это не просто замена двух документов в учетной политике. Компаниям нужно будет оценить, как изменения повлияют на признание выручки и затрат, проверить договоры и заранее определить порядок перехода.

В такой работе важно не только разобраться в требованиях. Понадобятся документы, на основании которых отражены хозяйственные операции. Если часть актов, накладных и УПД не вернулась от контрагентов или сканы хранятся отдельно от записей в учетной системе, подготовка к переходу может затянуться. Рассказываем, что стоит проверить заранее и как выстроить контроль первичных документов в «1С».

Какие стандарты вступают в силу

С отчетности за 2027 год применяются два новых стандарта:

• ФСБУ 9/2025 «Доходы» – регулирует учет доходов и выручки;

• ФСБУ 10/2026 «Расходы» – устанавливает правила учета расходов.

Они заменяют действовавшие положения по учету доходов и расходов и вводят обновленные подходы к классификации и признанию показателей. Для бухгалтерии это означает необходимость изучить новые требования и сопоставить их с тем, как компания ведет учет сейчас.

Почему подготовку лучше начинать не с даты сдачи отчетности

Изменения в учете редко ограничиваются настройкой одного документа или обновлением программного обеспечения. Чтобы понять последствия применения новых правил, бухгалтерии нужно разобраться в операциях и договорах, которые формируют доходы и расходы компании.

Например, важно проверить:

• какие виды доходов получает организация и как сейчас определяет момент их признания;

• есть ли договоры со сложными условиями, отсрочкой оплаты или несколькими этапами исполнения;

• как классифицируются затраты и на основании каких документов они отражаются;

• какие положения учетной политики потребуется пересмотреть;

• достаточно ли в учетной системе данных, чтобы применять выбранные подходы;

• можно ли быстро подтвердить учетные записи документами.

Документ может отсутствовать, даже если операция отражена в «1С»

В учетной системе видна запись об операции, но это не всегда означает, что связанный с ней документ уже получен, проверен и доступен сотрудникам. Скан может находиться в сетевой папке, оригинал – у менеджера, а сведения о том, что документ еще не вернулся, – в таблице, которую обновляют вручную.

В результате сотрудники тратят время не на анализ данных, а на выяснение базовых вопросов:

• Есть ли документ по этой операции?

• Где хранится скан?

• Получен ли оригинал?

• Кто отвечает за возврат?

• Нужно ли запросить документ повторно?

• Можно ли быстро собрать комплект по контрагенту или периоду?

Ручной контроль создает лишнюю нагрузку

Во многих компаниях контроль возврата документов постепенно превращается в отдельную рутинную функцию. Бухгалтеры ведут Excel-таблицы, сверяют их с базой «1С», пишут менеджерам и напоминают о документах. Чем больше операций и подразделений, тем труднее поддерживать такой контроль в актуальном состоянии.

У ручного подхода есть несколько типичных проблем.

Данные быстро расходятся

В Excel может остаться устаревшая отметка: документ уже поступил, но таблицу не обновили, или, наоборот, статус изменили, хотя оригинал все еще не вернулся. В итоге сотрудникам приходится перепроверять информацию.

Ответственность размыта

Если в реестре указано только, что документа нет, но не понятно, кто должен его получить и к какому сроку, контроль превращается в общий список проблем без конкретного следующего действия.

Бухгалтерия становится «просителем»

Вместо анализа операций сотрудник регулярно связывается с другими отделами и просит вернуть документы. Процесс зависит от настойчивости конкретного человека, а не от установленного порядка.

Поиск начинается с нуля

Когда появляется срочный запрос, приходится вспоминать, где могут храниться документы, проверять папки и писать коллегам. Даже если нужный скан где-то есть, быстро найти его бывает непросто.

Проблема не в том, что сотрудники недостаточно стараются. Чаще всего в компании просто нет единого способа видеть статус документов рядом с учетными операциями.

Зачем связывать документы с операциями в «1С»

Когда статус документа виден непосредственно в рабочей базе, сотруднику не нужно постоянно переключаться между учетной системой, папками и таблицами. Можно определить, по каким операциям скан уже есть, а какие требуют внимания.

Такой подход полезен не только в период подготовки к новым стандартам. Он помогает поддерживать рабочий порядок постоянно: контролировать возврат документов, находить сканы, видеть проблемные позиции и готовить материалы по запросу.

То есть речь не просто о том, чтобы сложить файлы в электронную папку. Задача – выстроить понятный процесс: документ связан с операцией, его статус виден, а ответственность за задержку можно определить.

Как выглядит контрольный процесс

Представим обычную ситуацию: компания отгрузила товар, отразила операцию в «1С» и ожидает подписанный документ от контрагента. В ручном процессе бухгалтер может записать это в таблицу, отправить сообщение менеджеру, а позже самостоятельно проверить, вернулся ли оригинал.

При системном контроле порядок выглядит иначе:

1. Операция отражается в «1С».

2. В систему поступает скан документа или документ распознается при обработке.

3. Скан связывается с соответствующей операцией.

4. Если документ отсутствует или не хватает нужного экземпляра, это видно в реестре.

5. Ответственный сотрудник получает конкретную задачу – запросить документ или обеспечить его возврат.

6. Бухгалтер контролирует отклонения, а не вручную проверяет каждую операцию.

Так бухгалтерия работает не по принципу «позвонить всем и спросить», а по актуальному списку того, что действительно требует действий.

Что можно контролировать с помощью «Скан-Архива»

В зависимости от настроенного процесса система помогает решать несколько связанных задач.

Видеть наличие документов по операциям

В «1С» можно контролировать, есть ли скан, связанный с конкретной учетной записью. Это позволяет быстрее заметить пробелы и не откладывать их устранение до момента проверки.

Формировать реестр отсутствующих документов

Вместо ручного поиска по таблицам сотрудники получают список документов, которые нужно запросить, вернуть или проверить. Такой реестр помогает распределять ответственность между подразделениями и конкретными исполнителями.

Контролировать комплектность и сроки возврата

Для компании важно не только получить какой-то документ, но и понимать, закрыта ли операция необходимым комплектом. Контроль сроков помогает не ждать, пока накопится большой список задолженностей.

Быстрее находить сканы

Если скан связан с операцией в «1С», сотрудник может перейти к нему из привычной рабочей среды, а не искать файл по папкам и названиям.

Собирать подборки по запросу

Когда нужно подготовить документы за период, по контрагенту или по определенным операциям, системный учет наличия упрощает сбор материалов. При этом результат зависит от того, как организован процесс и какие документы фактически внесены в систему.

Почему важна не только программа, но и правила работы

Даже удобный инструмент не решит проблему, если в компании не определено, кто отвечает за документ и что делать при задержке. Технология становится полезной, когда поддерживает понятные правила:

• кто получает и регистрирует документ;

• кто отвечает за возврат оригинала;

• в какой срок нужно передать документ в бухгалтерию;

• как фиксируется отсутствие или ошибка;

• кому направляется задача, если документ задерживается;

• кто контролирует исполнение;

• какие документы считаются обязательными для конкретных операций.

Так формируется единый стандарт контроля. Бухгалтерия перестает быть единственным подразделением, которое «помнит обо всем», а участники процесса видят свою ответственность. Руководитель, в свою очередь, получает более объективную картину: где документы возвращаются вовремя, а где регулярно возникают задержки.

Как подготовиться к применению новых ФСБУ

Подготовку удобно разделить на несколько этапов.

1. Разобраться в требованиях

Бухгалтерии нужно изучить ФСБУ 9/2025 «Доходы» и ФСБУ 10/2026 «Расходы», определить, какие положения относятся к операциям организации, и проверить актуальные разъяснения. Если есть сомнения в методике перехода, решение стоит обсудить с аудитором или профильным консультантом.

2. Оценить действующий учет

Нужно понять, как сейчас отражаются доходы и расходы, какие договоры могут потребовать дополнительного анализа, какие операции обрабатываются нестандартно и где данные зависят от ручных действий сотрудников.

3. Проверить документы

Сопоставьте выбранные операции с подтверждающими документами. Определите, где есть сканы, где хранятся оригиналы, какие документы не возвращены и кто отвечает за их получение.

4. Настроить регулярную сверку

Не стоит проводить такую проверку только перед аудитом или сдачей отчетности. Регулярная сверка помогает обнаруживать пробелы тогда, когда их еще можно спокойно устранить.

5. Определить роли и сроки

Зафиксируйте, кто отвечает за получение, передачу, хранение и контроль документов. Если задача не закреплена за конкретной ролью или подразделением, она рискует остаться «между всеми».

6. Оценить, что можно контролировать в «1С»

Если учет ведется в «1С», проверьте, можно ли видеть статус документа рядом с операцией, формировать список отсутствующих позиций и быстро открывать сканы. Если сейчас это приходится делать вручную, имеет смысл оценить технологию, которая поддерживает такой контроль в рабочей базе.

Что дает переход от хаоса к стандарту

Когда информация о документах собрана в едином процессе, компания получает несколько практических изменений:

• бухгалтер видит не разрозненные файлы, а статус документов по операциям;

• список отсутствующих документов формируется системно;

• ответственность за возврат можно распределить между сотрудниками;

• запросы по отдельным операциям проще проверять;

• поиск скана не зависит от памяти конкретного человека;

• подготовка документов становится частью регулярной работы, а не отдельным авралом.

Главный результат – не само наличие цифровой копии. Важно, чтобы компания понимала, каких документов не хватает, где они должны находиться и кто должен обеспечить их возврат. Именно это превращает работу с первичными документами в управляемый процесс.

Не ждать проверки, чтобы обнаружить пробелы

Переход на ФСБУ 9/2025 «Доходы» и ФСБУ 10/2026 «Расходы» – хороший повод проверить не только учетную политику, но и повседневную работу с документами. При этом конкретный порядок перехода нужно определять с учетом требований стандартов и особенностей учета компании, а не исходить из того, что всем предстоит одинаковый пересчет.

Если документы отслеживаются в таблицах, хранятся в разных папках, а бухгалтерия регулярно напоминает о возврате актов и накладных, стоит пересмотреть сам подход. «Скан-Архив» помогает встроить контроль наличия документов в «1С»: сопоставлять сканы с операциями, видеть отсутствующие позиции и формировать реестр ответственных.

Начать можно с аудита текущего процесса: посмотреть, где чаще всего возникают задержки, сколько времени занимает поиск и какие статусы документов сейчас невозможно увидеть в «1С». Это даст основу для понятного стандарта – чтобы работать с отклонениями заранее, а не разбирать их в последний момент.