Утилизация архивных документов: как сделать правильно?

Для многих крупных компаний управление бумажным архивом становится все более трудной задачей. С каждым днем объем бумажной документации увеличивается, что создает серьезные проблемы с ее хранением, обработкой и доступностью. Неверное хранение документов может привести к утере важной информации, задержкам в работе и даже правовым последствиям.

И все приходит к моменту, когда бумаг много, ведь они копятся годами, но все ли их нужно хранить? Разбираемся в этой статье.

Какие документы нужно хранить и на какой срок

В обязательном порядке компании должны хранить различные документы в течение определенного срока в соответствии с требованиями законодательства. Ниже описаны некоторые из основных типов бухгалтерских документов и сроки их хранения.

Бухгалтерская отчетность

• Финансовые отчеты (включают баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и прочие финансовые документы). Они должны храниться от 3 до 10 лет в зависимости от требований законодательства.
• Бухгалтерские книги (включают журналы учета доходов и расходов, книгу учета НДС, основные средства и т.д.). Обычно хранятся от 5 до 10 лет.
• Налоговые декларации (зависят от налоговой системы и видов налоговых деклараций, могут храниться от 3 до 7 лет).
• Акт сверки (используется для проверки и согласования финансовых данных с контрагентами, часто хранится в течение 5 лет).

Кадровая документация

• Трудовые договоры (должны храниться в течение всего срока работы сотрудника и до 75 лет после его увольнения).
• Приказы на прием, увольнении, отпусках (обычно хранятся в течение 5 лет после окончания срока их действия).
• Трудовые книжки (хранятся до 75 лет после увольнения сотрудника).

Договоры и соглашения

• Договоры с клиентами и поставщиками (хранятся в течение срока действия договора и до 3 лет после его окончания).
• Арендные соглашения (обычно хранятся до 3 лет после окончания срока действия договора).

Юридическая документация

• Учредительные документы (хранятся на протяжении всего существования компании).
• Протоколы собраний участников (акционеров) (должны храниться на протяжении всего срока деятельности компании).

Важно отметить, что эти сроки могут различаться в зависимости от законодательства вашей отрасли, а также могут быть изменены со временем в случае внесения изменений в законодательство.

Организация хранения первичных документов

• Организуйте систему архивации, разделяя документы на категории в соответствии с их типом и характером. Это может быть сделано по дате, виду документа или его содержанию.
• Используйте подходящую упаковку. Для хранения бумажных документов лучше всего подходят картонные коробки или папки с маркировкой. Для хранения электронных документов используйте надежные серверы или облачные хранилища.
• Обеспечьте безопасность, убедившись, что место хранения документов защищено от пожаров, воды и краж. Рассмотрите возможность использования сейфов или огнестойких шкафов для хранения ценных документов.
• Установите систему доступа, ограничивая доступ к архиву только авторизованным сотрудникам. Это поможет предотвратить утрату или несанкционированное использование документов.
• Ведите учет и инвентаризацию, регулярно проверяя наличие всех документов в архиве и ведя учет перемещений и выдачи документов.
• Регулярно сканируйте документы и вносите их в «1С». Это поможет вам избавить вас от постоянного контакта с архивом, и поиск занимает 2 клика, что поможет повысить эффективность работы и упростит работу с документами.

Утилизация документов

Процесс утилизации документов с истекшим сроком давности следует начать с тщательного анализа и оценки текущего состояния вашего архива. Следует предпринять описанный ниже перечень шагов, которые помогут вам начать утилизацию документов.

• Идентификация документов. Проанализируйте все документы, которые вы храните, и определите их степень важности и актуальности. Разделите их на категории в соответствии с их значимостью для вашего бизнеса.
• Оценка правовых требований. Проверьте юридические требования и нормативные акты, касающиеся хранения и утилизации документов в вашей стране или регионе. Это поможет вам определить сроки хранения различных типов документов.
• Разработка политики утилизации. Создайте политику утилизации документов, которая определит процедуры и критерии для принятия решения о том, какие документы могут быть утилизированы, а какие должны быть сохранены.
• Подготовка плана утилизации. Разработайте план действий для утилизации документов, включающий в себя расписание утилизации, ответственных сотрудников и методы утилизации.
• Уведомление заинтересованных сторон. Поставьте в известность всех заинтересованных сторон о начале процесса утилизации документов, включая руководство, бухгалтерию, юридический отдел и других сотрудников, чьи документы могут быть затронуты.
• Реализация утилизации. Последовательно выполняйте план утилизации, следя за соблюдением установленных процедур и требований. Убедитесь, что все документы утилизируются в соответствии с политикой вашей компании и законодательством.
• Документирование процесса. Ведите учет всех утилизированных документов и документируйте процесс утилизации, включая даты, типы документов и причины утилизации.
• Оценка результатов. После завершения процесса утилизации проведите оценку его результатов и эффективности. Определите, были ли достигнуты цели утилизации и какие уроки могут быть извлечены для будущих процессов утилизации.

Использование старых финансовых документов компании как черновик

При организации рабочего процесса в бухгалтерии или финансовом отделе компании одним из способов оптимизации ресурсов является использование старых финансовых документов в качестве черновиков. В данном контексте старые бумаги, такие как ненужные распечатки, отчеты или квитанции, могут найти свое применение и послужить для записей, расчетов и других рабочих целей.

Плюсы использования старых финансовых документов

• Экономия ресурсов. Переиспользование старых финансовых документов позволяет сократить расходы на покупку новой бумаги или расходных материалов.
• Удобство и доступность. Старые финансовые документы, которые уже имеются в наличии, могут быть легко доступны и использованы для быстрых заметок, расчетов или черновых записей.
• Экологическая выгода. Переработка старых финансовых документов требует энергозатрат и может негативно сказаться на окружающей среде. Переиспользование бумаги помогает снизить объем отходов и экономить природные ресурсы.

Минусы использования старых финансовых документов

• Ограниченная повторная перезаписываемость. После нескольких использований старая бумага может стать неудобной для дальнейшего использования из-за пятен от чернил, стирок и других следов.
• Профессиональный вид. Использование старых финансовых документов для представления документов или для внешнего вида материалов может создать впечатление неряшливости или непрофессионализма.
• Ограниченное использование. Старые финансовые документы могут иметь помятости, пятна или другие дефекты, что делает их не подходящими для некоторых видов работ или представления важной информации.
• Конфиденциальность данных. Переиспользование старых документов может привести к риску утечки конфиденциальной информации, особенно если на них содержится чувствительная финансовая или персональная информация.

Способы обработки старых финансовых документов

Способы обработки старых финансовых документов могут различаться в зависимости от их типа, состояния и целей повторного использования. Вот несколько основных способов обработки старых финансовых документов:

• Удаление устаревшей информации. Перед повторным использованием старых документов необходимо провести тщательную проверку содержания и удалить все устаревшие или неактуальные сведения. Это может включать в себя старые цифры, даты, имена или любую другую информацию, которая больше не имеет значения или не является актуальной. Удаление устаревшей информации поможет избежать путаницы и ошибок при дальнейшем использовании документов.
• Перезапись или переформатирование. Если старый документ содержит часть полезной информации, но требует обновления или изменения, его можно перезаписать или переформатировать. Например, если в отчете нужно обновить данные за новый период, можно внести соответствующие изменения, сохраняя при этом основной формат и структуру документа.
• Использование специальных маркеров или стикеров. Для выделения новой информации или изменений на старых документах можно использовать специальные маркеры или стикеры. Это позволит быстро и легко выделить обновленные или важные данные на фоне старой информации, что облегчит их восприятие и использование.
• Сканирование и электронное хранение. Для облегчения работы с большим объемом старых документов и обеспечения легкого доступа к ним их можно отсканировать и сохранить в электронном виде. Это позволит быстро находить нужную информацию, а также обеспечит ее сохранность и защиту от потери или повреждения бумажных документов.
• Разделение на категории или архивы. Для более удобного хранения и использования старых документов их можно разделить на категории или архивы в соответствии с их типом, датой или другими признаками. Например, отчеты за разные годы или кварталы можно хранить в отдельных папках или архивах, что облегчит их поиск и доступность для сотрудников компании.

Рекомендации по безопасному использованию старых финансовых бумаг

Рекомендации по безопасному использованию старых финансовых бумаг играют ключевую роль в обеспечении безопасности информации и защите конфиденциальности компании. Вот несколько важных шагов, которые следует учитывать при обращении с такими документами:

• Хранение в безопасном месте. Особое внимание следует уделить месту хранения старых финансовых бумаг. Обязательно выбирайте защищенное место, такое как огнестойкий сейф или закрытая шкаф, чтобы предотвратить случайные повреждения или утрату документов.
• Ограничение доступа. Важно ограничить доступ к старым финансовым документам только сотрудникам с соответствующими разрешениями. Это поможет предотвратить несанкционированный доступ и защитит конфиденциальную информацию.
• Шифрование данных. Если старые финансовые бумаги содержат конфиденциальную информацию, рекомендуется применить шифрование данных. Это обеспечит дополнительный уровень защиты от утечек информации или несанкционированного доступа.
• Регулярное аудирование. Проведение регулярного аудита системы безопасности поможет выявить потенциальные уязвимости и улучшить уровень защиты старых финансовых документов.
• Маркировка и индексация. Маркируйте и индексируйте старые финансовые бумаги для более эффективного контроля и управления документооборотом. Это позволит быстрее находить необходимые документы и предотвращать их утрату.
• Обучение сотрудников. Проведение обучения сотрудников с помощью утвержденного правила безопасного обращения с документами поможет повысить осведомленность и снизить риск случайной утраты или повреждения бумаг.
• Регулярное сканирование и загрузка в «1С». Создание регулярных копий старых финансовых документов с помощью «Скан-Архив» и их хранение в базе «1С» обеспечит возможность меньшего контакта с документами, а значит он не будут подвержены случайной путанице.

Соблюдение данных рекомендаций позволит обеспечить безопасное использование и хранение старых финансовых бумаг после проведения услуги, минимизируя риски утраты, утечки или несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.