Скан-копии: секретный рецепт эффективной работы бухгалтера

В современном бизнесе эффективное ведение документооборота для крупных компаний критически важно. Бухгалтерия играет ключевую роль в поддержании четкости финансовых операций и соответствии законодательным нормам. Однако старые способы работы с бумажными документами часто замедляют процессы и увеличивают вероятность ошибок.

В этом контексте использование скан-копий документов становится не только важным шагом к цифровизации, но и мощным инструментом для упрощения и ускорения работы бухгалтеров. Скан-копии не только освобождают от необходимости постоянно обрабатывать бумажные документы, но и значительно улучшают доступность и удобство работы с важной информацией.

Если с электронными документами все понятно, то что же со скан-копией? Использование скан-копий значительно упрощает работу внутри компании, так как работа с большим объемом бумажной документации может занимать значительное время: обработка, структурирование, поиск.

Работа со скан-копиями регламентирована законодательством РФ, это важно учитывать при работе с электронной документацией.

Правовой статус скан-копий

Все договоры должны быть заключены в письменном виде, устные сделки не считаются законными, это указано в Гражданском кодексе РФ.

Некоторые сделки по закону требуют бумажного оформления. Электронные копии документов в таких случаях не подходят: обе стороны должны подписать физические документы лично, даже если речь идет о разных городах или даже странах. Такое бывает, если нужно нотариально заверить сделку или договор нуждается в госрегистрации. Как правило, это сделки, касающиеся недвижимого имущества.

Однако в ходе заключения большинства сделок в соответствии с законом не требуется личных подписей руководителей или уполномоченных сотрудников, так что одна из сторон может подписать договор, отсканировать его и отправить через Интернет.

ГК РФ не запрещает обмениваться документами с помощью электронной почты или факса, но нужно учитывать два принципиальных момента:

• Должны быть доказательства того, что электронная почта принадлежит одной из сторон, заключающих договор. В случае суда надо будет подтвердить, что это корпоративная почта компании или одного из ее сотрудников;
• Обязательно хранение электронных документов по сделке. Они могут находиться в облаке, на электронной почте или на жестком диске.

Многие фирмы годами сотрудничают и используют электронный документооборот и не задумываются о том, насколько это законно. Но важно понимать: если дело дойдет до суда, одна из сторон будет доказывать, что отсканированный договор обладает такой же юридической силой, как и его бумажная версия.

Как доказать законность документа

При оформлении электронной документации есть три важных правила, их нужно прописать в договоре:

В скане документа должна быть электронная подпись, которую нужно будет купить. Как вариант – в самом договоре добавить пункт о том, что электронные документы приравниваются к бумажным.

В тексте документа должна быть примерно такая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Договор нужно дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

После того как указанные выше пункты будут добавлены в договор, необходимо электронной подписью сделать сам адрес электронной почты. При этом очень важно обеспечить безопасность логина и пароля на высшем уровне.

Эти меры нужны, потому что в суде вторая сторона может заявить, что электронный ящик могли взломать. Или, например, предположить, что почтой пользовались третьи лица. Лучше всего обозначить электронные адреса для документооборота в реквизитах обеих сторон и в последствии пересылать все документы именно на эти электронные адреса.

Технические аспекты сканирования

Новые технологии позволяют значительно упростить процесс сканирования документов, делая его более эффективным и удобным для бухгалтеров. Однако для достижения оптимальных результатов важно правильно выбрать сканер, который не замедлит работу.

Выбор сканера: основные критерии

Еще одним важным аспектом является режим «потокового сканирования». Потоковой сканер позволяет автоматизировать процесс сканирования больших объемов документов без необходимости постоянно загружать и выгружать новые листы. Это особенно полезно в компаниях с большим документооборотом, где каждая минута играет роль.

Хранение и обработка скан-копий

Правильный выбор хранилища данных и защита информации становятся ключевыми аспектами работы с электронными документами. Но также необходимо учитывать не только где будут храниться документы, но и простой доступ к каждому документу.

Многие компании начинают с построения иерархической структуры и вручную распределяют документы по папочкам. Это эффективный метод, но только до тех пор, пока документооборот не превышает 1000. Далее уже все больше и больше играет роль время и человеческий фактор. Внесение каждого документа в папку занимает значительное время, из-за чего у бухгалтеров начинается нехватка времени на более важные стратегические задачи.

Электронные хранилища: облачные и локальные решения

При выборе электронных хранилищ нужно рассматривать два основных варианта: облачные и локальные решения. Облачные сервисы позволяют хранить документы на удаленных серверах и обеспечивают доступ к ним из любой точки мира через Интернет. Это удобно для совместной работы и обмена документами между сотрудниками и партнерами компании. Однако при выборе облачного хранилища необходимо убедиться в его безопасности и соответствии нормам защиты данных, чтобы избежать утечек информации.

Локальные решения предполагают хранение электронных документов на собственных серверах компании или на внешних носителях, таких как жесткие диски или сетевые хранилища. Такой подход обеспечивает полный контроль над данными и может быть более безопасным в случае строгих требований к конфиденциальности информации.

Обеспечение простого доступа и автоматизации работы с первичными документами

При автоматизированной работе учет и управление документами в компаниях, особенно тех, которые работают с большими объемами, становится проще, и вот почему:

• Обработка документов происходит в разы быстрее;
• Сокращается количество ошибок, вызванных человеческим фактором;
• Централизованное хранение обеспечивает легкий доступ к данным;
• Упрощается планирование закупок и работа складского учета;
• Автоматизированные системы помогают соблюдать законодательные требования относительно документации;
• Контроль за товарами улучшается, потому что становится удобнее их отслеживать.

Чтобы добиться этих результатов, нужно использовать программное обеспечение для сканирования и перевода документов в электронный формат. Такие документы легко интегрируются в цифровые системы учета, что значительно упрощает доступ и управление данными на всех уровнях организации.

Разберем, как работает такое программное обеспечение, на примере «Скан-Архива».

Обзор решения «Скан-Архив»

«Скан-Архив» – это программное решение, которое обеспечивает автоматизацию работы с документами. Система позволяет сканировать документы и управлять ими уже в электронном виде.

Основные функции «Скан-Архива»:

• Сканирование документов: быстрый перевод бумажных документов в электронный формат, при этом обеспечивается высокое качество изображений;
• Индексация и классификация: автоматическое распределение документов по категориям, что упрощает их поиск;
• Электронное хранение: файлы в цифровом виде будут сохранены и доступны разным группам сотрудников;
• Интеграция с другими системами: возможность объединить «Скан-Архив» с другими программа учета и документооборота; это позволяет создать единое информационное пространство;
• Расширенный поиск: программное решение поддерживает продвинутые функции поиска в тексте документов, что делает работу с большими объемами данных быстрее и удобнее.

Внедрение «Скан-Архива» в «1С» поможет держать все документы под контролем. Благодаря единой системе хранения документы не придется искать в разных местах. Ввод документов будет занимать минимальное количество времени, потому что программа для скана документов сможет распознать их автоматически по реквизитам. При этом ни один документ не будет утерян, а значит, легко будет избежать штрафов и репутация компании не пострадает.

Практическое применение скан-копий

Бухгалтерия с каждым годом все чаще использует электронные документы, что значительно упрощает ее процессы и повышает эффективность работы. Давайте разберемся, как конкретно скан-копии помогают в повседневной практике бухгалтеров и какие выгоды они приносят по сравнению с обычными бумажными документами.

Как использовать скан-копии в бухгалтерских операциях

С помощью скан-копий бухгалтеры могут легко и удобно хранить и обрабатывать счета, договоры, финансовые отчеты и другие виды документов. Они заменяют традиционные бумажные архивы на электронные, что ускоряет процессы поиска и доступа к информации.

Основные способы использования скан-копий включают:

Преимущества использования скан-копий

По сравнению с традиционными бумажными документами, скан-копии предоставляют несколько значительных преимуществ:

1. Экономия ресурсов: уменьшение затрат на место для архивации и рисков на штрафы;
2. Быстрый доступ: мгновенный доступ к документам через «1С»;
3. Безопасность данных: возможность установки доступа к конфиденциальной информации и резервное копирование данных для предотвращения потерь;

Использование скан-копий в бухгалтерии не только повышает производительность, но и обеспечивает более надежную защиту информации компании. Это не только логическое развитие, но и важный шаг в направлении улучшения эффективности и безопасности бухгалтерских операций.