Электронный архив документов продолжает оставаться в центре профессиональных дискуссий уже много лет. Особенно активно эту практику принимают и адаптируют главные бухгалтера компаний в секторе информационных технологий, которые не просто сталкиваются с новшествами, но и первыми оценивают их эффективность на практике.
Для того чтобы удерживать лидирующие позиции на рынке ИТ, предприятиям приходится искать способы повышения своей конкурентоспособности и уменьшения расходов, причем автоматизация процессов здесь выступает как одно из наиболее эффективных решений.
В этой статье мы попробуем разобраться, каким образом подобные инновации влияют на бухгалтерскую деятельность, опираясь на отзывы тех, кто уже внедрил их в свою работу.
Проблемы, которые необходимо решить
Вера в то, что «бумага все терпит», уже давно потеряла свою актуальность. В современном бизнесе документы играют ключевую роль. От качества их оформления, а также от скорости и точности обработки зависит многое: репутация компании, эффективность бизнес-процессов, а иногда и итоги юридических споров. Но что делать, если возврат документов становится серьезной проблемой?
Многие специалисты испытывали опасения перед переходом на электронный формат ведения документации, поскольку это требовало отказа от привычного порядка работы и выхода за пределы зоны комфорта.
В ходе опроса, проведенного среди бухгалтеров в Ростове-на-Дону, было выявлено три основные проблемы, побудившие их к переходу на электронный архив.
- Медленный и затратный по ресурсам процесс поиска документов в бумажном архиве, особенно остро встающий в период подготовки к налоговым проверкам и составлению отчетности.
- Высокая вероятность наложения штрафов за несвоевременное предоставление документов по запросам налоговой инспекции, особенно в ситуациях, когда документы не возвращаются контрагентами или клиентами в срок.
- Невозможность одновременной работы нескольких сотрудников с одним и тем же документом в реальном времени, что затрагивает интересы бухгалтеров, менеджеров и руководителей.
Кроме того, значительными недостатками являются высокие затраты на аренду помещений для хранения архивов (актуально для крупных компаний) и снижение уровня конфиденциальности информации, особенно в офисах с высокой текучкой кадров или привлечением фрилансеров.
Реальные примеры пользы от автоматизации учет документов
Автоматизация процесса учета бухгалтерской и финансовой документации представляет собой эффективный метод решения упомянутых проблем. Существуют различные системы для автоматизации архивирования, включая «Доксофт», «ЦФТ-Электронный архив», «Скан-Архив».
В качестве примера была выбрана система «Скан-Архив», разработанная для интеграции с программными продуктами «1С». Она позволяет создавать электронные архивы бумажных документов и обеспечивает доступ к ним через «1С» с помощью технологий штрихкодирования и частичного распознавания текста. Опыт компаний, внедривших эту систему, свидетельствует о значительном положительном влиянии на работу бухгалтерии.
Генеральный директор ООО «ИЦ Элит-профит» А. Зайцев поделился, что внедрение системы позволило существенно ускорить подготовку к проверкам и решило проблему доступа к архивным документам для сотрудников различных отделов.
«Мы загрузили (в «1С») данные по нашим клиентам за последние 3 года: договоры, акты о выполненных работах, накладные, деловую переписку. Это полностью сократило обращения к сотрудникам бухгалтерии по поводу получения копий подписанных документов, уменьшило время на проведение актов-сверок с клиентами. Кроме того, ускорился процесс подготовки к налоговым и камеральным проверкам»
Работая с копиями бумажных документов, система позволяет контролировать документооборот и настраивать отчеты о местонахождении оригиналов. Генеральный директор ООО «ИнфоТэк» А. Желтышев отметил удобство проверки возврата подписанных документов от клиентов и упрощение подготовки к проверкам без необходимости перебирать бумажные архивы.
А директор ООО «А-Софт» А. Мазаева подчеркнула снижение рисков получения штрафов при камеральных проверках и экономию времени на подготовку к различным проверкам.
«Мы значительно снизили риски потери дохода, экономим время на подготовке к различным проверкам»
Опыт компаний, уже освоивших новые технологии, демонстрирует, что опасения перед инновациями не всегда оправданы. Если ваша цель – оптимизация работы бухгалтерии и решение проблем с архивированием документов, стоит обратить внимание на специализированные программные решения, разработанные для вашей учетной системы.
