Как фармкомпания перестала регулярно искать накладные – спасибо, «Скан-Архив»!

• Бухгалтерия на грани нервного срыва: когда учет превращается в проблему
• Как «Скан-Архив» решил проблему беспорядка в документообороте
• Что изменилось в контроле документов
• Как изменилась работа с входящими документами
• Зачем фармацевтическим компаниям автоматизация учета?

Фармацевтический бизнес — это не только разработка и продажа лекарств, но и огромный объем документации. Каждая поставка, каждая продажа сопровождается накладными, счетами, договорами, актами сверки, сертификатами качества и десятками других документов.

На первый взгляд, все эти бумаги просто фиксируют бизнес-процессы. Но если их учет организован неправильно, хаос в документации может привести к серьезным последствиям. Несвоевременно оформленный документ грозит штрафами, ошибки в учете накладных ведут к расхождениям в балансе, потерянные счета — к неоплаченным поставкам.

В одной фармацевтической компании бухгалтерия буквально утопала в бумагах. Документы терялись, их согласование занимало дни, а сверки с контрагентами превращались в настоящий кошмар. Ручной ввод данных приводил к постоянным ошибкам, которые потом приходилось исправлять, тратя дополнительные часы работы.

Компания понимала: без автоматизации дальше не выжить. Так в этом деле появился «Скан-Архив»

Бухгалтерия на грани нервного срыва: когда учет превращается в проблему

До внедрения «Скан-Архива» все документы проходили через бухгалтерию вручную. Они поступали в бумажном виде, хранились в папках, часть из них сканировалась и загружалась в «1С». Казалось бы, обычный процесс, но на практике он приводил к множеству проблем.

Во-первых, документы часто терялись. Один экземпляр могли передать не тому сотруднику, другой затерялся на столе, третий просто исчез. Когда приходило время сверки или проверки, бухгалтерам приходилось тратить часы, а иногда и дни на поиск нужной накладной или счета.

Во-вторых, ручной ввод данных создавал ошибки. Бухгалтер пересматривал бумажные документы, вносил информацию в систему, но любая опечатка могла привести к расхождениям в отчетах. Иногда ошибка выявлялась только во время налоговой проверки или сверки с контрагентом, а это уже прямой путь к штрафам и репутационным потерям.

В-третьих, процесс согласования документов был слишком долгим. Документы передавались из отдела в отдел, их могли задерживать, забывать, терять. Когда на проверку уходило несколько дней, это тормозило работу всей компании.

Фармацевтическая отрасль требует предельной точности в учете. Одна потерянная накладная — это риск срыва поставки, ошибки в платежах или претензии со стороны регулирующих органов.

Как «Скан-Архив» решил проблему беспорядка в документообороте

Компания приняла решение внедрить «Скан-Архив», который автоматически связывает сканы документов с записями в «1С». Это означало, что больше не нужно вручную вводить информацию, а поиск документов занимает считаные секунды.

После внедрения:

• документы перестали теряться, так как сразу прикреплялись к учетным записям в системе;
• время на обработку снизилось в разы — если раньше бухгалтер искал документ по папкам и регистрам, теперь он находил его в «1С» за пару секунд;
• контроль стал прозрачным: система фиксировала, кто и когда внес изменения в документ;
• риски ошибок снизились, так как данные автоматически загружались из сканов.

Теперь бухгалтерия работала быстрее, без хаоса и стресса.

Что изменилось в контроле документов

Раньше процесс учета был непрозрачным. Чтобы понять, на каком этапе обработки находится документ, приходилось звонить коллегам, писать в чаты, искать информацию вручную.

С внедрением «Скан-Архива» учет стал четким и понятным.

• Все входящие документы автоматически загружались в систему, их больше не нужно было искать вручную.
• Каждый документ получал отметку о статусе обработки, а значит, бухгалтер в любой момент мог посмотреть, кто и когда с ним работал.
• Сроки согласования сократились — если раньше документ мог "гулять" по отделам несколько дней, теперь он проходил все этапы в разы быстрее.

Компания избавилась от ситуации, когда сотрудник ищет нужную бумагу несколько часов, а руководитель не понимает, на каком этапе обработки находится важный договор.

Как изменилась работа с входящими документами

Особенно заметны улучшения в учете входящих документов.

Раньше бухгалтерия тратила время на ручное внесение данных из накладных, счетов и актов сверки. В этом процессе были две ключевые проблемы: ошибки при вводе и потерянные документы.

С внедрением «Скан-Архива» бухгалтер просто загружает скан документа в систему, а все данные автоматически фиксируются в «1С». Это значит, что ошибки при вводе сведены к минимуму, а риск утери документов исключен.

Кроме того, система контролирует сроки и напоминает о дедлайнах. Это особенно важно для фармацевтической отрасли, где просрочка платежа или отсутствие подтверждения документа может привести к штрафам и блокировке контрактов.

Теперь бухгалтерия уверена: каждая накладная, счет и договор находятся на своем месте и обрабатываются вовремя.

Какие результаты увидела компания после внедрения?

Через полгода работы с «Скан-Архивом» результаты были очевидны.

Точность учета выросла почти до 100%. Ручные ошибки исчезли, так как система сама загружала и проверяла данные.

Скорость обработки документов увеличилась в три раза. Если раньше поиск нужной накладной мог занять несколько часов, теперь бухгалтер тратил на это всего несколько секунд.

Контроль за документооборотом стал полным. Теперь можно в любой момент увидеть, где находится документ, кто его обработал, какие изменения вносились.

Документы больше не теряются. Каждая бумага теперь фиксируется в системе и автоматически прикрепляется к учетным записям.

Компания смогла не только улучшить учет, но и снизить нагрузку на бухгалтерию. Теперь сотрудники работали без постоянного стресса, не боясь, что документы потеряются или информация будет внесена с ошибками.

Зачем фармацевтическим компаниям автоматизация учета?

«Скан-Архив» — это не просто удобная программа, а реальный инструмент для оптимизации бизнеса.

С его помощью бухгалтерия экономит время, снижает риски и избавляется от ручных ошибок.

Фармацевтическая компания, которая раньше теряла документы и работала в постоянном напряжении, теперь ведет учет четко и без проблем. Бухгалтерия не завалена бумагами, процесс согласования стал быстрым, а поиск документов занимает секунды.

Если ваша компания сталкивается с похожими проблемами, самое время задуматься об автоматизации. «Скан-Архив» поможет навести порядок в документах и сделать учет простым и надежным.