Главная

Товарная накладная: что это и как с этим работать?

Товарная накладная — это документ, который подтверждает, что продавец передал товар покупателю. В ней записывается, сколько и какой товар был продан и сколько он стоил. Этот документ очень важен для учета в компании и помогает следить за тем, как товары приходят на склад и уходят с него. Обычно делают две копии накладной: одну оставляет продавец, другую получает покупатель.

Как товарная накладная влияет на ваш бизнес

Для больших компаний, которые ежедневно проводят много сделок, правильное управление товарными накладными очень важно. Это помогает:

  • Защититься в суде, если возникнут споры, потому что накладная — это доказательство сделки.
  • Контролировать, куда и как двигается товар, что помогает избежать потерь или краж.
  • Упростить аудит и учет, потому что все данные аккуратно оформлены и легко доступны.
  • Точно рассчитывать налоги, избегая лишних выплат и штрафов за ошибки в отчетности.
  • Эффективно управлять запасами на складах, что помогает сократить расходы на хранение товаров.

В большой компании нужно не только вести учет всех операций, но и максимально автоматизировать эти процессы. Это сокращает время, нужное для обработки документов, и уменьшает вероятность ошибок при ручном вводе данных, что особенно важно, когда документов много и работает несколько бухгалтеров.


Что должно быть указано в товарной накладной

Товарная накладная — это важный документ, который строго структурирован и содержит важные данные для законодательства и учета. Давайте разберемся, что в ней обычно указывается.

1. Основные данные документа:

  • Название: Товарная накладная.
  • Номер и дата создания.
  • Информация о продавце и покупателе: название организации, юридический адрес, ИНН, КПП.
  • Причина отправки товара, например, договор или заказ.
  • Порядковый номер товара в списке.
  • Детали товара: название, артикул, единица измерения, количество.
  • Цена: за единицу и общая.
  • Сумма НДС и общая сумма с НДС.
  • Подписи и печати от обеих сторон, если нужно.

2. Разделы документа:

  • Шапка: здесь данные о документе и участниках сделки.
  • Таблица товаров: перечень товаров с их характеристиками и ценами.
  • Итоги: подсчет общей стоимости товаров, НДС и итоговой суммы.
  • Подписи: место для подписей людей, ответственных за правильность данных.

3. Пример заполнения:

  • Наименование товара: «Принтер многофункциональный Xerox WorkCentre 3225».
  • Количество: 15 шт.
  • Цена за штуку: 15 000 руб.
  • Общая стоимость: 225 000 руб.
  • НДС (20%): 45 000 руб.
  • Всего с НДС: 270 000 руб

Товарную накладную нужно заполнять очень аккуратно, так как ошибки могут привести к юридическим проблемам, лишним налогам или их недоплате.

В больших компаниях, где много документов, особенно важно автоматизировать процесс их заполнения и обработки, чтобы уменьшить вероятность ошибок и ускорить работу.


Ошибки, с которыми вы можете столкнуться

Работа с товарными накладными может быть сложной, особенно в крупных компаниях с множеством сделок. Вот основные проблемы и как их можно решить.

1. Частые ошибки при заполнении

  • Неправильные данные о компаниях или условиях сделки могут привести к юридическим проблемам или задержкам в доставке.
  • Ошибки в количестве или цене товаров могут нарушить финансовые показатели сделки.
  • Неверное наименование товаров может вызвать споры при их приемке.
  • Ошибки в указании НДС могут привести к налоговым штрафам.
  • Отсутствие или неправильное указание оснований для отпуска товара может затруднить подтверждение операций.
  • Использование устаревших форм документов может потребовать их повторное оформление.

2. Сложности в контроле за товаром и документами

  • В крупных компаниях сложно отслеживать текущее положение каждой партии товаров.
  • Риск потери бумажных документов может прервать юридическую и аудиторскую цепочку.
  • Ручной ввод данных может вызвать задержки и ошибки.
  • Разные отделы могут использовать различные системы обработки данных, что усложняет синхронизацию.
  • Необходимость хранения архивов требует дополнительных ресурсов и усилий.

Решения

  • Строгое соблюдение процедур заполнения и проверки данных.
  • Внедрение технологий автоматизации, таких как системы электронного документооборота и интеграция с ERP-системами.
  • Программы для автоматического контроля документов помогут минимизировать ошибки и ускорить процессы.

Использование современных технологий значительно облегчает работу с товарными накладными, снижает вероятность ошибок и повышает эффективность документооборота.


Как автоматизировать работу с товарными накладными

Автоматизация работы с товарными накладными значительно улучшает учет и управление документами в компаниях, особенно с большим объёмом документации. Вот основные преимущества такой автоматизации:

  • Быстрее обрабатываются документы.Автоматизация помогает быстро вводить данные, проверять и обрабатывать их, сокращая время обработки каждой накладной.
  • Меньше ошибок. Системы автоматического ввода уменьшают количество ошибок от ручного ввода, что делает документацию точнее.
  • Легкий доступ к данным. Централизованное хранение данных в электронном виде позволяет быстро получить доступ к информации, что упрощает аудит и отчетность.
  • Лучше работает складской учет. Автоматизация помогает оперативно отслеживать изменения запасов, что улучшает планирование закупок и использование склада.
  • Соответствие законодательству. Автоматизированные системы помогают соблюдать законодательные требования по ведению и архивации документации.
  • Контроль за товарами улучшается. Интеграция учетной системы с логистикой и складом позволяет отслеживать перемещение товаров в реальном времени, повышая эффективность логистических операций.

Использование программного обеспечения— это следующий шаг в автоматизации. Этот подход предполагает сканирование всех бумажных документов и сохранение их в электронном виде, что обеспечивает дополнительную безопасность и доступность данных. Это не только уменьшает физическое пространство, необходимое для хранения документов, но и делает поиск и обработку информации еще более быстрыми и эффективными. Сканированные документы легко интегрируются в цифровые системы учета, упрощая доступ и управление данными на всех уровнях организации.

Разберем этот функционал на примере «Скан-Архива»


Обзор решения «Скан-Архив»

«Скан-Архив» — это программное решение для автоматизации работы с документами. Она помогает сканировать и управлять документы в электронном виде. Это особенно удобно для больших компаний, которые хотят сделать работу с документами проще и улучшить управление архивами.

Основные функции «Скан-Архива»:

  • сканирование документов: быстро переводит бумажные документы в электронный формат, сохраняя высокое качество изображений;
  • индексация и классификация: автоматически расставляет документы по категориям, что упрощает их поиск;
  • электронное хранение: безопасно сохраняет файлы в цифровом виде и позволяет настроить доступ к ним для разных групп сотрудников;
  • интеграция с другими системами: «Скан-Архив» можно соединить с другими программами учета и документооборота, создав единое информационное пространство для компании;
  • расширенный поиск: поддерживает продвинутые функции поиска по тексту документов, что ускоряет работу с большими массивами информации.

Использование «Скан-Архива» вместе с другими автоматизированными инструментами может заметно повысить эффективность управления документами в компании, снизить риски потери важной информации и улучшить операционную работу.


Как с помощью «Скан-Архив» автоматизировали документооборот в крупной логистической компании


Выводы

Управление товарными накладными и их автоматизация очень важны для работы любой компании. Товарные накладные не просто записывают операции, они помогают управлять закупками, доставками и финансами. Если процессы их заполнения, обработки и хранения организованы хорошо, это помогает компании работать ежедневно и строить долгосрочные планы.

Автоматизация этих процессов делает работу компаний эффективнее. Она снижает человеческие ошибки и ускоряет работу с документами, что позволяет быстрее продавать товары, лучше контролировать запасы и улучшать финансы.

Цифровизация упрощает соблюдение бухгалтерских и налоговых правил, помогает проводить аудиты и делает процессы в компании более прозрачными для руководителей и владельцев.

С развитием новых технологий, таких как искусственный интеллект, облачные сервисы, возможности для улучшения управления документами будут расти. Это даст компаниям шанс работать еще эффективнее, снижать расходы и укреплять свои позиции на рынке.

В итоге, вкладывать деньги в автоматизацию управления накладными и постоянно улучшать эти процессы важно для того, чтобы компания могла успешно развиваться и адаптироваться к меняющимся экономическим условиям.

Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Утилизация архивных документов: как сделать правильно?

Читать

Что делать, если нужно переходить на ЭДО, а контрагенты не хотят?

Читать

Как легко справиться с горой бумаг перед проверкой: советы для крупных компаний

Читать

Как быстро пройти налоговую проверку, если подготовка к ней занимает несколько дней?

Читать

Из бумажного хаоса в цифровой порядок: как наладить контроль первички в пищевой промышленности

Читать

Компании поделились опытом решения приоритетных проблем, связанных с документами

Читать

Новый виток в учете IT-бизнеса: от бумажных архивов к электронным

Читать

Встречайте! Доступен новый релиз программы «Скан-Архив» - 3.1.0.0

Читать

Организация порядка на рабочем места бухгалтера

Читать

Как повысить эффективность документооборота: 3 способа обеспечить контроль и избежать проблем

Читать

Возврат к списку