16.02.2017

Как контролировать работу сотрудников в удаленном филиале?

Как руководителю крупной компании или сети компаний-франчайзи контролировать работу удаленных филиалов и не терять прибыль? Многие руководители сталкиваются с недостаточным контролем над входящими и исходящими финансовыми потоками, злоупотреблением со стороны удаленных сотрудников, что зачастую приводит к снижению уровня выполнения поставленных планов по «не ясным» причинам.


Контроль работы в офисе Контроль работы в офисе

Чтобы избежать описанных выше проблем при открытии удаленного подразделения необходимо поставить во главе проверенного человека, которому вы сможете доверять. Если у вас нет такого специалиста, а возможность регулярно посещать офис отсутствует, мы советуем использовать следующие инструменты контроля.


«Тайный покупатель»

Суть в том, чтобы незнакомый сотрудникам человек с продуманной «легендой» обратился в офис за предоставлением услуг или товаров, объективно оценил происходящее и предоставил отчет о работе. Так вы сможете узнать, насколько эффективно ваши сотрудники используют свои профессиональные навыки, как общаются с клиентами.

Не обязательно заказывать такие услуги в специальной организации, зачастую простую проверку можно провести с помощью ваших знакомых или сотрудников, которые еще не общались с коллегами из другого города.


Видеонаблюдение и записи телефонных разговоров

Чтобы обозначить проблемы своевременно, необходим не только точечный, но и постоянный контроль процессов в офисе. Удаленное видеонаблюдение и прослушивание записей разговоров с клиентами позволит видеть адекватную картину происходящего в филиале, оценить работу управляющего персонала и вовремя принять меры по исправлению недочетов.

Современные системы видеонаблюдения позволят организовать онлайн-трансляцию происходящего в офисе как на рабочем ПК, так и планшете или смартфоне при наличии подключения к интернету.



Контроль документооборота Контроль документооборота

Чтобы контролировать финансовые потоки организации, необходимо обеспечить своевременный контроль всех бухгалтерских документов. Если головной офис будет иметь доступ к сведениям о хозяйственных операциях филиала, документам службы логистики и отдела продаж, вы сможете оценить также масштабы работы филиала и степень выполнения заявленного плана.


Электронный документооборот

Суть в том, чтобы перевести все документы, которые получает и отправляет организация в электронный вид. Современные системы электронного документооборота позволяют обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и хранить их в удаленном хранилище с настроенным доступом.


Электронный архив бумажных документов

Дополнительным инструментом контроля станет электронный архив бумажных документов. Дело в том, что не все ваши контрагенты будут готовы перейти на электронный документооборот. Но это не значит, что бумажные документы должны быть вне доступа для головного офиса.

Электронный архив позволит пользователям с настроенным доступом видеть внесенные документы, а значит, головной офис будет отслеживать весь поток финансовых документов филиала.


Это лишь некоторые инструменты, которые обеспечивают контроль над деятельностью удаленных филиалов. Вы должны выбрать те, которые будут учитывать специфику бизнес-процессов в вашей организации.

Типография «ОКИЛ-САТО» - лидер по производству самоклеящейся этикетки с долей около 20% от российского рынка, например, выбрала программу «Скан-Архив». Программа переводит все бумажные документы в электронный вид и прикрепляет в базу «1С». Организация ведет учет в системе «1С», поэтому решение, имеющее статус «1С-Совместимо», стало оптимальным. Таким образом «ОКИЛ-САТО» избавились от проблем обособленности подразделений и обеспечили доступ к бумажным документам для удаленных филиалов.

«Используем программу, чтобы вести документооборот в «1С» и всегда иметь под рукой электронный архив при необходимости. Рекомендую его организациям, которые работают с большим объемом документов».
(Тимофеева Н.Д., бухгалтер компании «ОКИЛ-САТО»).


Какие бы инструменты не выбрали вы, важно, чтобы они позволяли головному филиалу иметь актуальную информацию о работе ваших сотрудников в режиме реального времени, обеспечивали доступ к необходимой документации и избавили вас от неприятных последствий и финансовых потерь в дальнейшем.


Возврат к списку


Заказать звонок