Срок хранения первичных учетных документов

Вопрос хранения документов важен для любой организации. Некоторые документы теряют свою значимость, как только рабочая задача решена, другие сохраняют свою силу в течение нескольких лет.

Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов, или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Давайте разберемся вместе.

Сроки хранения архивных документов

Основные документы компании разделяют на 3 группы по направлениям.

1. Налоговый учет

К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства:

· журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

· книга продаж;

· книга покупок;

· дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи.

Каким законом регулируется: Налоговый кодекс (пп.8 п.1 ст. 23).

2. Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:

· договоры;

· акты;

· накладные;

· чеки;

· бланки строгой отчетности;

· кассовые и банковские документы;

· учетная политика;

· документы инвентаризации;

· бухгалтерская отчетность.

Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

Каким законом регулируется: Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивное законодательство (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обратите внимание, что, согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

3. Кадровая документация

Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.

· Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.

· Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.

· Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.

· Графики отпусков хранятся только 1 год.

Каким законом регулируется: архивное законодательство (Приказ Минкультуры № 558).

Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Кто несет ответственность за хранение первичных учетных документов?

Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так
и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Каким законом регулируется: ст. 120, Налоговый кодекс Российской Федерации.

Однако ответственность за хранение архивных документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия.

Каким законом регулируется: Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и признании утратившей силу статьи 1 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).

Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить первичные учетные документы?

Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов, включая бухгалтерские программы, с их преимуществами и недостатками.

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы, которая поможет создать электронный архив документов - «Скан-Архив». Используя эти бухгалтерские программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.

Еще больше информации на странице «Хранение архивных документов».