Повсеместно начинает действовать тенденция по переходу на электронные документы. Значит ли это, что скоро с бумагой работать вообще не придется? Тут нельзя быть уверенным.
Да, количество бумажных документов стремительно сокращается: вводят повсеместную электронную отчетность, электронные трудовые книжки, все больше компаний используют электронный документооборот для счетов-фактур и актов. Однако часть небольших компаний будут подключаться к ЭДО очень медленно, и большая часть бумажных документов еще долго будет в обороте. Однако и работу с бумажными документами можно вывести на современный уровень. Для этого нужно решить основные проблемы «устаревающего» способа документооборота.
Мы провели опрос среди 1000 компаний, входящих в число наших клиентов. 812 из 1000 компаний среднего и крупного бизнеса откликнулись и ответили на вопрос о том, какие самые частые проблемы возникают на предприятии при управлении документами.
Результат опроса «Какие самые частые проблемы возникают при управлении документами?»
Так стали очевидны основные проблемы в работе с документами, с которыми сталкиваются организации.
Проблема № 1. Неопределенность бизнес-процессов
Никогда нельзя быть уверенными что документ от контрагента дойдет до вас вовремя и в нужном состоянии. Огромную часть времени приходится тратить на согласование, подписание и пересылку документов. При этом решение для организации данных бизнес-процессов существует.
Это электронный документооборот.
Подписываются электронные документы проще и быстрее, в них удобнее вносить правки при необходимости, и пересылки занимает считаные секунды. Потеряться или испортиться такой документ не может.
Некоторые сервисы позволяют бесплатно использовать электронный документооборот. Вы можете проконсультироваться со специалистом по подключению.
Проблема № 2. Сложности с поиском информации и документов
Решением этой проблемы станет введение стандарта, который после оцифровки документов поможет быстро и просто находить их в базе учетной программы – «1С».
«Скан-Архив» – программа, которая позволяет легко контролировать входящие и исходящие первичные документы в привычном интерфейсе вашей «1С». С ее помощью можно хранить копии финансовых документов в хранилище с доступом из «1С:Предприятие», получать отчеты о наличии оригиналов, а также всегда знать, кто из контрагентов или сотрудников не вернул документы.
Проблемы № 3, 4, 5. Удобная коллективная работа над документом и контроль документооборота внутри компании
Наладить внутренние процессы может быть не менее важно, чем установить контроль над внешним документооборотом. Чтобы документы не отнимали у компании множество ресурсов, нужно упростить их подготовку и процесс согласования.
Для этого есть готовое решение «1С:Документооборот».
Возможность коллективной работы над одним документом ускоряет бизнес-процессы компании: сроки подготовки и доставки электронного документа значительно меньше. Нажал кнопку – и электронный документ попал на согласование к ответственному специалисту. Для всех процессов можно задать шаблон: кто в каком порядке создает документ, правит, согласует, передает контрагенту, повторяет.
Контроль исполнительской дисциплины позволяет отслеживать перемещение информации по организации через программу. Отчеты и аналитических справки формируются автоматически: кто что куда отправил, и было ли это сделано вовремя и в нужном виде.
«1С:Документооборот» также обеспечивает надежность в хранении документов: отправленный электронный документ автоматически сохраняется в электронном архиве учетной программы, а в случае повреждения оборудования архив поможет восстановить оператор. Найти документ можно по ключевым реквизитам или словам за пару секунд.
Статистика также показывает, что решения, которые выбирают крупные предприятия, зачастую прямо коррелируют с проблемами, лидирующими в опросе выше.
Ниже представлен результат опроса, где отражены задачи, которые предприятия решают с помощью ECM-систем (систем управления документооборотом).
Задача по управлению внешним и внутренним документооборотом – это общая задача, которая полноценно решается комплексом названных выше решений: «1С-ЭДО» + «Скан-Архив» + «1С:Документооборот». Дополнительно «Скан-Архив» также обеспечит внесение в базу оцифрованных документов, интеллектуальный поиск документов по ключевым реквизитам и единый архив, в котором бумажные документы будут доступны наравне с электронными.
