Главная

Как проверить, все ли документы из комплекта вернулись в бухгалтерию

Функциональное дополнение «Контроль комплектности возвращаемых документов» для программы «Скан-Архив» поможет пользователю самостоятельно настраивать перечень документов, которые необходимо получить от конкретного контрагента. Обработка при формировании отчета оповестит пользователя различными цветовыми блоками о том, какие документы необходимо вернуть для полного комплекта.

Для корректной работы функционального дополнения к «Скан-Архиву» необходимо произвести первоначальную настройку комплектности объектов архивирования. Данные настройки выполняются, как правило, один раз и используются в будущем на постоянной основе.

Для «Контроля комплектности возвращаемых документов» полным комплектом документов будут считаться те, к которым будут прикреплены документы с типами печатных форм, которые указаны в окне настроек комплектности. Например, для документа «Поступление товаров и услуг» полный комплект документов — это «ТОРГ-12», «УПД». Для работы обработки необходимо указать дату, с которой будут применяться настройки комплектности для документов, например, 01.01.2017.

Основная форма обработки «Контроль комплектности возвращаемых документов» состоит из следующих полей отбора документов:

  • «Организация» — отбор документов по организациям;
  • «Ответственный» — отбор документов по ответственным;
  • «Виды объектов» — в данном поле указываются документы, по которым выполнены настройки комплектности, например, «Реализация (акты, накладные);
  • «Период» — отбор документов за указанный период времени.

Для формирования отчета необходимо нажать на кнопку «Выполнить». Поля отбора для формирования отчета указывать не обязательно, в таком случае, отчет будет сформирован по всем документам за все время.

Сформированный отчет состоит из различных цветовых обозначений колонки «Комплектность», где:

  1. Красным цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым не было прикреплено ни одного скана с типом печатной формы из комплектности.
  2. Желтым цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым были прикреплены скан-образы не в полном объеме, например, когда в настройках комплектности указаны «ТОРГ-12», «Счет-фактура» и «УПД», а к документу был загружен только скан-образ с типом печатной формы «ТОРГ-12».
  3. Зеленым цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым были прикреплены скан-образы со всеми типами печатных форм, указанными в настройках комплектности для данного документа.
  4. В колонке «Примечания» указывается значение «Есть неизвестный ТПФ» в том случае, если к документу был прикреплен скан с пустым типом печатной формы.

Таким образом, с помощью функционала обработки вы сможете получать наглядные данные по комплектам документов и оперативно контролировать заполняемость вашего архива.

Заказать доработку

Как подготовить первичку к новым налоговым правилам? Подробнее

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

«Скан-Архив» в действии: как работает новый стандарт «1С»

Читать

Архив бумажных документов в «1С» или ваше спасение от личшней работы

Читать

Более 40% российских бухгалтеров назвали эту проблему главной при составлении отчетности

Читать

Система есть, а порядок – нет? Главные ошибки внедрения стандартов

Читать

Проблема, о которой нельзя молчать: как производственная компания ускорила обработку документов

Читать

Как фармкомпания перестала регулярно искать накладные – спасибо, «Скан-Архив»!

Читать

Как «Скан-Архив» улучшает работу с финансовыми документами на реальном примере

Читать

Финансовые документы не бумеранг: как сделать так, чтобы они возвращались вовремя

Читать

Как не потерять документы в бесконечном документопотоке: пошаговый план

Читать

Первый шаг – контроль или как забыть о проблеме с возвратом финансовых документов

Читать

Возврат к списку