Первичные документы – это самый частый тип документов, с которым приходится работать бухгалтеру. Эти документы нужны для отражения всех фактов хозяйственной жизни. В статье подробно разберем все этапы работы с первичными документами.
Первое, на что стоит обратить внимание: через оформления первичного бухгалтерского учета должны проходить не просто бумаги. За каждым документом должны стоять реальные факты хозяйствования предприятия..
Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ гласит, что через оформление первичного бухгалтерского учета не должны проходить документы, основанные на фальсификациях или мнимых сделках. Это является существенным нарушением налогового законодательства.
Под понятие «мнимый» попадает движимое и недвижимое имущество, существующее только по документам. Сюда относятся «нарисованные» доходы и расходы, а любые не существующие в действительности элементы хозяйственной жизни организации.
Также, классифицируются притворные объекты бухгалтерского учета. Под это понятие попадают объекты, которые оформили в первичном бухгалтерском учете с целью скрыть за ними реально существующие объекты. Самым ярким примером такой ситуации являются фиктивные сделки.
К мнимым объектам не будут относиться фондовые или резервные объекты. А также обслуживание этих объектов.
Обратите внимание: несмотря на то, что в оформлении первичного бухгалтерского учета есть стандартизированные формы, организация совершенно не обязана их придерживаться. Руководитель сам в праве определять вид оформления первичного бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Несмотря на такую возможность, нужно помнить, что оформлять первичную бухгалтерскую документацию вручную малоэффективное занятие. Готовые формы для оформления первичной документации есть в любой бухгалтерской программе. Если компания в конечном итоге выбирает путь наименьшего сопротивления, то необходимо где-то зафиксировать такое решение. Чаще всего об использовании какого-либо унифицированного решение делают запись прямо в уставе компании.
Государственными структурами России в области налогового учета было разработано несколько типовых бланков, для различного назначения:
Помимо градации бланков по назначению, для большего удобства бухгалтеров, были созданы бланки, предназначенные для оформления первичной бухгалтерской документации для различных отраслей, например:
Если первичный бухгалтерский учет оформляют в вашей организации в бумажном виде, готовые шаблоны бланков можно скачать. При этом строго определенного формата документов не предусмотрено, размеры шрифтов, строчек и так далее, вы можете определять самостоятельно.
Обратите внимание: закон предполагает два вида оформления первичного бухгалтерского учета документов. Это можно делать на распечатанных бланках и хранить в бумажном виде, либо использовать электронные бланки. Во втором случае, необходимо заверять все документы электронной подписью.
Большинство организаций выбирают второй вариант – оформлять первичный бухгалтерский учет документов с помощью электронной базы. Этому есть несколько объяснений:
Как быстро найти нужный документ?
Вам поможет программа «Скан-Архив». Программа позволяет быстро найти и получить скан-копию документа.
Узнайте подробнее о программе «Скан-Архив» на консультации.
Узнать подробнееЕсли организация начинает использовать электронный документооборот, налоговая прямо рекомендует пользоваться унифицированными формами бланков, которые предложены самой налоговой, о них мы говорили выше. Такая рекомендации содержится на официальном сайте ФНС.
Налоговые органы отмечают также, что положительными сторонами использования унифицированных бланков, является следующее. В случае, если организация использует бумажное оформление первичной бухгалтерской отчетности, при подаче документов в налоговую, не придется давать каких-либо дополнительных бумаг или пояснений, так как вся необходимая информация уже содержится в стандартизированном бланке первичного учета.
Случаются ситуации, когда организация оформляет первичный бухгалтерский учет на стандартизированных бланках, но для какого-то конкретного факта хозяйственной деятельности такого бланка попросту нет. В этом случае, организация может сделать такой бланк самостоятельно, главное только четко придерживаться требований и стандартов, установленных налоговой.
Существуют некоторые формы документов первичного бухгалтерского учета, которые не подлежат изменению со стороны организации. Их обязаны вести строго в утвержденной налоговым органом форме. Для примера возьмем оформление кассовых документов, первичные документы в этой области должны вестись только в установленной форме. Об этом говорит Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012.
Использовать свои собственные формы первичного учета документов в работе с ККТ налогоплательщикам прямо запрещает и сама налоговая. Данный запрет отражена в Письме ФНС РФ от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941@.
Как итог, если организация собирается использовать собственную форму документов первичного учета, необходимо сперва убедиться, что конкретно эти факты хозяйственной деятельности организации можно отражать в бланках собственной формы. Если же налоговыми органами, или иными федеральными органами наложен соответствующий запрет, налогоплательщик обязан использовать стандартизированную форму документов первичного учета.
Обратимся к первоисточнику, федеральному закону «О бухгалтерском учете». Пункт 2 статьи 9 данного закона определяет, обязательные реквизиты первичного учета:
В тех бланках, которые утверждены налоговыми органами и являются унифицированными, все вышеперечисленные реквизиты будут отражены, налогоплательщику остается их лишь заполнить.
Если организация оформляет первичный учет на бланках собственного формата, или использует унифицированные, но в каком-то конкретном случае, бланка для отражения факта хозяйственной деятельности не нашлось, при подготовке бланка самостоятельно необходимо учесть все требования к реквизитам.
Обратите внимание: на документах первичного учета, согласно всем требованиям, печать организации ставить не обязательно, в списке необходимых реквизитов ее нет.
Хотите ускорить процесс поиска документов?
Программа «Скан-Архив» дает возможность находить нужные документы по одному из признаков. Это быстро и удобно.
Узнайте больше о возможностях «Скан-Архива» на бесплатной консультации.
Узнать большеКак мы ранее сказали, Налоговым кодексом установлен четкий срок длительности и окончания камеральной налоговой проверки. Несмотря на это общим порядком не предусмотрены какие-либо переносы, приостановки или продления камеральной проверки. В отличии, например, от выездной проверки, где все это прописано и допускается.
Единственное, где налоговая может подвинуть срок окончания камеральной проверки – это декларации по НДС. Если в ходе проверки налоговая обратит на что-то особое внимание, срок проверки может быть увеличен до трех месяцев, с нормативных двух.
По итогу, в любом случае камеральная налоговая проверка оканчивается не более, чем через три месяца, со дня подачи налоговой декларации.
Обратите внимание: иногда случается так, что налоговая все-таки затягивает сроки окончания камеральной проверки. Налогоплательщик на этом основании подает в суд, с целью признать результаты проверки недействительными, так как была нарушена процедура. Однако по опыту таких дел видно, что суд не отменяет результаты проверки. Связано это с тем, что хоть и процедура фактически была нарушена, самого факта нарушения в декларации это не отменяет.
Конечно, если физическое лицо не имеет доход кроме заработной платы, беспокоиться ему не о чем. Однако, если дополнительный доход все же имеется, его необходимо декларировать. По закону это делается налогоплательщиком раз в год, если доход регулярный, до 30 апреля. Если материальная выгода получена единоразово, то ее необходимо задекларировать до 30 апреля года, который следует за годом, в котором материальные средства были получены.
Также, обычный гражданин в праве производить налоговые вычеты. Вычет можно производить, при наличии оснований, например, от выплат за образование или лечение. Так же, налогоплательщик может подать документы на возврат средств, если внес в бюджет сумму, превышающую его налоговые обязательства.
Камеральная проверка в отношении деклараций на доходы физических лиц длиться до 3 месяцев с момента подачи налогоплательщиков соответствующих документов. Чтобы произвести вычет налогоплательщику так же необходимо подать заявление в общем порядке.
Направить документы для налогового вычета можно в любое время, срока давности по ним нет. То есть, налогоплательщик может подавать документы в любой год, следующий за годом, в котором у него были указанные расходы.
Но помните, хоть документы и можно подать в любое время, рассчитывать на сам вычет можно лишь по тратам, совершенным за последние три года.
Максимальный срок проведения камеральной налоговой проверки составляет 3 месяца. В отдельных случаях, например, при подаче декларации по НДС, срок составляет 2 месяца, но может также быть продлен до 3. Если налогоплательщик имеет дело с иностранными компаниями и это отражено в декларации, срок камеральной проверки может быть увеличен до полугода
В ходе камеральной налоговой проверки у инспекторов могут возникнуть вопросы. В этом случае налогоплательщику следует либо дать объяснение налоговой, либо подать уточненную декларацию. Во втором случае срок окончания проверки может увеличиться еще на 3 месяца.
В отличии от выездной налоговой проверки, камеральную нельзя продлить или приостановить в общем порядке.
Как наладить контроль отправки и возврата документов?
Автоматизируйте этот процесс. Программа «Скан-Архив» помогает вести учет большого количества документов, контролировать и отслеживать работу с ними.
Узнайте, как «Скан-Архив» поможет вашему бизнесу.
Получить консультацию