«Аютинский хлеб»

О клиенте:

«Аютинский хлеб» работает на рынке хлебобулочной продукции с 1994 года. Предприятие расположено в Ростовской области. За время работы компания значительно расширила географию поставок: сегодня ее продукцию можно найти в торговых сетях более 50 городов России. В ассортименте производителя — свыше 60 наименований.

Причина для внедрения:

По мере роста предприятия увеличивался и объем документации, с которой ежедневно работала бухгалтерия. Необходимость быстро находить первичные документы особенно остро возникала во время камеральных проверок, при встречных запросах контрагентов и подготовке ответов для налоговых органов.

Дополнительную сложность создавало то, что сотрудники бухгалтерии находились на разных территориях. Чтобы получить нужный документ, специалисту приходилось сначала находить информацию о нем в учетной программе и уточнять дату, а затем искать соответствующую папку на стеллаже или обращаться к архиву.

В среднем процедура занимала 15–25 минут. При этом интенсивность документооборота была высокой: у отдельных поставщиков количество отгрузок достигало 10 в день.

Поэтому от новой системы ожидали решения двух основных задач: сократить время на подготовку комплектов документов по требованиям налоговых органов и организовать общий доступ к материалам для бухгалтеров независимо от территории, на которой они работают.

Потребность в «Скан-Архиве» возникла у компании раньше, однако в течение нескольких лет запустить систему не позволяли технические ограничения. Когда препятствия удалось устранить, в 2025 году предприятие обратилось в ГЭНДАЛЬФ и заключило договор.

Как проходило внедрение

Знакомство с «Скан-Архивом» началось с демонстрации его возможностей. После того как команда оценила решение и выбрала его для работы, специалисты установили программное обеспечение и сформировали набор типов документов с учетом задач предприятия.

На освоение основных операций сотрудникам потребовалось 1–2 дня. Полностью подготовить систему к эксплуатации удалось примерно за две недели. В этот срок вошло и приобретение принтера этикеток.

Результаты

После внедрения «Скан-Архива» предприятие получило решение для тех задач, которые ранее требовали наиболее значительных затрат времени.

В первую очередь изменился сам процесс поиска. Вместо прежних 15–25 минут на получение нужного документа теперь требуется не более 1,5 минут. Сотруднику не нужно идти к месту хранения бумаг или работать только с определенного рабочего места.

Проще стала и подготовка материалов по требованиям ФНС. Для формирования необходимого пакета достаточно указать период, выбрать контрагента и собрать документы в папку.

Одновременно появился единый доступ для бухгалтеров с разных площадок. Сотрудники могут обращаться к нужным документам без физического посещения архива.

При этом действующий порядок учета в компании менять не стали. «Скан-Архив» используют именно для хранения готовых документов и их быстрого поиска. Наличие документации бухгалтеры, как и раньше, контролируют в «1С» и внутренних реестрах. Таким образом, новое решение встроилось в существующие процессы и помогло ускорить тот участок работы, который раньше требовал больше всего ручных действий.

Мнение работника «Со своей задачей сервис справился на 100%. Чем больше документооборот у предприятия — тем он необходимее, и мы это ощутили на себе. К хорошему привыкаешь быстро. Если бы «Скан-Архив» завтра отключили, это был бы возврат к полностью ручному поиску. Коллегам однозначно рекомендуем — тем более что команда ГЭНДАЛЬФ оперативно реагирует на запросы, доработки выполняются в срок, а коммуникация всегда четкая и понятная». Наталья Нестерова, бухгалтер по работе с поставщиками «Аютинский хлеб».