«Хлеб Сабурово» оптимизировал документооборот с помощью программы «Скан-Архив»

Справка о заказчике

«Хлеб Сабурово» входит в число флагманов промышленного хлебопечения России. Компания производит более 25 видов продукции, включая хлеб и хлебобулочные изделия. Штат сотрудников насчитывает 135 человек. Ежемесячный объем производства составляет 785 тонн.

Проблема

Оборот документации предприятия составляет около 18 тысяч бумаг каждый день. Бухгалтерия тратила колоссальное количество времени на ежедневную ручную обработку документов. Такой поток бумаг требовал автоматизации сохранения скан-образов для сокращения времени и трудозатрат сотрудников

Решение

Внедрение «Скан-Архива» от ГЭНДАЛЬФ позволило в разы ускорить обработку первичных документов. Программный продукт позволяет специалисту просто сканировать бумажную версию, после чего «Скан-Архив» распознает данные и вносит копию в «1С».

Результаты

• Автоматизирован вод скан-образов в архив «1С»
• Сокращены трудозатраты
• Внедрение отразилось на урегулировании спорных вопросов с контрагентами. Для проведения сверки бухгалтер теперь может оперативно найти необходимый документ по его данным или штрих-коду в базе сканированных копий. Ранее пришлось бы сначала выписать необходимые экземпляры, затем отправиться в архив и искать их среди множества бумажных документов. Если нужно было найти несколько документов, то поиск мог занять довольно продолжительное время. Сейчас же электронные копии занимают около 2 терабайт памяти.

Мнение заказчика: «Стало удобнее отслеживать первичные документы, их обработка проходит намного быстрее. Если документ проведен в бухгалтерском учете, то у него обязательно должна быть копия в «Скан-Архиве». Сотрудник склада на заводе, который обрабатывает документы, может отметить их и направить в бухгалтерию только при наличии скана. Если вдруг у документа нет электронной копии, тогда его дубликат подписывается заново. Иной возможности провести документ у сотрудников нет». Директор департамента по информационным технологиям «Хлеб Сабурово» Кирилл Железцов