ООО «Аргон»

О клиенте:

ООО «Аргон» — поставщик технических и медицинских газов в Тульской области. В портфеле компании — аргон для цементной и металлургической промышленности, кислород высокой чистоты для резки и сварки, а также особо чистые газы и смеси для полупроводников, пищевой промышленности и лабораторных исследований.

Причина для внедрения:

До перехода на «Скан-Архив» контроль за наличием и возвратом документов велся в Excel. Поиск каждой бумаги отнимал много времени, а для руководителя отсутствовала объективная картина: возвращены ли все документы, кто из менеджеров дисциплинирован, а кто нет — аудит проводился «на глаз» и вручную.

При запросах из налоговой или внутренних проверках сотрудники тратили часы на сбор бумажного архива. Бухгалтерия не имела гарантии, что все финансовые документы учтены, а подготовка ответа на запрос контролирующих органов занимала от 5 до 8 часов. Отсутствовала возможность быстро отфильтровать документы по периоду, контрагенту или типу, а также отследить, у кого и где в данный момент находится оригинал.

Главная потребность была ясна: нужна прозрачная система, которая даст четкий результат. В итоге выбор остановили на «Скан-Архиве».

Как проходило внедрение:

Команда проекта запустила систему за 3 недели. Первым и самым заметным изменением после старта стал оперативный поиск документов и их мгновенная выгрузка.

Бизнес-процессы были перестроены:

• за сбор документов от контрагентов теперь отвечает отдельный менеджер;
• бухгалтерия сразу ставит задачу на возврат, если документ требует этого по регламенту.

Ключевым инструментом для управления дисциплиной стал отчет по «должникам» (сотрудникам, не вернувшим документы). Это изменило поведение обеих сторон: менеджеры стали ответственнее, а руководство получило объективный рычаг контроля. Подготовка к проверкам и ответам на запросы ФНС перестала быть стрессовой задачей и теперь выполняется в сжатые сроки.

Результаты

Сразу после внедрения «Скан-Архива» компания оперативно собрала документы для участия в тендере — и это стало первой «боевой» проверкой системы.

Текущие показатели эффективности:

• поиск конкретного документа — не более 5 минут;
• подготовка полного пакета документов к проверке — 40 минут;
• штатное обслуживание системы ведет 1 сотрудник.

Кроме того, в разы сократилось количество лишних звонков, переписок и ручного контроля. Сотрудники видят, что «все под контролем», благодаря прозрачным отчетам в системе.

Мнение заказчика: «Скан-Архив» помог системно структурировать работу с документооборотом. Команда ГЭНДАЛЬФ внедрила решение четко, оперативно и понятно. Своим коллегам рекомендую внедрить этот продукт». Директор административно-правовой службы ООО «Аргон» Оксана Александровна Ильина.