ООО «Белый Медведь»

Справка о заказчике

ООО «Белый Медведь» - крупный региональный поставщик сертифицированных автозапчастей на коммерческий транспорт. Компания более 10 лет работает на рынке Тамбова и области и уже накопила в бумажном архиве около 300 000 документов: как собственных, так и от поставщиков.

Проблема

Ранее у сотрудников организации уходило много времени на сверки и бумажную работу. А каждый запрос на предоставление бумажного документа от ФНС сопровождался часами поисков в папках и запросами у контрагентов. В целом из-за большого документооборота было трудно контролировать поступление документов от сотен контрагентов. Документооборот нуждался в упорядочивании.

Решение

Чтобы сократить время на поиски нужных документов, руководство ООО «Белый Медведь» приняло решение приобрести программу «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ». Эта программа предназначена для контроля возврата документов прямо в «1С», быстрого доступа к их электронным копиям и массовой выгрузки при налоговых проверках.

Результаты

• Настроена синхронизация с нетиповой базой «1С:Управление торговлей».
• В программу перенесен бумажный архив за 2017-2018 гг.
• Упрощена работа с документами: в базу внесены 2 500 единиц, и новые документы вносятся по мере поступления.
• Сотрудникам предоставлен оперативный доступ к документам.
• Обеспечен контроль за невозвращенными документами: программа выделяет их в «1С» цветом.

Мнение заказчика «Программа однозначно будет полезна компаниям с большим документооборотом. «Скан-архив» существенно облегчает поиск нужных документов, что важно в случае срочных запросов от контролирующих органов». Генеральный директор ООО «Белый Медведь» Домнышев М.С.