ООО «Чистая вода Сибири»

Справка о заказчике

ООО «Чистая вода Сибири» – лидер Красноярского рынка по производству и поставке питьевой артезианской воды. Также компания предоставляет модельный ряд оборудования (кулеры, водонагреватели) и сервисное обслуживание. «Чистая вода Сибири» стабильно работает уже более 10 лет.

Проблема

У предприятия более 12 000 клиентов. Таким количеством контрагентов обусловлен как документооборот компании – до 145 000 документов в год, так и наличие бумажного архива, занимающего около 40 квадратных метров в офисе.

Ранее бухгалтерия контролировала возврат документов от контрагентов с помощью дописанного модуля в «1С», вели реестры в программе. Но на сверки документации с контрагентами все равно тратилось много времени. Приходилось вручную искать документы в бумажном архиве.

Почему «Скан-Архив»

Из спектра предложенных на рынке решений специалисты выбрали программу «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ», по 2 критериям - простота внедрения и требуемый функционал.

Решение

После установки «Скан-Архива» сотрудники бухгалтерии и подразделения продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8». При этом напрямую с программой «Скан-Архив» работают только 2 человека. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». С момента внедрения программы в июле в электронный вид переведено около 48 000 документов.

Результаты

• Сверки с контрагентами-покупателями проходят в несколько раз быстрее.
• Не нужно искать документы в бумажном архиве.
• Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов.

Мнение заказчика «Скан-Архив» помог реализовать наши требования к электронному архиву документов. Теперь сверки с контрагентами-покупателями проходят в несколько раз быстрее, а нашим сотрудникам не нужно отправляться на поиски в бумажный архив, документы под рукой. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов. При всех своих преимуществах программа просто устанавливается. Мы смогли это сделать самостоятельно, обращались к подрядчику только за помощью в настройке стандартных печатных форм для образца – товарной накладной ТОРГ-12 и накладной на возврат тары. С. А. Алексеев, программист-консультант «1С» компании «Чистая вода Сибири»