ООО «Коракс»

О клиенте

В 2011 году ООО «Коракс» запустило в Ростове-на-Дону собственное производство с современным автоматизированным оборудованием. Компания выпускает дымоходы и дымовые трубы из нержавеющей стали и занимает место среди ведущих российских производителей этой продукции. Ежедневные отгрузки завода составляют десятки тысяч элементов систем дымоотведения, которые получают заказчики из разных регионов России.

В марте 2021 года на предприятии начали использовать «Скан-Архив».

Причина для внедрения

Компания стремилась подготовиться к возрастающей нагрузке со стороны налоговых органов. Для этого нужно было выстроить надежный порядок хранения и обработки документов, чтобы оперативно предоставлять их по запросу и не тратить лишнее время.

До внедрения системы сотрудники отмечали наличие и возврат бумаг в «1С». Часть сведений вносили своевременно, часть пропускали. Это снижало надежность контроля. Отсутствующие документы также определяли только с помощью «1С», а дальнейшая работа зависела от менеджеров: каждый вопрос возврата они решали вручную, созваниваясь с контрагентами.

Быстрее всего удавалось найти материалы за текущий и прошлый годы — папки с ними хранились непосредственно в кабинете. Для документов старше трех лет действовал другой порядок: их сшивали и переносили в коробках в отдельное помещение. Поиск в таком архиве, извлечение бумаг, сканирование и последующее размещение на прежнем месте требовали значительных затрат времени. Дополнительную сложность создавали задержки возврата: до 30–50% документов не поступало от контрагентов вовремя. Среди причин были неточности в оформлении, утрата при доставке и другие обстоятельства.

Как проходило внедрение

Примерно год потребовался, чтобы отладить работу со «Скан-Архивом». Продукт несколько раз дорабатывали под специфику предприятия. В результате бухгалтерия получила инструмент, полностью отвечающий требованиям ежедневной работы.

Одновременно пересмотрели взаимодействие с контрагентами по сбору документов. Обязанности разделили по направлениям: бухгалтер по реализации отвечает за получение бумаг от клиентов, бухгалтер по работе с поставщиками — за их возврат от поставщиков. Так у каждого направления появился ответственный сотрудник.

Для актов установили сканирование по завершении квартала, полугода или года. Банковские документы загружают, когда заполняется папка. Каждой загрузке предшествует проверка состава и оформления комплекта. Сотрудники сверяют наличие транспортной накладной, доверенности, подписей и печатей, а также правильность заполнения. Этот этап встроили в обычный рабочий процесс как дополнительную проверку.

Результаты

• Нужный документ находят за 1–2 минуты: в «1С» достаточно задать параметры по контрагенту и периоду.
• На подготовку материалов к проверке или для ответа на запрос ФНС требуется 5–10 минут. Сотрудник выбирает период, задает параметры по контрагентам и одной операцией выгружает документы в отдельный файл.
• Несвоевременный возврат теперь касается менее чем 5% документов вместо прежних 30%. Один из факторов снижения — проверка во время сканирования, которая позволяет обнаружить недостающие бумаги и неполные комплекты.
• Для разрешения разногласий о номенклатуре, стоимости или ставке налога на добавленную стоимость (НДС) используют электронные копии. Сверка не требует поиска оригиналов в физическом архиве. Это неоднократно ускоряло решение спорных вопросов, включая ситуации с изменением ставок НДС у контрагентов, и усилило контроль за оформлением.
• Сканирование обеспечивает двойной контроль: до внесения в систему бухгалтеры еще раз проверяют состав комплекта, подписи и печати. Такой порядок помогает уменьшить риск ошибок и пропусков.
• Возврат к работе без «Скан-Архива» заметно увеличил бы время на поиск бумажных оригиналов. Наибольшие затраты были бы связаны с материалами давних периодов, размещенными в коробках архива.

Мнение заказчика «Скан-Архив» однозначно стоит внедрять ‒ он действительно экономит значительное количество времени. Тем более сейчас, когда сняли моратории, и проверки приходят регулярно. При сканировании мы дополнительно проверяем наличие документов и их оформление ‒ это уменьшает вероятность ошибок и пропусков. Специалисты команды ГЭНДАЛЬФ работают оперативно и четко. При необходимости быстро подключаются, выполняют настройку и перенастройку системы. Работают профессионалы, которые понимают свою задачу. Замечательная команда», — Пушкарева Татьяна Ивановна, финансовый директор ООО «Коракс».