ООО «Петробумага»

О клиенте:

ООО «Петробумага» — один из ведущих российских дистрибьюторов бумаги, картона и расходных материалов для печати и упаковки. Компания основана в 1991 году, головной офис расположен в Санкт-Петербурге. За 35 лет работы сеть выросла до 9 офисов продаж по всей России — от Москвы и Краснодара до Новосибирска и Екатеринбурга — и до 15 складов ответственного хранения.

Ассортимент компании охватывает широкую линейку материалов: картон для упаковки и рекламной продукции, бумагу для печати и производства пакетов, самоклеящиеся этикетки и многое другое. Собственные производственные центры по резке полиграфических материалов ежегодно перерабатывают более 30 000 тонн рулонной продукции.

«Скан-Архив» используется в компании с августа 2017 года.

Причина для внедрения:

Необходимость оптимизации делопроизводства подтолкнула компанию к выбору решения. При большом объеме документооборота поиск нужного документа занимал значительное время, а контроль над наличием и возвратом бумаг велся вручную.

До внедрения «Скан-Архива» один делопроизводитель перебирал архив без возможности быстро отфильтровать их по периоду, контрагенту или типу. Отследить, где в конкретный момент находится оригинал, также не представлялось возможным. При отсутствии документа приходилось запрашивать дубликаты у контрагентов. Около 5% документов не возвращались вовремя.

Подготовка к проверкам и ответ на запросы контролирующих органов проходили в рамках установленного регламента, однако сбор бумажного архива требовал немалых усилий.

Как проходило внедрение:

Внедрение началось с настройки «Скан-Архива» под конфигурацию «1С», которая использовалась в компании. Процесс занял около года — с учетом адаптации системы под внутренние процессы.

Первым и самым заметным изменением после запуска стал быстрый поиск документов. Система позволила делопроизводителю находить нужные документы буквально за считаные минуты, не прибегая к ручному просмотру папок.

Отчеты по документам с задолженностью используются для контроля и взаимодействия с ответственными лицами.

Результаты

• Поиск одного документа сократился до 1–2 минут.
• Подготовка пакета к проверке проходит оперативно — в зависимости от запрашиваемого периода.
• Отчеты системы дают объективную картину по состоянию документооборота: сразу видно, кто из ответственных лиц в порядке, а где есть задолженности.
• Нагрузка на бухгалтерию снизилась — «Скан-Архив» минимизировал время на поиск документов.
• Система полностью закрыла потребности в оперативном доступе к первичной документации и контроле над ее состоянием.

Мнение заказчика: «Скан-Архив» заметно упростил работу с документооборотом. Отчеты системы позволяют видеть реальное состояние дел, а поиск документов больше не занимает много времени. Тем, кто еще не перешел на это решение, могу его порекомендовать — оно действительно работает». Орлянская Наталья Петровна, делопроизводитель ООО «Петробумага».