ООО «Сиббалт»

Справка о заказчике

ООО «Сиббалт» — крупный производитель и поставщик продуктов питания в Сибири. Свою работу «Сиббалт» начал в 1998 году. Сейчас компания работает с клиентами и дистрибьюторами в Сибирском и Уральском федеральных округах и даже в Казахстане. Офис «Сиббалт» находится в Омске.

Проблема

У компании множество контрагентов и интенсивный документооборот: около 50 входящих документов в день (и до 12 тысяч в год, соответственно). Все они поступали через бухгалтерию в огромный архив, где поиск документов вручную отнимал по несколько часов. Входящая документация со складов напрямую поступала в бухгалтерию, и только потом — в сам архив.

Решение

Несмотря на то, что у «Сиббалт» нет обособленных подразделений, такая система работы с документами была причиной множества сложностей, и для решения проблемы в компании решили установить «Скан-Архив».

Это программа для контроля, учета и хранения первичных документов, разработанная специалистами «ГЭНДАЛЬФ». С ее помощью в «Сиббалт» создали электронное хранилище сканов документов, доступ к которым все бухгалтеры имеют в любой момент. Работает с программой офис-менеджер торгового отдела: она получает пакеты документов, сканирует их и загружает в базу «1С». Поиск и учет вручную больше не отнимает время у сотрудников бухгалтерии.

Результаты

• В электронный архив загружаются все текущие документы,
• Наличие или отсутствие их сканов всегда можно отследить в программе.

Мнение заказчика Мы только начали работать со «Скан-Архивом». Некоторые функции еще не опробовали. Устанавливали для быстрого доступа к архиву документов, чтобы не копаться в нем каждый раз вручную. Есть моменты, которые мы сейчас дорабатываем — но они связаны с нашей спецификой. «Скан-Архив» распознает документы быстро и без проблем, это экономит время, поэтому программой мы довольны. Системный администратор ООО «Сиббалт» Олег Калашников.