«Калуга-Астрал»

Справка о заказчике

Группа компаний ведет свою деятельность с 1993 года. Основное направление – разработка и внедрение систем для сдачи электронной отчетности. У компании 40 обособленных подразделений и более 5 000 партнеров. Свыше 400 000 организаций и частных предпринимателей России используют системы «Калуги Астрал» для отправки отчетности в контролирующие органы.

Проблема

Ранее для поиска оригиналов бухгалтерских документов необходимо было отправиться в большой бумажный архив компании, в котором хранились сотни документов клиентской службы и удостоверяющего центра. Контролировали возврат выписанных документов сотрудники, отвечающие за сделку. А бухгалтеры, отправляясь на поиски документов, зачастую не были уверены, присутствуют ли в архиве нужные оригиналы.

Почему «Скан-Архив»

Чтобы автоматизировать свои бизнес-процессы и полностью контролировать бухгалтерские документы, компания внедрила программу «Скан-Архив», разработанную «ГЭНДАЛЬФ».

Решение

После внедрения программы «Скан-Архив» бумажные документы стали переводиться в скан-копии сразу же при получении и храниться в электронном виде прямо в «1С». Вносит в «Скан-Архив» документы лишь один сотрудник – оператор. Он сканирует, загружает и дает к ним доступ сотрудникам других подразделений.

Результаты

• Сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив.
• Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов.
• Минимум в 2 раза сократилось время на подготовку к налоговым проверкам.
• Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить через кнопку «Экспорт».

Мнение заказчика «Когда возникают спорные вопросы при подготовке актов сверок, приходится обращаться к первичным документам. И теперь мы точно знаем, если документ возвращен контрагентом, он есть в «Скан-Архиве». Стало намного легче ориентироваться, т.е. больше не нужно «лопатить» папки, а достаточно просто открыть «1С» и посмотреть, есть ли документ согласно акту оказанных услуг. У нас большой документооборот, и постепенно мы переходим на его ведение в электронном виде. Надеемся, что к стандарту контроля документов в «1С» и к ЭДО в целом перейдут другие наши подразделения и большинство контрагентов». Главный бухгалтер компании «Калуга Астрал», Елена Анатольевна Голышева.