«Кровля и изоляция»

Справка о заказчике

«Кровля и изоляция» – компания-поставщик строительных материалов. Подразделения компании открыты в 21 городах по всей стране. Компания не первый год реализует высококачественные товары для строительства и ремонта и занимается их продажей на территории России.

Проблема

Наличие большого числа клиентов у московского представительства компании подразумевает обширный документооборот подразделения: за год бухгалтерия обрабатывает до 37 тыс. исходящих (для клиентов) и 14 тыс. входящих (от 500 поставщиков товаров и услуг) документов.

Почему «Скан-Архив»

Руководство предприятия задумалось о внедрении электронного архива, который позволил бы перевести документы прошлых периодов (2015–2017 гг.) в электронный вид, сократить время на обработку исходящей документации и наладить ее оперативный контроль в базе «1С», получить уверенность в наличии подписанных оригиналов.

Из спектра предложенных на рынке программ по архивированию документов специалисты «Кровли и изоляции» выбрали «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ». Ее основными преимуществами стали возможность распознавания документов без дополнительного штрихкодирования и оптимальная цена.

Программа имеет статус «1С:Совместимо», поэтому у специалистов «Кровля и изоляция» не возникло проблем с интеграцией решения с «1С:Комплексная автоматизация», установленной в компании. Кроме того, на основе функционала «Скан-Архива» они разработали специальный отчет в «1С». Отчет показывает, какой пакет документов должен быть предоставлен к каждой конкретной сделке и есть ли он в наличии.

Решение

Обработка документации в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа распознает бумажные документы, синхронизирует их сканы с «1С» и записывает электронные копии в архив. После этого документы доступны для поиска в «1С» и «Скан-архиве». Права доступа распределены так, что просматривать документы может вся организация, а сканируют и вносят их только три сотрудника бухгалтерии.

Бухгалтерия использует «Скан-архив» для предоставления документов в контролирующие органы.

Результаты

• На сегодняшний день 95% исходящих документов организации за 2015–2017 гг. распознаны программой по реквизитам и внесены в электронный архив. Начиная с 2018 г. 100% исходящих документов «Скан-Архив» оперативно распознает по штрихкодам. Также «Скан-Архив» распознает до 50% входящих документов от поставщиков, что обусловлено их разными форматами и оформлением.
• В любой момент можно проверить наличие документов, распечатать или отправить их по почте.
• Время на подготовку к налоговым проверкам существенно сократилось.

Мнение заказчика «Мы анализировали решения ведущих игроков рынка по архивированию. У нас есть опыт работы с архивом «1С», который предоставляет стандартную версию. Но я с уверенностью могу сказать, что «Скан-архив» – это тот стандарт контроля документов, который необходим любой организации. Он увеличивает скорость передачи документов даже не в два, а в пять раз. При большом документообороте работать без него становится невозможно». Директор «Кровля и изоляция» по логистике Алла Леонтьева.