Главная
Контроль первичных документов

Как «Скан-Архив» поможет контролировать первичку?

Рассказываем о функциях программы, которые облегчат контроль документов.

Контроль документов

Неконтролируемый документооборот – проблема многих организаций. Бухгалтерия не всегда успевает следить за большим количеством бумаг, из-за чего часть первички теряется, повреждается или не возвращается. Избежать подобных инцидентов поможет «Скан-Архив»

Скан

Зачем нужен «Скан-Архив»?

«Скан-Архив» - это программа, с помощью которой можно создать надежный электронный архив документов. Чем он лучше классического бумажного архива? Вот несколько преимуществ:

быстрый поиск

быстрый поиск любой первички;

быстрый поиск

возможен контроль возврата
первички от контрагентов;

отсутствие механических

отсутствие механических
повреждений на документах

анализ документов

присутствует анализ документов
на отсутствие печатей и подписей.

Все указанные функции реализует программа «Скан - Архив». Она особенно актуальна для бухгалтерий крупных предприятий, где невозможно вручную обработать и сохранить всю первичную документацию.

Как программа контролирует вашу первичку?

функции

«Скан-Архив» имеет ряд функций, способных уберечь документацию от потери или повреждений.

К подобным функциям относятся:

все функции
Контроль возврата документов от контрагентов.

Контроль возврата документов от контрагентов. Не все контрагенты добросовестно выполняют свои обязательства и поэтому они часто забывают отправлять вторые экземпляры первички. При этом заметить ее отсутствие при огромном количестве других важных бумаг практически невозможно. В программе «Скан-Архив» предусмотрен отчет «Состояния документов», который помогает сотруднику отсортировать первичку по контрагентам или типу документов: это позволит увидеть, каких документов не хватает и запросить их у контрагента.

Штрихкодирование исходящих копий.

Штрихкодирование исходящих копий. После установки программы вам не придется долго сидеть над бумагой и решать, в папку с какими документами ее лучше определить. «Скан-Архив» распознает отправленные документы по штрихкоду – он ставится на всю первичку при выгрузке из базы и далее, при последующей загрузке, программа фиксирует тип документа, отражая это в общем списке.

Анализ ошибок.

Анализ ошибок. Даже самый внимательный сотрудник может не заметить отсутствие печати или подписи на важном первичном документе. Это серьезная ошибка, так как любой документ должен быть правильно оформлен, чтобы иметь юридическую силу. Программа «Скан-Архив» анализирует каждый загруженный документ на наличие таких ошибок и, если они найдены, уведомляет об этом пользователя.

«Скан-Архив» - это экономия рабочего времени сотрудников и гарант сохранности первичной документации. После установки программы вы сможете контролировать наличие первички, следить за правильностью ее оформления, а также избавитесь от проблемы механических повреждений на важных документах.

Держите первичку под контролем с программой «Скан-Архив»!

Бесплатная консультация